总办公室各项规章制度

 
总办规章制度

一、     文件规范制度

1、          大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓等，一律统一为“海天大厦”或“大厦”不得使用其它称谓。

2、          海天大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓、会议排座等，凡涉及到依次罗列各部门的，均按下列标准称谓和顺序排列：总经理办公室、财务部、人力资源部、餐饮部、康乐部、房务部、营销部、采购部、动力工程部、管家部、保卫部。

3、          海天大厦所有文件，凡需呈报总经理的，均需按文件类别，填写相应的文件处理表格由总办呈报。（表格见附件）

4、          文件编号规定：以海天大厦名义发放或存档的文件，编号为：海天大厦（   ）年经字第（  ）号。部门之间可以互相使用工作联络函。

二、    档案管理制度

1、          随时收集各部门办理完毕的文件，按类别分类存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。

2、          文件整理原则：

（1） 在档案夹里按类别清楚的标明文件内容，对每一份文件都清楚的注明它归入的档案类目。

（2） 归档注意整洁，归档前先把资料进行分类，把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目的查找。

（3） 立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。

（4） 及时在电脑里做好文件的存档记录，以便于查找。

（5） 每天都进行清理归档，以资料堆积。

（6） 每年全面整理一次档案，及时将不必要保存的材料列清单交领导批准后进行销毁。

（7） 熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度。

3、          在档案文件装订前，要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书面材料，要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件；案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔字或钢笔字书写，字迹端正。

4、          根据卷内文件之间的联系，进行系统排列、编号、编制案卷目录。

5、          注意做好保密工作，档案柜要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6、          每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

7、          对于已失去作用的档案材料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后方可销毁。

8、          销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

三、    档案文件借阅规定

1、          借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件必须经过大厦总经理批准后方可借阅。

2、          重要文件不能借出，只供在总办阅读；一般文件及资料可借出。

3、          借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借，需办理再借手续。

4、          借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。

5、          借阅档案归还时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

6、          外单位借阅档案，应执有单位介绍信，并经总经理批准后方可借阅，但不能带离总办。

7、          外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄的材料要进行审查、签章。

四、    车辆管理制度

1、          出车制度

（1） 驾驶员出车前必须认真检查车辆状况，自检本车确认技术性能良好，方可出车。

（2） 客人上车后，要检查车门是否关好（有行李的要检查行李是否放好，尾盖是否关好，如行李多尾盖不能关合，除了检查行李是否摆放牢固，还要提醒客人注意看好行李，以免中途丢失）。

（3） 行驶中，如遇赶时间，司机不能违反行车速度规定而超速行驶，以免出现意外。同时要向客人或内部经办人解释（不违反规定，在可能的情况下应满足客人的要求）。

（4） 在途中，如总办电话召车，应马上向总办报告车辆所在位置和现在工作任务的完成情况，在完成现有的任务后，应立即按总办提供的地点、联系方式，驱车去完成新的任务。

（5） 行驶中，如发现车有异常，应马上停车检修，如不能解决，应即电告总办讲明情况，由总办决定是否派车救助。

（6） 收车后，清洗车辆，检查车内是否有遗留物品，然后把车开回停车场放好，关窗落锁。

2、          车容标准

（1） 全车外壳完整无损，车身漆皮光亮，无浮尘、无油污、无泥水痕迹，前后挡风玻璃无破损裂痕，玻璃明亮，电镀件光亮完整，轮胎及装饰框清洁、完整。

（2） 车厢内无浮尘杂物，脚垫齐全无脚印，头垫椅套平整清洁，不缺不破，每三日需更换清洗一次。

（3） 车厢内不得放置私人杂物（书报、杂志、饮料、衣物、玩具等），不得放置装饰品及迷信用品，不得张贴任何宣传广告品（“禁止吸烟”标志除外）。

（4） 引擎无浮尘无油污，行李箱整齐清洁，不能放任何物品在行李箱内，车辆日常需用的清洁物品应按标准放置。

3、          司机仪容标准：

（1） V.I.P.司机执行任务时，应穿酒店配备的礼宾制服，制服要平整，不得起皱，衣扣齐全，肩章完好；

（2） 穿着礼宾服时，配戴肩章、白色手套，戴大沿帽，衣着整洁无异味。

（3） 不准缠袖，不准卷裤腿，不得在公共场所吸烟或吃东西。

（4） 按酒店对员工的仪表要求梳理整齐。

（5） 在接待宾客前24小时不能吃异味食品以保持口腔无异味。