高校图书馆办公室工作管理艺术

(河南省政法管理学院图书馆，河南 郑州 450002)
摘 要：文章分析了目前高校图书馆办公室的工作特点及现状，指出了工作中面对的问题，提出了具有建设性的管理建议和行政管理科学化的对策。
关键词：高校；图书馆办公室；行政管理；科学管理
中图分类号：G251  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)10—0111—02

图书馆是高校三大支柱之一，更是教学科研的文献情报服务中心。图书馆办公室是整个图书馆业务和行政管理的职能机构，它同图书馆业务部门的各部（室）是平行地位，但它又处于承上启下、联络内外、沟通左右的立体联络中心。上至校、馆，下至馆内各部（室）之间的工作协调与开展，都与办公室工作密不可分。诸如：馆务会、各项统计报表、全馆员工的考勤考纪、参加校内外会议、了解情况和政策、拟定工作计划和规章制度、供应办公用品、接待各种来访、上情下达、下情上报等等，都要办公室来安排和实施。有人因此就称图书馆办公室是“不管部”，似乎什么都不管，但什么都该管。所以对于这项纷繁庞杂的工作，只有进行具体规划，明确目标，科学管理，才能有利于业务工作的顺利开展和任务的圆满完成。
1 图书馆办公室工作特点及现状

高校图书馆办公室的工作与图书馆各业务部门的工作大不一样：各部室侧重藏书管理和读者管理及情报研究等，有自己的一套工作规范和技术要求；而图书馆办公室则侧重于全馆整体的综合管理，也有自己的一套工作规范和工作方法。这两方面的工作都是图书馆工作的有机整体，各部室有如机器上的部件，图书馆办公室就是保证这部机器正常运转的润滑油。
1.1 图书馆办公室工作的基本特征是其综合性。主要体现在它通过各种方式和途径，协助领导管理全局，保证全馆工作的正常运转，而不在于它分管了哪项具体工作，完成了哪项具体业务。
1.2 图书馆办公室工作的被动性较为突出。有许多工作并非事前的计划安排，而是突发的，急需应急办理的，由此决定了工作的被动性质。
1.3 图书馆办公室介于馆长与图书馆基层部门、领导与群众、图书馆与读者、图书馆与学校、校外相关部门之间，其中办公室在这些关系中起着枢纽作用。
1.4 图书馆办公室不仅要把领导的决策和意图、职能部门的相关工作及时实施落实，同时也要把各业务部门的工作情况、师生的意见、工作中存在的问题和难题等及时反馈给馆领导，供领导决策时参考。所以说图书馆办公室是领导的参谋和助手。
1.5 图书馆办公室的保密性也很重要。上级的文件、馆内的重要会议精神和决策意图等都涉及到办公室，因此，办公室掌握着一定的机密。能否准确地上情下达、下情上传、保持通畅，办公室负有不可推卸的责任。
1.6 世俗的偏见制约了办公室工作的发展。许多人认为图书馆办公室无技术性、专业性，只不过是上传下达、送往迎来的一些琐碎性的事务工作，难登大雅之堂。相对于注重业务建设的图书馆来说，办公室受到各部门的注视多，但得到的关心较少，甚至对其怀有偏见。
1.7 办公室工作人员的素质参差不齐。由于高校图书馆工作的特殊性，要求办公室工作人员在具备行政管理能力的同时，还必须有过硬的业务技能，专业知识越丰富全面，总揽全局的综合能力就越强；对全局掌握越全面深入，就越能促进专业知识的深化。但在现实工作中，既具备图书馆专业技能又具备较强行政工作能力的人员并不多，在一定程度上制约了办公室的工作的开展。
2 图书馆办公室的管理艺术
2.1 协助馆长，搞好图书馆建设。良好的馆风反映了图书馆的服务质量与服务水平，它对全馆人员起着鲜明的导向、激励与促进作用和团结向上、规范约束的自控作用。
2.1.1 全馆人员必须热爱图书馆事业，爱岗敬业、忠于职守、兢兢业业，用熟练的业务技能、严谨的工作态度、严于律己的工作作风和为人师表的表率作用为教学和科研服好务，圆满完成服务育人的重任。
2.1.2 处理好集体与个人的关系。图书馆工作的一个显著特点是由集体完成的。每个工作人员只能从事一项或几项工作。因此，每个成员要改变只从个人角度出发的狭隘观念，善于与周围的同事、别的部门合作共事。因此，图书馆工作的系统性对图书馆工作人员的整体意识与协作精神有较高的要求。
2.2 行使参谋职能。图书馆办公室必须深入调查研究，多方收集资料和信息，去粗取精，去伪存真，获取准确的情报资料，提供馆长参考，以保证决策的正确性。在行使参谋职能时，既要能当“顺向参谋”，又要能当“侧向参谋”，更要能当“逆向参谋”，同时决不乱作主张，要把握职责权限，不超越自己的辅助职能界限，做到工作到位不越位，以保证决策既有利于图书馆的当前建设，又有益于长远发展。
2.3 有计划地进行全员培训，提高全员业务素质。根据图书馆的实际工作需要，针对工作岗位、个人素质结构和整体素质结构上存在的问题，提出提高全员素质的具体措施。
2.3.1 办公室工作人员应针对自身所必备的社交能力、综合分析能力、协调能力、应变预测能力和写作能力等，学习图书馆学、目录学、文献信息学等专业理论知识，更要学一些社会心理学、图书馆管理学、公共关系学等方面的知识，边工作边学习，提高自身的综合素质和理论水平。
2.3.2 高校进修。主要方式有：短训班、进修班、夜大、函大、高级研讨班等。通过较为系统的学习专业理论和相关知识技能，获得毕业或结业证书，对于学历不高的工作人员来说这是一种不错的提高自身能力和业务能力的进修方式。
2.3.3 学术讲座与研究：在专家指导下与同行进行切磋交流，可开阔视野，扩大思路，提高学术水平。
2.3.4 学会活动。组织人员参加图书馆学会举办的各种知识讲座、学术研讨、参观考察学习等活动。这是一种较高层次的继续教育形式。
2.3.5 研究生教育。这是培养图书情报高级人才的形式。
2.4 严格规章制度，使管理工作科学化。

图书馆的工作是一种业务性、学术性、实践性、服务性都很强的复杂劳动，这就要求图书馆必须实现制度规范化、操作标准化、手段现代化、管理科学化。因此图书馆必须建立健全各项行之有效的规章制度，包括各部门的职责范围、岗位责任制、业务工作细则、考核制度、奖惩制度等等。全馆各个岗位都要严格按照业务工作细则进行例行操作。馆办要维护制度的严肃性，定期过问、检查、考核，把执行岗位责任制与考核、评职称、奖惩制度结合起来，做到言必行，行必果。
2.5 善于协调处理各部室之间的关系。图书馆各部门是根据实际工作需要，以有利于科学管理和方便读者的原则而设置的。各部室之间因其岗位、任务、要求不同，有时会各自强调本部（室）任务之艰巨、特点和重要性，因而就会产生各种矛盾。作为馆长的助手，办公室工作人员就要深入各部室调查研究，倾听其意见和建议，并及时帮助各部室主任解决工作中遇到的各种难题，处事公平、赏罚分明，按质按量地完成工作任务。在协调过程中，特别应该耐心听取各种不同的意见，诚恳待人，互为理解，互相支持，做到大事不糊涂，小事不计较，对各业务部门要相互尊重，相互支持，切忌盛气凌人，逞能显胜，搬弄是非；同时，在深入基层的过程中，要定期向馆领导汇报各部室的工作及进展情况、工作人员的思想状况等，使馆领导心中有数。
2.6 搞好办公室日常行政管理工作
2.6.1 要做好文书管理。包括上级来文收发、签到、登记、归档，草拟有关规章制度、报告、总结等文稿，有关各种会议记录等等。
2.6.2 要做好

经费管理。包括图书馆各种经费的收入、开支、预算、决算、综合平衡等。特别保证专款专用，杜绝“人吃书”的现象发生。
2.6.3 要做好统计工作。根据各种统计资料可以反映一个馆

及整个图书馆事业的发展概貌。对于统计工作，不能只限于收集、积累、上报，而应考虑如何利用统计数据，使之运用于图书馆的各个方面；对各种数据进行分类、归纳整理，根据统计资料进行分析研究，发现问题，提出解决办法和措施。如，通过藏书、经费的变化，了解书刊价格的因素影响，分析研究如何把经费花在刀刃上，合理使用，从采购到充分发挥现有书刊的作用上下功夫。①统计工作要力求准确。在做统计数据时，必须认真的进行查对核实，以求数字的准确、真实可靠，否则统计就会失去意义。②统计工作要及时，以防漏报。③注意统计内容的连续性、一致性。有些部门、岗位由于人员的变动，交接手续不细致，造成统计上的不一致，影响了连续性，所以必须注意这一条。
2.7 加强图书馆的设备管理。图书馆设备是图书馆开展业务工作不可缺少的重要工具，必须进行科学的管理。第一要建立严格的管理制度，指定专人负责，实行岗位责任制。对有些技术性强的设备的使用，操作人员应经过培训后方可操作。第二要尽量降低设备的损耗率，既要保护好，又要利用好，特别是在产品更新换代步伐加快的时代，决不能把新设备搁置不用或“大马拉小车”。第三要做好设备的日常维护、维修工作，按章操作，合理使用，防止超负荷运行。第四要注意设备的改造和更新。
2.8 合理分配临时性工作。

作为一个单位，各种突发的、临时性的工作比较多，有时必须要靠各业务部门的协助配合才能完成。办公室安排这些工作必须本着平均、平等的原则合理分配，不乱摊派，同时要有临时委托工作通知单，做到件件有记载、落实，避免因分配不合理造成各业务部门之间、各业务部门与馆办之间产生矛盾，发生冲突。
2.9 搞好与其他高校图书馆之间的关系。办公室应组织、配合各业务部门，通过开展馆际之间的经验交流、学术交流、参观学习等，引进先进的服务技术和良好的服务内容，加强馆际之间的合作，互惠互利、共同发展、共同进步。
3 结语

图书馆办公室集行政、后勤、管理于一身，似乎手中握有一定的权利，但办公室工作人员本身必须清楚自己和其他馆员没有什么区别，只不过工作性质不同罢了，地位是平等的，不可凌驾于各业务部门之上。办公室是一个综合行政部门，面对的工作对象很复杂，既有内部（上级、下级、平级）又有对外（同行、校内、校外），是图书馆业务建设和读者工作的调控中枢。总之，图书馆办公室工作可分为两大类：一是纵向的上下级关系；二是横向的行政与业务工作关系。只要把这些关系处理好，把办公室工作提高到新的管理水平，就能更好地起到智囊、助手、桥梁、数据库、后勤部的作用，就能充分地调动一切积极因素，促进图书馆
工作的发展，为高校的教学和科研提供更优质的服务。
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