电子文档在公路管理中的应用

(1.通辽市交通工程局；2.通辽市交通局，内蒙古 通辽 028000)
摘 要：文章介绍了电子文档在公路项目管理中文件的归 档和文件查找的操作方法及其优点。
关键词：电子文档；归档；查找；操作方法
中图分类号：TP317.1  文献标识码：A  文章编 号：1007—6921(2008)20—0083—01

当今高速公路建设迅速发展，科学的施工管理，现代化施工机械的应用，新工艺、新施工方 法的实施，使得高速公路建设的周期大大地缩短，大大地堤高了社会资金的周转率及社会效 益。科学的管理，计算机的应用是实现高速公路建设按质按量完成的前提与保障。文件的管 理工作在信息化发展的今天显得尤为重要，文件的上传与下发，查找与归档要及时准确。对 于高速公路项目办来说，文件收、发量大、内容繁杂，查找起来非常复杂，传统的手工记录 的方法，文件查找既费时、费力，还不太容易查找，工作 效率低，投入的人力资源多，尤其是经过了几年的文件，更是不容易查找。合理地利用电子 文 档，既省时又省力地完成各种文件的管理工作，对领导的及时决策及竣工资料的整理提供方 便快捷的服务。
1 电子文档的优点及建立的方法
1.1 电子文档其本身具有保密性强（可按自已的意图设置自已方便记意的密码）、保存 容易、占据的空间小、不易丢失（可以备份）、归档比较系统、查找方便及时快捷。
1.2 电子文档的建立是工程文件管理的重要环节，文件的归档是项目管理的重要组成部分 ， 在公路建设中项目办的文件的管理显得尤为重要，它涉及到上级领导的工作指令及下面各 工作单位的执行情况，公路建设项目办土建方面下设施工单位、监理单位，房建、交通、机 电方面等施工单位，根据公路建设的大小，以上的参建单位多达100多家，少则也有50～60 家，项目办的文件管理显得尤为重要，它涉及到指令的执行与下达。电子文档的充分应用使 得文档管理系统化与科学化，为领导的及时决策提供了准确及时的依据。
1.3 电子文档的工作程序。先建立一个电子表格形式的电子文档，如图所示：

电子表格建立好之后，可以把文件按题目栏把相应内容录入进去，排好序号。再统一进行筛 选，把收到的和发出的文件逐一扫描，存成WORD格式，扫描的文件占用的空间特别大，可以 转存成网页的格式：把照片扫描成WORD文件后，点击标题栏中的“文件”，下拉菜单，点击 “另存为”，这样出来一个对话框，最下面有一行：保存类型，这样可以选网页格式，存成 这种格式后就变成了一个文件夹，文件夹里一个图像变成两张，选取排号为偶数的那张图片 ，重新存到WORD文件里，重新命名，这种格式比直接照片扫描存储后容量减少30～50倍。如 图1所示：

这样空间占用少多了，而且查找起来方便多了，编好统一编号，再进行超链接。并做成筛选 的方式（工具栏-数据-自动筛选），当别人要查找文件时，只要记住任何一个标记，就可以 迅速查找，查找到后，双击标题栏，就可以点击出文件的扫描件，非常方便快捷，节省了查 找时间，提高了工作效率。以前查阅资料,需要先翻目录册,且收文和发文都分别装订成册， 再去资料室去查阅,又费时又费力，非常麻烦。自从有了这个电子文档，收发文可以在一个 文档下面，就可以在电脑上直接去查，可以按时间、按标题、或按文号分别去查，查找到 相应文件后，双击表格中对应标题栏对应的标题，就直接出来文件的扫描件，非常清晰、快 捷。例如：对于上图做好的电子表格文档，双击电子表格中第一行标题为《赤峰至通辽高速 公路通辽至鲁北一级公路指挥部第一次会议纪要》，就可以出现如下图2所示的文件的扫描 件。

如果觉着扫描的文件太多，不好查找，就可以一年做成一个文件包进行保存及查找。

随着工程项目的竣工结束，开始整理竣工资料时，这个电子文档的优点就越来越明显了，非 常明显、直观、方便、快捷。以前如果没有这个电子文档，查阅资料只能去资料室去查，而 且也只能由资料室人员帮助去查，而有了这个电子文档后，只要有移动存储设备，在任何电 脑上都可以查找，如果有的资料属于内部资料，可以给文件夹上锁，没有密码，只能看 到题目，不能看到具体内容，增强了文件的保密性。
2 结语

通过近三年的工程项目的工程文件利用电子文档的管理，体验了电子文档以上的特点及优 点，为了提高公路建设的现代化管理水平特发表此文与广大同行进行交流，电子文档的管理 模式首次在公路建设中应用，望广大同行不妨一试。