GDLIS外采系统在图书馆批量验书工作中的应用

发布时间：2022-03-11 15:41:48 浏览数：次

(宁夏师范学院图书馆，宁夏固原 756000)
摘要：论述了GDLIS外采系统的基本功能及将此功能应用到校方招标书目与书商供书书目的对照查重中,实现招标图书大批量的验收,并提高了工作效率的实施效果。
关键词：《金盘图书馆集成管理系统》；外采系统；批量验收；图书馆
中图分类号：G253.1 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2008)19—0151—02
1 引言

中文图书采购始终是大学图书馆一项重要的业务工作，从传统图书馆到数字化图书馆，无论经历怎样变化，图书采购工作从来不会终止，采购的方式随着环境变化而变化。随着我国市场经济发展，图书市场空前活跃与繁荣，图书发行已打破了新华书店一统天下的局面，使图书馆对中文图书采购的渠道不断扩大〔1〕。近年来，部分高校图书馆通过招标的方式每年都有大量的中文图书采进，随着图书采进量的增大，给验收工作带来了一定的困难。

本文就我院图书馆使用的金盘图书集成管理系统（GDLIS）及其外采功能进行拓展、创新，利用查重系统，对采购中文图书进行验收的方法，进行可行性分析和论证。
2 金盘图书集成管理系统
2.1 GDLIS

《金盘图书馆集成管理系统》（Gold Disk Library Integrated System--GDLIS ）是图书馆业务自动化管理软件，以良好的通用性、开放性和扩展性去满足各类图书馆当前和将来的管理需求。它可以对图书馆的书刊和非印刷资料（视听资料、光盘、文献等）的采访、编目、典藏、流通、公共查询、馆际互借、参考咨询等业务工作进行自动化管理〔 2〕。
2.2 GDLIS的外采系统

外部数据采集主要是为图书采购人员到书商处采购中文图书而设置的一项功能，采购人员为了查重而无需将整套系统带出，只需通过SqlToDbf.exe、OutAquCn.e xe、InsertAqu.exe三个程序就可以处理一切事务，从而不影响流通出纳台的正常流通。
2.3 GDLIS及其外采系统的中文图书验收的可行性分析

中文图书验收主要是对招标双方的书目符合率进行核对。利用GDLIS系统的查重功能，把招标书单目作为馆藏；把书商提供的书目和实物作为对象查重。这样，重复的为符合书目，否则为搭配书目。外采系统的原理是提取了GDLIS的馆藏项，作为一个计算机应用软件，可以在任何一个计算机或者掌上电脑中使用，具有独立性。这样图书验收人员就可以不在GDLIS 运行环境下，便可以对中文图书进行验收。
3 基于GDLIS及其外采系统的采购图书验收方法
3.1 首先进行书目清单验收，分为两个步骤
3.1.1 进行书目清单数据格式转换：在GDLIS服务器中建立一个空库，把自己招标书目（excel表）转化成MACR格式（ISO-2709格式），在“典藏维护→文件→导入ISO-2709格式馆藏数据” ，作为馆藏项导入（如图1）。

3.1.2 利用馆藏查重，对书目符合率进行核对：把书商提供的供货书目作为采购书目导入选书项中，如果不是ISO-2709格式，需要进行转换。“采购编目→选书→导入ISO-2709格式（MARC）数据(I)”。选书是通过将书商提供源数据上装到图书采购标准源库，以源库为依据，形成初始的采购清单，然后将采购标准源库中的书目数据与本馆藏书情况进行对比，如果书目重复，则系统会自动将其从采购库清单中删除，并将最终形成采购清单书目数据自动或手动转入采购库。〔3〕我们应用这个功能首先对图书供应商提供的书目先进电子查重，查重时应选用“根据标准编码”查重（Y），这样做能更好的避免同名书在查重时出现。重复书目是订单与供货单相符合的，因此删除即可，把需要采购的数据选择“菜单” →“全部要采购的记录入预订库”，这样就把与自己订单不符的书目全部存在“预订”项中。在“预订”中可以查出与订单不符的书目种类，从而计算出这次供书的符合率。
3.2 结合外采系统进行实物核对验收，也分为两步
3.2.1 结合外采系统建立GDLIS数据库：

把外采系统中的“SqlToDbf.exe” 拷贝到GDLIS服务器的根目录下双击出现图2对话框。

点击“提取”，系统将获取本馆书目记录（所属状态也一并显示），如图所示：

点击“导出”，系统自动在服务器上创建Main.Dbf数据库。数据导出完毕，点击 “退出”。


3.2.2 利用GDLIS功能进行实物查重：在外采机器上新建一个文件夹，如取名‘外部采购’，拷贝OutAquCn.exe和Main.Dbf到‘外部采购’文件夹中。运行OutAquCn.exe，系统弹出如图所示窗：验收过程中，在“标准编码栏”直接扫入图书的ISBN号，系统会自动查重，（如手工输入ISBN号，需要按回车键确认）如果系统在‘查询情况’栏提示“没有查询到” ，说明该书不是订单中的书目，否则说明该书为合同提供书目。

这样以来，从根本上改变了拆包验收时，只能利用随包清单验收图书，而无法和招标书单对比的局面。很大程度上减少了人工工作量。
4 结束语

作者对宁夏师范学院2005年图书招标验收工作中，尝试了该方法，节省了大量的时间和人力，为图书验收工作提供了招标书目、随包清单、图书实物三合一的科学验收方法，有效的减少了验收过程中的差错，很大程度的提高了采购图书的质量。针对各大图书馆使用“图书集成管理系统”都具有外采、查重等功能，对于大量采进的中文图书验收，可以举一反三，有推广价值。
［参考文献］
［1］李珊珊.中文图书采购实行招标方式的探讨［J］.武汉科技大学学报，2004，( 3)：98.
［2］王怀汀.金盘图书馆集成系统的设计.情报理论与实践［J］，1996，(2)：28.

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