图书馆编目工作外包之我见

(河北工业大学 图书馆，天津 300401)
摘 要： 随着网络信息技术的快速发展,图书馆编目工作外包已是遍地开花，成为大势所趋。 文章分析了图书馆实施编目外包优势及风险, 提出了实施图书馆编目外包的策略。
关键词：图书馆; 编目工作; 业务外包
中图分类号：G254  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2010)02—0160—02
1 图书馆编目工作外包已成大势所趋

近年来，我国图书馆界将图书编目业务外包者十分常见。图书馆业务外包已成决堤之水 ，势不可档，顺其自然才可顺应潮流。如今，国家三令五申反腐倡廉，正在大力推进图书采 购的招标工作，图书采购招标势不可档。在采购招标中捆绑编目外包，既能使书商优胜劣汰 ，确保图书馆的利益，亦可节省图书馆的人力成本。虽然信息技术的发展正在主宰着图书馆 的变化，但是图书馆从以信息技术为重心向以资讯服务为重心的转变正在悄然进行。这是信 息技术发展的必然归宿，更是图书馆发展的终极目标。积极开展图书馆业务外包，进而解放 图书馆的“生产力”，已经成为大势所趋。
2 图书馆编目工作外包的优势
2.1 可以降低成本和节约资源

外包书商的业务面向众多的客户,具有规模效益和专业性强、效率高的特点。有许多业务,由 承包商提供服务比图书馆自身完成所需要的资源少、效率高,可以节省图书馆许多人力、物 力、财力。同时.可以有效利用社会资源, 解决图书馆缺乏专业技术人才的困难。据了解,书 商编目加工人员工资直接与工作量挂钩, 提倡多劳多得,而且每人每月都要达到一定工作量 。这种方式大大激励了书商编目加工人员, 单位时间内可以完成更多的工作。另外通过招标 方式获得了采购图书比较大的价格优惠,使图书馆所承担的固定成本下降。外包商往往具有 规模经济以及专业性强和效率高的特点,通过他们来提供服务,通常可享有较大的折扣优惠,  并可节省庞大的人事费用，使图书馆的书目数据在同等质量前提下能够获得成本上的优势， 在不降低书目数据质量的前提下节省开支,即自编书目数据和外包书目数据的质量相同,通过 对自编书目数据和外包书目数据的成本费用比较(诚如前述,由于随书配来的书目数据往往是 免费的,这是图书供应市场激烈竞争所带来的好处),所以其结果一目了然,这就使得不少图 书馆选择了编目业务外包。
2.2 可以精简工作流程和组织结构

编目业务外包后,部门功能会被弱化,这样不可避免地带来了组织结构的调整和重组。组织机 构调整,人员的削减,相应的业务流程也因外包而被精简。组织结构的重建,有利于充分发挥 各个业务单位的积极性和能动性, 强化组织适应外部环境的能力。分流的人员可以从事更加 专业技术性的工作, 比如校对、回溯。从整个图书馆来看, 由于人力有限, 普遍存在采编任 务繁重、图书积压待编, 新书同读者见面周期长等状况。如果实行业务外包,通过书商来提 供一系列服务, 不必自己花大量的人力和精力, 就可以大大节省新书在采编部门的时间,使 新书尽快同读者见面, 提高图书馆的工作效率。因此,将采编业务外包, 既可解决人力不足 的问题, 加快图书的上架速度,又可以使管理者从繁琐的事务性工作中解脱出来, 集中人力 和精力发展本馆的核心业务, 进而提高服务质量。有研究表明, 业务外包就是经济时代下的 产物, 是“ 在最短的时间以最低的成本提供最大价值”这一要求的结果。
2.3 突出图书馆的核心业务和竞争力

任何一个单位, 都有自己的核心业务和非核心业务, 在市场竞争的过程中, 主要依靠自己的 核心业务来确立竞争优势。图书馆作为一个服务单位,也有自己的核心业务和非核心业务。 从图书馆的性质、任务、目标来看, 文献编目、计算机和网络的维护、物业管理等都不属于 图书馆的核心工作, 但它们又是读者服务不可缺少的内容, 把它们外包给专业公司, 图书馆 就可以节省大量的人力、物力、财力, 把这些节省下来的资源用于图书馆的核心业务上,比 如将节省下的资源用来信息咨询、开发图书馆资源，创建具有本馆特色的数据库等等， 这 样突出了图书馆的核心业务, 提高图书馆自身的竞争力。
2.4 可以提高图书馆的工作效率

外包公司由于专业性强、规模大、设备比较先进,因而工作效率比较高。同样的工作,外包公 司完成比图书馆自身完成效率要高得多。例如, 对一般图书馆来说,新书同读者见面至少要  1 个月的时间, 如果采用纲目购书,要求书商随书配编目数据或者到书目数据库公司去套录, 就可以节省新书在采访、编目部门滞留的时间, 从而使新书在最短的时间内同读者见面。
3 图书馆编目工作外包的劣势
3.1 难以管理与约束

外包书商与图书馆是合约关系，合作属于一种纯商业行为，承包商的最终追求目的只有一个 ，即利润最大化，这与图书馆所追求的公益性背道而驰。当书商的利益和图书馆的利益发生 冲突的时候，书商必然会想尽各种方法以追求更多的商业利润。比如：不遵守合约，没有完 全兑现自己的服务承诺，使潜在成本增加；图书馆难以对外包商进行有效的管理和约束，编 目工作进程主要由书商自我控制，计划进度也较难把握；具有明显的短期性和松散性。图书 采购每年都要重新招标，合作连续性差，有时会出现书商售后服务差的现象。
3.2 编目质量得不到保证

书商所用的编目人员，图书情报专业出身人员不多，很多人员没有接受过系统的专业学习， 只是经过短期的、简单的培训后就上岗，学历水平不高，更谈不上实际的编目经验。经过对 一些提供外包服务的书商考察, 大多数书商在原始编目方面的力量不及图书馆编目部。
3.2.1 数据著录标准不统一。表现在每位编目员对《中国文献编目规则》的理解与执行不 同 ，不能按照标准对源数据进行修改著录，如对著录信息源的正确选定、著录字段的选择、检 索点的设置等问题存在差别等。
3.2.2 编目数据描述不正确、不全面。表现在对图书题名、责任者、版本、出版发行、载 体 形态、丛编、其他信息等进行描述时存在不客观、丢项、漏项等现象，不能正确、全面揭示 文献特征。
3.2.3 数据标引不规范、不一致、不正确，馆藏信息的著录不过关。表现在片面追求速度 ， 忽略查重，文献的重复著录，版本、种次、译本不加区分等现象较多，对多卷书的标引不一 致，甚至出现归类错误、主题词不规范等问题。
3.2.4 不熟悉服务对象情况。他们对服务对象的馆藏文献建设缺乏基础认识,掌握编目数据 标 准化规则也比较机械, 有些人只能照搬在版图书提供的数据, 对有些图书的分类特别是有些 边缘学科图书的分类, 难以做到准确无误。对所服务馆的特殊规定不了解，按自我理解进行 编目，这样会造成图书前后分类不一致，使图书馆很多已藏图书形成死书，影响读者借阅。 
4 图书馆编目业务外包的对策
4.1 选择有信誉有规模的外包书商

选择有信誉有规模的外包书商, 合作才能更加放心。图书编目业务的外包, ①进行招标 。业务招标前要进行实地考察和调研, 对报名投标外包商的考察不仅要进行资格验证, 还要 考察技术水平与专业人员的业务能力以及市场开拓能力和加工基地等一系列售后服务情况。 就是说选择具有实力的外包商, 能够提供符合图书馆要求的相当程度的技术水平和高质量的 服务。②经过对外包商进行严格评估,确定具备实力、符合招标条件、信誉良好的几家外 包商入围参加投标。通过公开、公正、公平的招标和专家组评审,选定合适的外包商。
4.2 加强数据质量意识

书目数据的质量是书目数据库建设的生命线, 也是图书馆各项业务工作的基础, 保障它的质 量直接关系到馆藏的收集、整序、组织管理以及为用户提供服务的效果。现代图书馆无论是 图书外借, 还是检索咨询等业务都是以书目数据库为基础, 没有高质量的书目数据库就无法 有效实现图书馆的各项服务。因此, 不论是领导还是一般的馆员, 都要从思想上认识数据准 确的重要性, 不能以牺牲数据质量为代价, 换取图书加工的数量。因此，笔者认为:编目 业务 外包的管理工作不宜外包,图书馆需要保持自己的独立性和权威性,不能受控于图书供应商。 因为,管理编目业务外包,是建立一种合作双赢的关系,编目业务一旦外包出去,作为图书馆本 身并不意味着对这项业务工作可以放任自流、不管不顾,或是失去对这项业务工作的监管与 质量控制;相反,图书馆本身应该积极地参与配合,共同把工作做好。编目员不仅要完成本职 工作，同时还是外包书商公司的辅导员、工作的协调员和质量检测员，要有效地对编目外包 业务的质量、数量予以验收、监督和管理。
4.3 加强图书馆工作人员的自身业务学习

传统图书馆编目部集中了馆员的业务精华, 即知识面广, 接受新知识、新信息的能力强,每 条数据都是编目员学识的体现, 为图书馆的编目质量提供了保证。但编目业务长期外包将会 导致馆内编目专业技术水平整体下降和编目部门作用退化, 编目人员的业务素质和业务水平 将大大降低。许多高校图书馆为了避免这样的情况, 进行了全部书目数据的校对，也就是书 商编目员所创建的书目数据, 图书馆工作人员要对书目数据进行全部校对。书商编目员与图 书馆工作人员的交流沟通, 有利于双方业务知识的积累和更新。同时，图书馆工作人员从事 更 加专业技术性的校对岗位, 保证整体书目数据的质量。工作人员通过加强自身的业务学习,  不断努力, 减少编目外包带来的不利影响。
4.4 建立业务外包的业务规范

图书馆编目业务外包的质量监控书目数据的编制质量一直以来是图书馆最为关注的重点。编 目业务外包的质量如何对图书馆业务的影响是至关重要的,它涉及图书馆机读书目数据体 系的完整、标准、规范和统一,因为各个图书馆都有各自的特有属性。虽然在业务外包的合 同细则中也有对关于编目数据质量水平的控制和要求,但实际操作中难免会受未可预料的突 变因素影响,有时往往难以衡量和认定。因此,建立一套图书馆业务外包的业务规范标准是保 障编目业务外包质量的一个重要手段。硬性且有效的规范标准有助于向图书供应商传递明确 的质量要求和实施规则。制定本馆的业务外包的业务规范标准，全面思考整个外包工作的细 节，订立规范标准，制作成方便、醒目的读本手册，供相关人员参考。安排编目部专业人员 随时对照规范标准抽查质量。
4.5 争取与书商合作的连续性

任何工作都是在不断的实践中完善和进步的，引进新书商不仅整个工作细节需要重新交流， 工作的质量度量尺度和概念也需要重新建立，所以招标时应该注意加强与优质成熟书商的合 作机会，使编目业务外包工作更加顺畅。只有通过分类编目人员的主动参与和持续监督，才 能对书商的工作进展实施全程监控，定时检查，确保编目业务外包工作能顺利、安全、保质 保量地实施。
5 结束语

综上所述, 编目外包工作既是一种挑战, 也是一种有益的探索, 它有利于促进图书馆事业的 发展。但重要的是在推行时要防止业务外包的极端化,走适合图书馆行业特点的业务外包之 路,探索出图书馆业务外包工作的不断完善、健康发展的新路子。图书馆应该充分利用外部 的社会资源服务于图书馆, 以解决人力、物力的不足境况, 提高效率, 进而提升图书馆整体 服务水平。
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