对高校图书馆图书采购招标工作的思考

(内蒙古农业大学，内蒙古 呼和浩特 010018)
摘 要：文章介绍了高校图书馆图书采购招标工作的意义 ，分析了存在的不足与问题，提出了高校图书馆中文图书实行采购招标应注意做好几项工 作。
关键词：高校图书馆；图书采购；招标
中图分类号：G258.6  文献标识码：A  文章编号：[H TK]1007—6921(2008)21—0172—02

近年来，国家对高等教育的投入大幅度增加,特别是一些合并后的重点院校经费的增加幅度 更大。随着科教兴国战略的实施以及高校评估对图书入藏量的指标要求，各高校每年的文献 购置费都大幅度地增加，图书馆每年有上百万甚至上千万的图书购置费，这块大蛋糕引起了 不少图书出版社以及代理商强烈兴趣和激烈竞争。特别是近几年,一般普通院校图书馆文献 购置经费也达到几十万至几百万,年平均涨幅达25%左右。为了使用好这笔经费，提高图书 馆购书经费使用效率，减少腐败行为，近几年来，不少图书馆文献采购引入招标投标机制， 实行了中文图书的采购招标，并取得了一定的成效。图书采购始终是高校图书馆一项重要的 业务工作,从传统图书馆到数字化图书馆,无论经历怎样的变化,图书采购工作从来不会停 止,只不过采购的方式随着环境的变化而产生了变化。

近几年来,我国市场经济的进一步发展带动了图书市场的空前活跃与繁荣，图书发行已打破 了新华书店一统天下的局面,出现了国有新华书店、出版社、书商、民营书店、作者竞相发 行的态势,使图书馆采购图书的渠道不断扩大。随着改革开放的深入,社会主义市场经济体 制由确立到逐步形成、完善,各种不同的经济主体都有自己独立的地位和经济利益,能够完 全根据自己的生存和发展需要从事相应的经济和社会活动。图书的发行与供应格局发生很大 的变化、图书发行商之间的竞争将更加激烈,这些新的变化既给图书采购工作提供了机遇, 同时也提出了挑战。面对机遇与挑战,部分高校图书馆尝试对图书采购实行招标。
1 图书采购实行招标的意义

图书采购实行招标,是指图书馆在采购前将采购的要求、方式、条件、程序等公开地向有潜 力的书商发布公告、通告或邀请函,然后由招标单位对投标单位的资质进行考核,之后选定 几家有实力的投标单位来进行应标,并组织专家对应标书进行公正、公平的评价,最后选定 中标单位,并与之签订采购协议的采购方式。实行这种招标采购方式,其意义如下。
1.1 规范了图书市场行为

图书资料实行招标，通过招标采购确定代理商，根据互利互惠原则签订有关采购合同，既有 利于保障图书馆的权益，也有利于保障书商的利益，使图书馆与书商之间的合作在法律的制 约下有效地进行，最大限度地保证了图书资料的采购质量，在公平、公开、公正原则下的招 标形式，可以抑制图书资料市场的恶性竞争，避免图书资料市场不公正竞争和垄断，防止盗 版图书资料充斥市场，规范了图书市场行为，保证图书资料市场健康、稳定有序的发展。
1.2 提高了购书经费的使用效益

书商为了占领市场,会给出尽可能多的优惠折扣,将市场竞争机制直接引入到图书馆的资金 分配和管理中,使图书馆的经费能发挥最大的效益。在招标采购制度下,原来的购书经费能 购买到更多的图书,让图书馆的读者受益。同时能在众多的书商中选择到资信优良、服务水 平高的代理商,有效地保证了图书资料采购的质量,并依法享受价格优惠和价格保护的双重 利益。
1.3 增加了采购过程的透明度，消除腐败现象

由于图书资料走向市场，大量的书店、书商涌现，市场的多元化和利益主体的多元化，使书 商间的竞争非正规化。有些书商通过高额回扣争取图书馆订单，采用非正规渠道的盗版图书 资料充当正版渠道的图书，严重影响了图书资料的质量和馆藏订到率。在这样一个环境下， 单靠图书资料采购人员和图书馆主管领导的道德自律显然是不可靠的，他们容易受到书商的 经济腐蚀。通过图书资料招标，使图书发行主体的竞争公开、公正、公平地进行，增强采购 的透明度，使图书馆不再受人情书商的干扰，明确了信誉高的图书资料供应商，使图书资料 的优惠折扣成为阳光下的行为，而不是个人行为。这既保护了图书馆的合法利益，也保护了 有关的工作人员，从源头上防止了图书资料采购中腐败现象的产生。
1.4 减轻了采编人员工作量,提高了工作效率

传统的采访活动涉及相当多的事务性工作,包括数据的录入、查重、订单的投送等。实行招 标后的书商,由于图书发行市场的充分竞争，书商为了最终获得订单和占领市场，除了给出 尽可能多的优惠折扣和提供常规的服务质量外，一般会在投标中提供尽可能多的配套服务来 吸引图书馆，有利于中标。如提供电子版征订目录，配送图书编目数据，帮助图书馆贴防盗 磁条、盖藏书章、贴书标、贴条形码等。通过招标，把图书资料分编、加工等部分基础工作 ，转为法定的图书资料招标配套服务项目之列，大大节约了图书馆的人力资源。图书资料到 馆后大大缩短了分编加工的时间，加快了新书上架与读者见面的速度，提高了文献资源的利 用率。采编部工作量减轻，图书资料的部分编目人员可以转向搞二、三次文献开发建设或从 事参考咨询活动等，进一步优化了图书馆人力资源的配置。
2 现阶段图书招标采购中的问题与不足

招标制度从制度和行为上规范了图书采购工作,提高了资金使用效率,对防止权钱交易起到 了一定的抑制作用,但是目前由于招投标制度在招标机构、评标标准等方面不健全,在操作 过程中还存在一些具体问题与不足,影响了图书采购工作的正常计划和进度。
2.1 图书馆藏书结构受到影响

高校图书馆的藏书需要全面、系统,而且专业性强,要兼顾各个方面、各个层次的需要,既 要满足教师的需要,也要满足学生的需要;既要有各个专业的图书资料,也要有一般的通俗 读物;既要有历史典籍,也要有时效性很强的图书资料。这就要求高校图书馆在采购图书时 书源广泛、及时。但是,招标采购的图书往往与图书馆的上述要求相矛盾。这主要表现在: ①一方面各高校图书馆购书经费大幅度增长,采访人员的精力几乎全部用在了购书上,另 一方面,一般图书馆采购招标都是招一家代理商，这就存在着一定的局限性，因为每个书商 为了追求利益的最大化，都有自己的经营倾向和对出版社的偏好，这就造成在进书上会有专 业上的缺口，特别是对哪些专业性较强的高等院校在采购专业图书时带来一定的困难。中标 的图书供应商在组织书源时,对高校图书馆的需要不是十分重视,主要考虑整体的市场需求 和自身利益,因而他们所提供的图书看似品种繁多,但很多是经济、英语考试类,美术、计 算机普及类,建筑、励志、消遣性的图书,真正适合高校读者群的专业图书品种少,难以满 足高校图书馆的需求,出现社会科学图书与自然科学类图书比例悬殊,自然科学类图书又远 远补充不上去的局面，致使图书质量难以保证。②大学出版社、专业性较强的出版社的图 书,一般比较适合高校收藏,折扣往往低于标底,供应商常因无利可图而删掉。特定需求的 图书采购数量有限,很难收集,很多需要收藏的特种图书因图书馆定量太少,书商获得的利 润低而放弃收集，到书率达不到要求。从而影响了图书馆藏书结构。
2.2 馆藏文献资源的连续性得不到保证

馆藏文献资源的建设是一项长期和系统的工程，文献资源的出版发行也具有长期性和连续性 ，但采购招标具有时效性和短期行为特点。每一次招标，其供货时间和金额都有限制，每一 标的供货商也有变化，在标的衔接上也存在脱节的现象，特别是有些学校只对中标金额限制 ，不向书商限定采购书目，书商受利益驱使，故意不提供高质量出版社或高质量图书。以上 种种原因可能导致图书品种的漏购和重复购置，破坏文献资源集藏的连续性，使馆藏文献资 源的连续性得不到保证。
2.3 书商与采购方之间存在着较大的矛盾

高校图书采购的特点是：全品种采购，复本量小；时效性强，要求到货速度快、到货率高； 科技类、前沿性图书多；后续服务要求高。这就要求书商提供全方位、细致、高效的服务， 而能做到的书商寥寥无几，这直接导致两者之间的矛盾，造成终止合同、停止供货等现象的 出现，这给高校带来了巨大的损失。
3 高校图书馆中文图书实行采购招标应注意做好以下几项工作

高校图书馆中文图书实行采购招标，在节省人力和财力、提高图书采购质量等方面，都比传 统采购模式具有很大的优越性，其存在的一些不足，只要准备充分，是完全可以避免的。为 了使招标工作更加规范，图书馆利益得到更好的保护，依笔者的经验，图书馆在招标前应注 意做好如下几项工作。
3.1 精心编制招标书,明确图书招标采购项目的内容与要求

标书是具有法律约束力的文件,是进行招投标工作的依据，同时标书必须体现“公开、公 平、公正”的基本原则。标书格式要规范,内容表达要准确,能全面、完整、准确地体现招 标方的招标目的及具体要求。标书一般由商务和技术两部分构成,商务部分即投标方的资质 等内容,包括体投标单位的不低于某个数量注册资金的工商营业执照、税务登记证、法人代 表身份证、经营出版物许可证、授权委托书等相关资料的原件及复印件(要求加盖公章)， 这部分由招标工作小组进行资格确认；技术部分则是对投标方的服务要求,具体内容包括： 供应商必需承诺提供详细的书目,包括书名、作者、ISBN号、出版社等,无偿提供订 购书目的标准MARC数据，电子订购数据不仅包括社科、科技等书目的数据，还包括很多地方 版的书目数据，甚至可还提供标准格式 相关热词搜索： 招标 图书馆 思考 高校 采购