总承包体制下的工程资料管理初探

                                    (中国神华集团，北京 100050)
摘 要：文章介绍了工程总承包的特点和工程资料管理的重要性，并比较了总承包模式和传统项目建设管理模式在资料管理上的不同，最后详细介绍了在总承包体制下业主如何进行工程资料管理和竣工工程资料管理的过程。
关键词：总承包；工程资料管理；竣工资料管理；承包商；业主

中图分类号：TU723  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)05—0053—02 
      随着市场一体化程度的加强，工程建设市场正在发生深刻变化，工程建设和管理日益走向专业化。业主对建设项目投资、建设工期、技术、质量水平和工程资料的要求不断提高，工程建设项目传统管理模式已经难以满足专业化管理的需要，工程总承包便顺应了市场发展的必然趋势和业主的客观要求应运而生。
1 工程总承包的特点
      工程总承包是指从事工程总承包的企业受业主委托，按照合同约定对工程项目的勘察、设计、采购、施工、试运行(竣工验收)等实行全过程或若干阶段的承包。根据项目特点和项目业主的需要，工程总承包的范围有所不同。按照国际上项目阶段划分方法，工程总承包的范围可以从项目决策开始，直到交付业主运营，也可以从方案设计、基础初步设计、技术设计或详细施工图设计开始到交付使用。然而，工程总承包并非一般意义上施工承包的重复式叠加，它是区别于一般土建承包、专业承包，具有独特内涵的一种建设方式。它是一种以向业主交付最终产品服务为目的，对整个工程项目实行整体构思，全面安排，协调运行的前后衔接的承包体系。具体的讲有如下特点：
      ①总承包管理模式能够克服设计、采购、施工相互制约和脱节的矛盾，使设计、采购、施工等工作有机地组织在一起；②业主将工程的设计、施工全部承包给一家承包商、减少了管理和协调的工作，有效降低工程造价；③总承包商一开始就参与设计，并把他们在建筑材料、施工方法、结构形式、价格和市场等方面丰富的知识和经验充分地融于设计中，对工程项目的经济性产生积极的影响；④总承包商由过去分阶段分别管理变为各阶段通盘考虑，相互衔接的系统化管理，使工程建设项目管理更加符合建设规律和社会化大生产的要求。
      当然，总承包管理模式运行也存在着招标发包工作难度大、业主择优选择承包方范围小、质量控制难度大、各参建单位之间职责不够清晰、边界条件较为模糊、风险估计不足等问题。这就要求业主的项目团队必须在项目的全过程管理中协调参战各方的关系，使得总承包管理有序进行。
2 工程资料管理的重要性
      随着我国工程管理制度改革的深入，对工程资料的完备性、规范性有了更高的要求，这使得工程资料的编制工作更加繁重，给工程资料的形成、收集带来一定的难度，从某种意义上讲，管理好工程资料与建设好工程具有同等重要的价值，它可以被继承和积累。
      建设产品的不可拆性决定了必须把工程资料管理作为质量控制的一种手段，并贯彻于工程建设的全过程。它是反映工程质量和工作质量状况的重要依据，是评定工程质量等级的重要依据，也是单位工程日后维修、修建、改建和扩建的重要档案材料。
3 总承包体制下的工程资料管理
      传统项目建设管理模式：设计—招标—施工。即先委托设计单位进行从方案图直至施工图的设计，建设单位自行采购主要的设备、材料，在此基础上，通过招标的形式，把拟建工程项目通过合同的形式，委托给施工单位。
      总承包模式和传统项目建设管理模式在资料管理上的区别主要有：
3.1 资料责任人不同
      在传统管理模式下，业主直接与设计单位、施工单位以及供货厂商签订合同，责任人即合同方。责任人各自负责签订合同范围内的资料管理。业主直接对各责任人。总承包模式下，业主和总承包商签订合同，由总承包商负责设计、采购、施工和资料整理等工作。因此，总承包商是资料第一责任人。在设计单位、施工单位和供货厂商提交竣工资料时，总承包商按照业主要求第一次把关。业主要充分利用总承包商的人力资源，将资料管理的难点在总承包商处——第一道关口解决掉。
3.2 文件传递层次不同
      在传统管理模式下，业主直接将资料发给设计单位、施工单位和供货厂商，文件传递层次少。总承包模式下，业主只将资料发给总承包商，由承包商负责将资料发给设计单位、施工单位和供货厂商，文件传递层次多。业主要根据实际工程进度的情况，尽量避免因文件传递层次多造成的文件传递慢，工作效率低的问题。
4 业主怎样进行工程资料管理
      总承包体制下，总承包商是资料第一责任人。原则上，业主只要管理好承包商的资料管理体系，掌握好对过程的控制，就能比较顺利的完成工程资料整理工作。当然，业主的管理文件是由业主负责的，业主要按照自己项目内部文件管理的要求做好管理文件的整理工作。
4.1 在进行工程资料整理工作时，业主在遵循以下几点的同时，也要督促总承包商遵循
4.1.1 及时性是做好工程资料的前提。工程资料是对建筑实物质量情况的真实反映，因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时整理。工程资料的整理应杜绝拖沓滞后，闭门造车现象和应付突击式的心理。
4.1.2 真实性是好工程资料的灵魂。资料的整理应该实事求是，客观准确，不要为了“偷工减料或省工省料”而隐瞒真相；也不要为“取得较高的工程质量等级”而歪曲事实。所有资料的整理应与施工过程同步。
4.1.3 准确性是做好工程资料的核心。工程资料应该准确反映实体工程情况。在填写表格时，不能以“符合要求”、“满足规范”来概而论之。要详细具体的填写。如果工程资料不准确，就完成失去了它作为资料的价值。
4.1.4 完整性是做好工程资料的基础。不完整的资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。
      只有做到及时性(前提)、真实性(灵魂)、准确性(核心)、完整性(基础)，才能保证工程技术资料的基本齐全，为竣工资料的整理做充分的准备工作。
4.2 上述几个基本要求是对资料整理的宏观把握，要把宏观的基本原则落到实处，进行具体的实施
4.2.1 业主应设专人及时收集项目管理资料，并督促承包商设专人及时收集有关工程资料，同时对承包商提交的施工图、详细设计文件、设计变更等工程资料进行控制。要从文件的编号、标题、版次等基本内容把关，并动态的控制文件的发生，审核，批准。同时要求承包商按照业主要求按单位工程、专业等对资料进行分类。
4.2.2 业主要建立完善的文件报审、报批体系。通常情况下，业主和承包商文件的流转只在文控处接口。当承包商提交报审、批文件时，文件管理人员应在专业工程师的协助下，审核承包商提交的专业表格是否符合工程实体情况，对于不符合实际情况的表格，要责令承包商重新填写，上报或报批。承包商施工资料的报验、报审应有时限性要求，不得影响正常施工。
4.2.3 项目施工的不同阶段，总承包商提交的文件资料主体不同，详细设计初期，以详细设计审查文件和施工图为主；详细设计中后期，设计、采购、施工交叉进行，文件类型增加。在新增文件类型时，应针对此类文件对承包商文件管理人员进行培训，尽可能的减少文件的不合格项。
4.2.4 要明确工程档案归档范围及收集的责任单位。总包单位、分包单位和供货厂商要明确分包单位和供货厂商工程资料的整理是由分包单位和供货厂商按照合同要求提交资料经总承包单位汇总后提交给业主。
4.2.5 要统一业主各部门对于文件的具体要求。质量管理部门和设计管理部门在文件管理上都有明确的要求，项目实施时，质量和设计管理部门应沟通协调共同制定文件统一管理规定，并要求统一按此规定执行。
4.2.6 要定期和总承包商资料管理人员核对资料的缺、漏项情况，了解文件的状态。
4.2.7 建立文件管理台账，保证所有工程文件内容、数量清晰，便于查找。
4.2.8 在专业工程师的协助下，审核电子文件的内容是否真实，准确。重点核查升版后的电子文件内容是否更新。
5 业主如何进行竣工资料管理
      竣工资料管理是工程资料管理最重要的一部分，可以说竣工资料以前的资料管理都是为竣工资料做准备。工程总承包体制下，业主进行竣工资料管理，主要是对承包商竣工资料整理工作的指导和督促。
5.1 立项之初业主应督促承包商做好竣工资料的策划工作，建立健全工程资料管理制度。具体的讲，要制定相应的档案管理规定，以保证文件处于受控状态。
5.2 通常总承包承建的工程，建设规模庞大、工期长、监理及施工单位多。应要求总承包商实行工程竣工资料编制工作的“三同步”管理制度。即工程立项开工与工程竣工资料收集同步，工程施工过程与工程竣工资料积累形成同步，工程完工验收与工程合同竣工资料验收同步。资料管理人员要自始至终直接参与工程建设和竣工工作验收的全过程。
5.3 业主要正确运用合同法律手段。在合同招投标阶段，把文件材料积累、归档工作作为合同的一项重要内容单独列入条款中；并对竣工文件材料归档的范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，使总承包商能够高度重视工程档案的归档工作。同时，规定总承包商与其他单位签订合同关于文件条款的要求不得低于总承包合同的要求。
5.4 督促总包单位开展档案知识宣传教育活动，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、技术人员、施工人员进行档案业务知识、工程质量标准规范进行培训。
5.5 要求总承包商将竣工文件的整编列入进度计划。总承包商在制订工程进度计划时，应将工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程进度计划中，并将其作为重要的工程施工网络节点来完成。
5.6 要求承包商严格把住工程竣工验收关。对“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，及时解决。为防止重复出现此类问题，业主要加强监督检查力度。拒收不符合标准的文件。从源头上保证竣工资料整理、编制资料的质量。
5.7 工程竣工验收阶段，组织承包商同时或提前进行竣工资料验收。对编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查；着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况；认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确，工程签证是否完备，工程组卷排列是否合理等等。
      在竣工资料验收阶段，业主、总包、分包要密切配合，严把工程竣工资料审查验收关，确保工程竣工资料的真实性和准确性，使其工程竣工资料，真正发挥作用。
      监理资料和业主管理文件也是建设工程文件的一部分。在施工过程中，业主应对监理的资料进行定期检查，以保证监理资料处于受控状态。业主管理文件也要按业主文件管理要求进行管理。
      总之，工程资料作为保证今后工程项目安全运行的重要文件，必须做到完整、准确、系统、齐全、真实地记述和反映施工、竣工、验收的全过程，原始资料和实物相符，技术数据真实可靠，签字手续齐全完备。同时又必须做到规范、标准、符合归档要求。