档案结构的数学模型异化及其意义

(呼伦贝尔市委办公厅，内蒙古 呼伦贝尔 021008)
摘 要：文章针对“文件运动过程中的跳跃”现象，对一般情况下的档案结构基本模型A=F(C+I)的异化及其意义进行了分析和探讨。
关键词：档案结构；A=F(C+I)；数学模型异化
中图分类号：G270  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)06—0160—01

档案的结构是一个比较复杂的问题，而且随着档案实践的发展日趋复杂，尤其电子文件的出现，使得档案信息与载体既可合二为一，又可一分为二，因此档案的构成也必然要考虑到档案的信息和载体两个方面。我们可以将其归纳为：A=F(C+I)。其中，A代表档案，C代表文件的载体，I代表文件载体所承载的信息，“+”表示文件载体与文件信息之和。F是档案工作者赋予文件载体和文件信息的整理行为，即整理的原则和方法。以上公式告诉我们，档案是我们按照特定的原则将文件的信息和载体进行有效组合生成的物质。A=F(C+I)概括了一般档案室和档案馆的纸质档案的结构关系，它具有普遍的适用性，但它也可以出现以下几种异化形式，并且与档案工作实践中的特殊情况相对应。
1 A=(C+I)

即在特殊条件下，没有经过任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成为档案，而不能再将它们称为文件。尽管没有经过整理的文件不是“典型的、科学意义上的”档案，但毕竟还是档案，而且在档案实践中也是可能出现的。例如，档案征集是档案收集工作的组成部分，档案室和档案馆征集到的零散文件，虽然它们没有经过必要的整理，我们依然将它们称之为档案。档案的征集虽然在档案的收集工作中不占主流，但却是档案馆的经常性的业务活动，以至于大多省级档案馆都设有专门机构来进行档案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)异化后的特殊形式，也对应着一定的档案实践活动。在何嘉荪教授和傅荣校博士合著的《文件运动规律研究》一书中，将这一现象概括为“文件运动过程中的跳跃”现象。其实这一现象在以往的档案学研究中一直没有给予科学解释。在档案学教材中，我们一方面强调文件转化为档案的三个必要条件，必要条件之一就是没有经过整理的文件不是档案，另一方面又认为文件一经归档进入档案室和档案馆就成为档案，那么征集到档案馆、室的零散文件没有经过必要的整理，我们将它称为档案呢，还是文件呢？如果依照必要条件判断，它未经整理是文件，可是它又是档案馆的日常业务之一，而且我们将这项活动不叫做文件征集，而称为档案征集，在档案学教材中也将这部分内容设在档案工作的收集环节讲授，因此形成悖论。我们给出的档案结构模型的异化形式可以给它适当的解释。
2 A=F(C+X)

A＝F(C+X)是档案结构模型的另一种异化形式，即在文件形成档案的过程中侧重于考虑文件载体，而淡化其中信息之间的有机联系及其表现形式（信息I异化为X)，这种现象在现实的档案实践中也时而显现。例如：织布厂的样品室中的产品样本，其本身就具有档案的性质，它以实物的形式记录企业的产品开发和生产活动。据笔者调研，甚至有不少企业干脆将布的样本裁减成照片大小装入相册保存在档案室中，将其视为样品档案。如果将这些布的样品视为档案，样品中的信息就已经发生了异化，它不再是一般意义上的文件信息，其中信息的表现形式既不是文字的，也不是图表的，甚至也不是声相的，但是这些样品仍然具有档案属性。其实这些样本与开发它们时所形成的产品档案相互对应，换言之，二者所含的信息尽管表现形式不同，但实质上具有同一性，它们是以不同的信息形式表现同一个产品的信息，共同记录和反映企业的产品开发和生产活动，应该说二者所包含的信息具有内在的必然联系，但是对样品“档案”和产品档案却采取了不同的整理方式，且分别保管。这种情况属于重视载体的特殊性，淡化信息之间的有机联系。此种情况在档案工作实践中绝非个别现象，档案室和档案馆中将不同载体的档案淡化它们信息之间的相互联系，各自整理分别保管习以为常。特殊载体的档案尤其是实物档案往往需要特殊的整理方法，同时形成它们的特殊结构。
3 A=F(X+I)

A＝F(X+1)与以上讨论的问题相反，即重视档案文件信息的结构而淡化文件的载体。当我们对档案的处理重点针对它的信息，而很少关注它的载体形式时，则档案结构的模型异化为A=F(X+I)（此时载体C已经异化为X）。这个表达式最为典型的现实意义是我们目前最为关注的虚拟档案和档案的虚拟整理。在虚拟档案和档案的虚拟整理中，整理的对象主要是针对文件的信息，使之能更好地适应人们的需求，至于电子文件的载体，在文件脱机保管以前，其载体只具有技术方面的意义，几乎与整理没有关系。电子文件即使是脱机以后，它的整理保管与纸质文件的整理原则也不会完全一致，甚至大相径庭。

值得注意的是，对电子文件的整理由于主要是针对它的信息而忽略其载体，所以整理的原则和整理以后所形成的档案结构（信息结构而非实体结构）都将发生重大变化。历史性原则（即按文件的来源、内容、时间和形式等建立的文件之间的历史联系）和逻辑性原则今后会成为电子文件整理并重的两大原则，由此引发电子档案的结构也必将突破纸质的实体档案结构的固有模式。例如，根据“电子文件真实性的永久保管国际研究项目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的电子文件构成要包括：载体、内容、物理和智能格式、活动、人员、档案链、背景等7个基本要素［1］，与传统的纸质文件相比，显然文件的微观结构发生了重大变化。从宏观上讲，传统的全宗也不一定再是档案结构中的最高层次。美国档案学者塞缪尔斯(Samusls)提出的“文献战略”应用于传统的档案实践中显然是困难的，但在电子文件领域的应用前景是乐观的。塞缪尔斯(Samusls)的“文献战略”观念对传统的档案的收集、整理、鉴定、检索以及档案的结构形式等方面从理论到实践都将产生深刻的影响。
4 结语

综上所述，A=F(C+I)概括了一般情况下档案结构的基本模型，F表示使文件转化为档案的手段、方法和原则，它具有明显的时代特征。档案的实体整理从最早的序列原则到事由原则、来源原则、历史性原则以及电子文件出现以后各国档案学者提出的新的原则和方法，都是对F的时代特征的注释，我们应该相信，随着档案实践的发展，F还会有新的含义。另外，F与文件的载体C和文件信息I明显存在对应关系，文件的载体不同（往往表现为I异化）整理的原则和方法也不同；同理，当载体C发生异化，只对文件的信息I进行整理时，也应该采取新的整理原则和方法。更值得注意的是，F、C、I中任何一个要素的变化都会直接影响到档案的结构，因此，不同文件载体和不同文件信息表现形式的档案实践将会直接导致档案结构的多元化。

对档案结构较为系统的研究，目前尚未引起档案界应有的重视，成果较少，将档案结构模型化就更显得困难，本文仅作为对该问题的初步探索，抛砖引玉，希望得到档案界同仁的批评指正。
［参考文献］
［1］ 冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2001.