办公室工作之“规”

            
    办公室是一个单位的“窗口”，是机关工作正常高效运转的“中枢”，是联系基层单位的“纽带”，也是领导工作的参谋部门。如何使办公室工作从“多、忙、繁、杂”的事务中摆脱出来，真正发挥办公室的职能作用，使其科学、规范、高效运行是门学问，做好办公室工作离不开懂规矩、讲规范、守规章、摸规律。
    懂规矩
    古人云：不以规矩，不能成方圆。办公室工作的规矩就是甘于幕后、乐于服务，以服从为天职，以务实为根本，以守纪为前程，以奉献为基础。办公室工作有较强的从属性、辅助性，这种工作性质要求办公室人员要有很强的组织观念，服从上级、听从指挥，一切工作要主动围绕服从领导大局和中心工作来进行。作为领导的“参谋部”和“事务部”，办公室人员要有务实的作风，帮助领导明实情，出实招；为机关干实事，求实效，让领导放心，令群众满意。办公室工作辛苦、清苦、艰苦，做这项工作需要有一种甘于幕后、淡泊名利、任劳任怨的无私奉献精神。要把做好本职工作与实践党的宗旨、实现人生价值统一起来，爱岗敬业，默默奉献。办公室人员常年在领导身边工作，经常与领导打交道，对一些重大决策以及不宜公开的事情相对知之较早，了解较多，这就要求办公室工作人员一定要谨言慎行。
    讲规范
    办公室工作政治性、政策性、时效性较强，一次电话受理、一次群众来访接待，都能从一个侧面反映办公室的思想作风、精神面貌，直接影响到单位的形象。因此，办公室工作人员不论干什么事情都必须讲规范，严格按照办公室工作规范、章程来办文、办会、办事。
    首先说话要言简意赅，力戒半天不着边际，更要注意礼貌用语，和顺谦逊，切忌满嘴“新生词”，满腔粗俗语。其次是规范行为，办公室人员的举手投足都必须符合行为规范，以树立良好的形象。衣着要干净、朴素、整洁、大方，不要奇装异服；不论站、坐、行都要自然、协调、真诚，要清新、爽朗、洒脱，有朝气；工作要讲究条理，分清轻重缓急，切忌眉毛胡子一把抓。再次是规范办文。行文要严格按规范的程序、格式操作，标题提炼、文种选用、主题词标引、公文校核以及管理，都要严格按照公文处理条例办理，不断提高公文处理水平，防止不合格的公文产生，保证公文的严肃性、权威性，维护机关形象。最后是规范办事程序。根据岗位职责，实行逐级管理，严格按程序规章运作，并适时对重点工作定期督查督办，确保各项工作协调运转。
定规章
    办公室工作要实现科学化、规范化，就要建立健全规章制度，如岗位责任制、工作程序、跟踪督导等制度。用制度管人管事，让每个人有指标、有责任、有压力，充分调动人的积极性和创造性。
    小平同志说过“制度好可以使坏人无法任意横行，制度不好可以使好人无法充分做好事”，可见定规章、订制度，是办公室参与政务、处理事务的首要工作。
    落实好制度，使制度转化为实际行动，并产生好的效益。如我们在建立约束机制的基础上，采取“目标管理制度———考核制度———奖惩制度”这种“三位一体”的办法，根据各个科室不同职能和工作特点，把各项工作内容细化到事，量化到人，使易于“虚化”的项目都变成“实化”。
    摸规律
    办公室工作千头万绪，事情“多、忙、繁、杂”，在市场经济条件下，又面临许多新问题、新情况。但办公室工作的基本职能不外乎参与政务、处理事务、提供服务，基本工作不外乎“办文、办会、办事”，但还是有规律可循的：
    忌多头请示，树立按程序请示观念；忌忘事漏事，做到事事有回音，件件有着落；忌感情冲动，树立耐心细致做群众工作的观念；忌先入为主，偏听偏信，听取情况、调查研究要力戒先入为主，作结论不能主观臆断，否则就会影响领导决策，造成工作失误，形成办公室工作败笔；忌行文粗疏，树立办文缜密严谨的观念；忌推卸责任，树立主动承担、有错必纠的观念；忌“小心眼、小脑筋、小动作”，树立胸怀大局、顾整体的观念。
    要遵循客观规律，创造性地开展工作，既要“本分”，又要“不本分”。“本分”就是要摆正自己的位置，说话、办事要符合自己的位置和身份，注意“分寸”；“不本分”就是要将服从性和创造性有机结合起来，要有突破常规的胆略，只要有利于工作，不违背原则，该做主的时候就要敢于做主。要研究新问题，总结新经验，形成新思路，拿出新办法，主动为领导拾遗补缺，发挥好参谋助手的作用。