做好档案管理与服务工作的思考

发布时间：2022-03-09 15:03:15 浏览数：次

(内蒙古有色地质勘查局基地管理中心，内蒙古呼和浩特 010010)
摘要：文章提出了做好档案管理工作几项基本措施，即：转变观念、改变现状、更好地服务于社会；开发资源，强化服务激活档案的生命力；改善服务环境、改善服务态度；提高工作人员的自身素质。关键词：档案；管理与服务；体会
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)24—0138—01

档案工作者既是文化的储存、延续、传播者，也是文化选择、吸收、加工者，档案工作者群体既经过了社会文化发展的传递经历，又经历了文化传递的历程中的心理净化。因此，从服务与文化的功能来分析档案工作者与文化的关系，可以这样讲，档案工作者保存、传递了文化，文化又孕育了档案工作者。档案工作者这一职业经历了多年文化积淀与渗透，逐渐形成了当代档案工作者的群体行为和文化模式，这种文化模式既体现出中国档案工作者群体行为的共同心理，又不为别种民族、社会不同的文化所具有，并在长期发展过程中逐步形成相对稳定的，为其成员所共同遵循、并形成的价值体系、行为准则和共同的思想作风的总和。它是联系和协调档案工作者行为的牢固纽带，是档案灵魂所在，它深刻揭示了档案工作者中含有的文化素质，对于发展档案事业大有益处。

随着科学技术的日新月异，人类正进入信息社会，档案信息也呈现出电子化的发展趋势。所谓档案信息电子化，就是以馆、室藏档案资料，纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件的二次文献信息供人们利用的过程。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。例如，文化的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么，档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式，经磁盘为载体的档案。广大信息者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机提供有价值的档案信息必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案具有系统性、真实性、有价值性。这样，用户才能获得更完善的服务。

在当今的社会，知识更新的速度越来越快，特别是以现代科技知识为基础的工业经济即将到来，更需要做好档案管理，这就对档案工作人员提出了更高的要求。纸质文件的档案，经过多年实践，已经形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础。由于大多数计算机与信息管理人员对档案管理工作较为陌生，虽然计算机理论及各项功能应用自如，但对于档案管理这项业务，却是门外汉，知之甚少，甚至一窍不通。而大部分管理人员，由于种种原因，仍然延续以往的管理模式，只熟悉手工操作管理，而对现代化计算机管理毫无了解，甚至有些是 “机盲”。因此，要做好档案管理，笔者认为应做好以下几点：
1 转变观念、改变现状、更好地服务于社会

解放思想、更新观念、适应形势发展，更好地为市场经济服务。过去，社会上总认为档案是保密的，只保存不利用，档案工作人员是一个十足的保管员。改革开放以来，档案工作者要适应社会主义市场经济的需要，就必须赋予新的内涵、更新的观念和思维模式，真正树立起市场意识，实现档案工作由单纯为政治服务向社会主义市场经济建设这个中心服务的根本性转变。

档案工作者要更好地为社会主义市场经济服务，必须转变旧的不适宜的观念，遵循市场经济发展的规律的同时，还要围绕经济建设这个中心，建立起档案工作与经济工作有机结合，同步发展的思想。要用现有的竞聘办法，调动起工作人员的积极性、主动性，想方设法地为社会服务。加强法制建设和法律监督、依法治档。建立健全档案信息的标准化、规范化，逐步实现档案管理的科学化、现代化。
2 开发资源、强化服务、激活档案的生命力

档案事业是文化事业和信息产业的一部分。强化档案服务工作是充分发挥档案工作的社会功能，加大档案信息资源开发的重要体现和基本途经。

开发资源、丰富馆藏内容，除广泛收集现行档案，保证档案的齐全、完整外，还要重视零散档案的征集工作，不仅要收集历史档案、资料，还要收集现行档案资料，尤其是对经济建设、文化科学发展、历史研究有价值的档案以及存于社会及个人手中的珍贵资料，这样才能使馆内原存的档案更加全面、系统，再加以整理、分编、合理保存，使其更好地发挥作用。

要积极向外提供服务、扩大影响，加强和各方面的联系，努力做好与档案工作有关的综合服务，包括各种方式的档案信息检索，利用服务、业务技术指导、培训、示范服务、档案资料的寄存保管、修复、复制、整理等，树立档案形象的最具有效的途径。通过服务于三个文明建设，创造好的社会效益和经济效益。社会效益提高了档案事业的被重视程度，对其投入必定会大大增强，档案事业被重视的程度和投入的增强，档案部门的经济效益会随之提高，经济条件的改善又必将推进档案工作环境的改善，促进档案事业的健康发展。
3 改善服务环境、改善服务态度

改变原来的工作环境，由封闭式狭小的空间，改变为宽敞明亮的阅览室，这由档案性质来决定，档案不能象图书一样随便借阅，更适合在室内阅览或加工复制，所以要改善阅览环境。研究一定时期读者服务的总倾向，区分档案中的长远性和临时性，从而决定工作的主次，妥善合理地安排工作，同时还可以改进档案馆收集、征集、鉴定等环节工作，反馈有价值的信息。
4 提高工作人员的自身素质

档案工作是一项专业性很强的工作，档案提供要靠工作人员提供，工作人员素质高低，直接影响了档案工作的优劣和档案潜在价值的有效转变，因此，工作人员必须提高自己的业务水平，掌握和了解档案工作的特点，熟知档案的各环节，掌握各种门类档案、资料的收集范围、鉴定原则、整理方法、保护措施、提供利用方法。

档案工作人员是档案事业建设的基本力量和最活跃的因素，档案工作者的思想素质、业务素质高低、不仅决定了档案事业的发展，也直接表现了它们的作为和地位。因此，要不断加强档案队伍的自身建设，内强素质、外树形象，既是档案部门有为有位的需要，也是新时期档案事业发展的客观要求，在这方面，关于思想教育、职业道德教育、爱岗敬业教育以及继续教育、精神文明建设的成功经验都需要提高。

总之，档案工作人员必须有较强的事业心、责任感，必须明确服务方向，端正服务态度，发扬积极主动的服务精神，才能更有效地服务于档案事业。

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