医院电子档案管理问题的思考

(内蒙古中蒙医院 工会，内蒙古 呼和浩特 010020)
摘 要：文章阐述了电子档案管理的现状，分析了在管理 中存在的问题，针对如何推进电子档案的管理问题提出了相应的对策。
关键词：医院；电子档案；管理
中图分类号：G271∶R  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2009)03—0410—02

在信息化时代的今天，人们的生产、生活方式都发生着巨大的变化。与此同时，档案 事业的发展也进入了一个崭新的时代。面对信息社会的发展，档案工作也面临着信息化的任 务， 这就要求档案工作人员在新形势下转变思想意识，业务内容、操作手段等诸多方面来 适应未来的变化。
1 档案管理工作的发展趋势
1.1 电子档案的重要性

实践证明，没有哪一个部分、哪一项工作可以与档案相脱离的，特别是经济全球化、一体化 的今天，各类信息和历史依据已经成为许多人的迫切要求。过去档案只是为政治服务，档案 部门普遍只重视文书档案，而忽视了其他门类的档案，随着我国经济增长的步伐加快，科学 技术的蓬勃发展，就要求档案人员从以前的单项门类向现在的多元化门类发展。系统地将档 案收集、整理，保管等以适应各类部门的要求，要完成这些复杂，繁琐的工作，没有档案电 子信息化建设是不可想象的。
1.2 改变观念，适应发展需求

长期以来，我们的档案工作都存在“自我封闭”“坐等上门”的被动应付局面。在市场经济 体制的要求下乡档案工作人员必须在思想上转变传统的“坐等”观念，通过对档案信息资源 的推荐，提示引导人们对档案的利用，这也是档案事业发展变化与市场经济体制完善的必然 结果。时代的发展，要求档案工作人员转变观念，创新工作内容，主动出击，实现对档案的 利用职能。
2 电子信息时代要求全面的档案工作人员
2.1 充分认识时代变化

面对新的形式，认识潮流，顺应潮流是21世纪档案工作者应当具备的素质。要想顺应潮流，  学习和实践是必不可少的。进入21世纪信息技术迅猛发展，并且被广泛应用档案信息化建设 是档案事业适应时代发展的必然选择。当今社会是信息化的社会，信息量大且种类繁多，这 就需要充分提高其效率。档案工作与信息化结合，必然涉及到计算机技术，系统科学等，具 体来讲就是将不同领域，不同时间的各类信息，技术等信息资料收息，整理、鉴定、编目、 编研等，再将这些存贮的信息通过网络来联网，沟通。通过畅通的信息交通，提高档案工作 的效率，从而实现其价值的最大化。
2.2 档案管理的新要求

随着信息化程度的不断提高，网络的普及人们开展各项工作将不再受时间、地点的变化。这 些也必然会给档案工作人员带来新的要求。如文件的起草、签发、归档等过程都会在计算机 中进行，档案也会以电子文件的形式而被普运用。这同以往的纸质档案有着明显的不同。再 有，以前的档案工作比较封闭，馆际之间，档案专业与其他专业之间的联系还很不够，随着 社会主义经济建设的发展，技术革命的蓬勃发展，新学科的层出不穷，档案的门类也不断扩 大。己知的知识加速老化，未知的东西接踵而来。
2.3 努力学习新知识

在新业务比重不断增加的情况下，就要求档案工作冲破以往的封闭状态，加强馆际之间和其 他专业之间的联系。很多信息都来自各自不同的系统档案中，因此要把这些档案信息综合地 提供出来，给广大的信息利用者，这又不可必免地要通过网络化来实现。这些具体要求最终 都必须落实到作用于信息化系统中的人。这就要求我们的档案工作人员积极迎接挑战，努力 学习和运用科学知识和科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，推动档案信息化建设 ，以实现跨越式发展。
2.4 注重日常档案积累

档案的重要性在于它所提供的信息资源。信息材料收集工作的好坏，直接影响到档案立卷工 作的质量。信息材料的收集工作，不能靠年底或阶段性地突击收集，要抓平时。这就要求我 们档案工作人员在日常工作中重视信息材料的动态。有些材料若当时不收集完整，事后是很 难补救的。只有收集齐全、收集及时，档案信息才能被有效地开发利用。
3 电子档案的重要性
3.1 加工电子档案

档案部门保存了大量的档案资料，其中蕴藏了丰富的知识和经验，这些都是国家和社会的财 富，要想档案信息资源不被浪费，就必须根据现实的需要，系统有序及时地开发出来，使档 案资料为社会的发展服务。在对利用者提供档案之前，对档案进行纵向和横向的深加工，形 成高品质的不同层次的档案信息产品。使档案从零散状态变为系统、有序，使其中的信息能 够被揭示出来，使需求者不仅对档案信息有一个总体的系统的概念，而且还能在需要时了解 档案所包含的详细内容。
3.2 要建立数据库

建立各种形式的数据库，以适应档案信息资源的开发和利用。还应该建立档案信息资源网络 ，逐渐疏通档案信息的传播渠道，最大限度满足社会的信息需求。要建立数据库资源网络等 这些现代化的管理，应用手段就对我们的档案工作人员提出了更高的要求。主要表现在: 硬 件、软件、存贮、检索、网络等多方面的要求。计算机及其相应应用软件的使用是最基本的 要求。
3.3 实现网络化管理

现在国内有一定规模的档案馆都已基本实现了网络化，用户可以通过互联网查询和利用档案 信息。这些新的服务项目看似简单，实际上需要我们广大的档案工作人员在幕后进行诸多的 准备工作。这需要将计算机技术、通信技术、传播技术集于一体，通过强大的功能，灵活的 输入输出方式表现出档案的内容，比从前的档案利用更具有直接详尽、方便灵活、适用广泛 、处理能力强、分类清晰等特点。总之，在档案管理信息化的过程中，档案工作人员应该本 着让人们利用好档案资源，让社会产生经济效益的原则，顺应时代的要求。
4 发挥电子档案的作用
4.1 主动为社会服务

在市场经济的条件下，档案工作人员不应只是被动提供服务，完全可以将一部分注意力放到 开发档案信息资源土来，也就是在借阅过程中引导档案利用者，可以通过在有限范围内的推 荐、提示、有组织、有目的地引导利用者进行档案的检索与利用。这是社会主义市场经济体 制建立和发展的必然结果，这就对档案工作人员转变观念和工作内容提出了新的要求。在思 想上转变原来的顺应意识，要形成信息时代具有的超前意识，及时学习和分析新的信息资料 ，形成新的超前预测，主动提供信息资源。
4.2 改变服务方式

在服务方式上，改变被动适应，需要什么、我找什么，要主动出击，形成引导式，你要我给 找到的最佳服务状态。现代化建设的高速发展，要求我们能调动社会的一切积极因素为现代 化服务。档案信息资源也不能被浪费，必须根据现实的需要，系统有序及时地开发出来。因 此在信息资料的编研过程中，①要寻找与市场经济接轨最密切的点，体现实用性、综合性、 灵活性的特点，充分考虑到信息利用者的需要。②建立自己的信息产业中心，实现资源的开 放性。变被动为主动进入市场的大趋势，要求我们档案工作人员起点高、思维新、资质好。 既要有广博的学识和敏锐的洞察力，又要有归纳、分析、综合能力，善于总结出规律性、本 质性的东西。将档案信息开发与市场经济需要有机结合起来。及时掌握利用者心理，实现档 案利用最大值。
4.3 要遵循电子档案管理的国际惯例

随着经济全球化的加入，以电子、信息技术为龙头的高新技术迅猛发展，世贸组织的加入， 发展的步伐将越来越快，我们与国际的同行业务往来也是日趋密切。俗话说:“没有规矩、 不成方圆”。按照标准规范的法规办事，也就成为实现档案工作人员推行档案信息化建设的 可靠保证。今后，我们将逐渐按照国际档案工作的惯例和通行规则处理业务。没有这些规范 就不可能有档案信息化建设的统一管理形式、操作规程等，不能规范各自为阵的状态，档案 工作是做不好的。因此，作为档案工作人员，只有认真地执行这些规章才能保证档案信息化 建设工作顺利进行。档案工作人员应该努力做到既符合档案工作的惯例做法，又满足信息化 过程的特殊要求；既能通国际用，又具有自己的特色；既适应实际发展的需要，又具有广阔 的拓展空间。
［参考文献］
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［2］ 杨薇.医院电子文件的管理与利用［J］.江苏卫生事业管理，2006，(6).
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