用友NC财务软件下预算管理实施探讨

预算管理是一套系统性的企业管理方法，它将事前预测、事中控制和事后分析相结合，将企业的整体目标在部门之间有规划的进行分解，实现对企业业务全过程的管理，实现对企业各部门的协同管理，以提高企业的经济效益，实现企业的经营目标。广西卷烟总厂2005年实行全面预算管理，从实际执行情况看，在控制费用、规范管理方面起到了一定作用。为进一步提高预算管理的效率和信息化水平，有必要将预算管理与计算机管理软件相结合，本文拟对总厂如何运用用友财务管理软件实施预算管理作一探讨。

　　一、广西卷烟总厂预算管理基本模式

　　广西卷烟总厂成立后，经过两次机构调整，实行扁平化管理，在总厂领导下下设各职能部室及两个制造部。其预算管理的实施部门包括总厂本部、各部室和两个制造部。总厂推行“以利税目标为导向”的目标预算管理模式，实行三级预算责任主体：总厂本部，各部室和两个制造部以及两制造部内部的各科室。预算编制采用“自上而下、自下而上，上下结合”的程序。首先将年度经营目标逐层分解到各职能部门及两制造部，然后各职能部门和两制造部依据下达指标拟定预算初稿，并逐级上报和逐级汇总，最后总厂本部根据上报初稿进行汇总、调整和平衡后确定预算定稿，并按部门下发。

　　总厂预算项目根据企业战略与经营计划，按照业务需要与管理控制的要求设置。具体包括：产品销售收入、成本、利润、税金等主要财务指标预算项目，现金收支预算项目，原辅材料、低值易耗品购置预算项目，固定资产、基建、技改资本性预算项目和费用预算项目。

　　二、手工条件下和计算机环境下实施预算管理的比较

　　预算管理作为一个系统工程，由预算编制、预算执行、预算控制、预算调整与预算分析考评等环节构成。

　　（一）手工条件下预算管理的实施程序

　　在手工条件下，主要使用EXCEL电子表格为工具进行预算的编制、调整、分析通报和考核，与用友财务软件没有直接接口，编制时，由预算管理员根据各部门上报的预算数据手工录入电子表，汇总成总预算，经预算管理委员会审定后按部门分解下发；执行时，从用友财务账中经过手工查询取得实际执行数，汇总得到预算完成情况汇总表，再与预算指标进行对比，分析预算差异、进度、预算目标完成情况，并指出存在问题。

　　在这种处理方式下，存在以下问题：①不能较好地实现预算事中控制。手工条件下对于事前只能通过审批程序予以控制，更主要体现为事后控制（期末汇总实际额和预算额比较）。事中控制需要实时掌握预算执行情况，将实际发生额与预算之间的差异反馈给有关部门，根据反馈信息对企业生产经营活动进行调整，手工条件下，业务会计处理数据与预算数据没有接口，信息反馈的实时性差（一般要等到期末），使得业务发生和预算控制不能保持同步，也无法在预算执行过程中建立预警机制。②预算分析、考评业务量大。由于需要从账薄中人工导出大量实际发生额，计算得出实际发生额与预算之间的差异，并编制若干张预算考评分析表，整个工作费时费力。

　　（二）计算机环境下预算管理的实施程序

　　在计算机环境下，计算机快速、准确、智能化的数据处理功能，不仅能够通过总账子系统及时、准确地获取实际发生额、自动计算出实际发生额与预算之间的差异，而且能够根据会计期间的变化，不断自动地得到数据，为管理者进行事中控制和事后分析提供技术支持，弥补了手工条件下预算管理的不足。因此，有必要将预算管理方法和先进的计算机企业管理软件相结合，实现计算机环境下的预算管理。

　　计算机按照预算管理的要求，按科目和部门归集和汇总实际发生额，并保存在账务数据文件中：当需要预算考评时，计算机自动从账务数据文件中提取实际数，并与预算数进行比较，高速、准确生成各种预算管理分析表，通过借助软件进行预算管理，能大大缩小预算业务的工作量，提高计算的准确性，依据设置自动快速生成各种预算考评分析表，更重要的是通过软件程序设计实现对预算事中控制，减少和消除人为因素的干扰，确保预算管理的有效实施。

　　三、用友NC财务软件系统下实施预算管理的方案

　　目前总厂使用用友NC财务软件，启动“管理会计”菜单下的“全面预算”模块，该模块提供了预算编制、预算调整、预算与实际比较分析、控制与预警的功能，可进行部门、项目、收入、支出、科目预算执行分析。

　　在使用“全面预算”模块进行预算管理前首先要做好初始设置工作。根据总厂目前预算管理的模式及推行预算管理的实际情况，初始设置的内容主要包括预算指标、预算样表和预算数据。

　　（一）预算指标的设置

　　预算指标是预算目标的分解细化。当前总厂的预算指标主要为产销量指标、收入指标、成本费用指标和现金收支指标。由于软件中的预算管理模块和财务系统实现了对接，可直接取得财务系统中记录的业务实际发生数和初始设置的预算数进行对比分析，因此，为便于计算机系统对每一笔业务和预算数自动识别和自动编制预算数，应考虑预算指标的初始设置和财务系统中的会计科目设置保持一致性。由于部门作为预算责任主体，为进行预算控制，需要对各项可控费用如业务招待费、差旅费等按部门进行反映和控制。例如对某部门的管理费用，预算指标可设置为：管理费用——XX部——XX费用（业务招待费、差旅费等）。而对现金收支指标则按项目进行反映和控制，如对银行存款、内部存款等会计科目，可设置为银行存款——现金收支预算项目——产品销售收入、烟叶采购支出、辅料采购支出、固定资产支出等，以实现现金收支预算表的实际业务数据取数。

　　（二）预算样表和预算数据的初始

　　预算初始包括预算类型初始和预算数初始两项内容。

　　1.选择预算类型。预算类型分为粗放预算和精细预算。所谓精细预算是指对某个部门或某个项目中的核算指标制定预算数；而所谓粗放预算就是将某个部门或某个项目里需要进行预算控制的各指标按照已选定的控制方向，制订一个部门或项目的总预算数，而并不对每个指标制订预算数。由于总厂成本费用开支涉及面广，为便于比较分析不同部门不同项目下的开支情况，对于成本费用指标可设置为精细预算。而对现金收支指标只涉及到产品销售收入、采购支出、工资支出等，所以可以设置为粗放预算。

　　2.设置预算数。在NC系统里，预算数据以样表作为载体的，包括预算样表和分析样表。根据实际需要设计各种预算和分析表格。目前总厂以预算指标为横表头，总厂各部室为纵表头，按时间周期设置月度、年度预算样表。点击“预算编制”下的“预算填制”，在预算样表中直接录入相应的预算数，其预算数依据核定的各部门年度、月度预算指标填制。

　　（三）预算执行的控制

　　在实际业务发生的过程中，通过预算管理和账务系统的对接，可以对发生的每一笔业务实行实时监控。在财务人员录入业务单据和凭证时，如果涉及到与预算管理指标有关的业务，系统会自动检测预算额度，按照设置的预算控制方式处理业务。可以设置由预警内容、预警条件、通知对象和通知形式构成的预警机制，以利于财务部门加强监控和业务部门掌握预算完成情况。通过设置预警数来实现预警；如果部门的实际发生额大于预算数，计算机还会弹出窗口警告不允许处理。例如，xx部管理费用中一月份业务招待费预算额为80万元，设定预算额的85%为预警数，则当一月份实际发生额累计达到68万元时，系统自动发出警告；当累计额超过80万元时，账务系统自动对该部门业务招待费不予处理，从而在非人为意识干扰下通过计算机阻止了超支额的发生。

　　（四）预算指标的调整

　　预算执行过程中不可避免会对既定预算额进行调整，在“全面预算”模块中通过“预算调整”来实现这一要求。用友软件提供了“直接调整”和“调整单调整”两种方式。在“预算调整“对话框中双击需要追加预算数的单元格，在“直接调整”方式下，直接录入调整后的预算数；在“调整单调整”方式下，将弹出“预算调整”对话框，提示需要调整的部门、月份及调整的科目等情况，并显示“调整前”和“调整后”两个单元格，在“调整后”单元格内录入调整后的预算数即完成预算的调整，这种方式可以对调整前的数据进行保存，便于执行中查询。

　　（五）预算的分析与考评

　　预算管理的最后一环是预算的分析与考评，用友NC预算管理模块可实现对生产经营活动的日常动态考评或综合考评。通过点击“预算执行”下的“日常执行数”，计算机自动从账务数据文件中获取预算实时执行实际数据。运用模块中的预算分析功能，将实际数与预算数进行对比，按月、按季或按年输出，按部门、科目、项目和利润等汇总即可得到不同形式的各种预算管理分析表。分析内容主要包括预算数据、执行数据、差异额和差异率、累计实际数据、可用预算额等。例如，广西卷烟总厂xx月管理费用预算执行情况表如下表所示：

　　xx月管理费用预算执行情况表

　　通过预算执行情况分析，能使企业领导和各部门及时掌握预算执行情况和存在问题，采取有效措施加强各项管理，提高资金使用效果，从而促进企业经营管理水平和经济效益的提高。

　　总之，预算管理是一种行之有效的综合管理方法，通过与管理软件相结合，能使之更有效的运行，以更优的成本效益比实现对企业各部门的预算管理和对企业整个业务流程的控制。
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