高校基建档案管理现状分析与对策

(郧阳医学院综合档案室，湖北 十堰 442000)
摘 要：文章详细分析了基建档案的特点，指出了当前高等院校基建档案管理存在的主要问题，并从建章立制、坚持“三个同步”、严把归档审核关、加强业务沟通交流、做好价值鉴定等八
个方面提出了解决问题的办法。
关键词：高等院校；基建档案；现状；对策
中图分类号：G275.3  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)05—0100—02

近年来,随着高校扩大招生，全国各大高校相继开展了大规模的基本工程建设活动。征地、拆迁、扩建、旧房的维修、改建，一系列的基本建设活动，形成了越来越多的基建档案资料，这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分，它不仅记录了一所学校建设发展的历史轨迹，更是筹划未来发展规划的可靠依据。基建档案作为一个相对独立的档案门类，其较高的现实使用价值已越来越受到重视和利用。如何做好基建档案的管理工作也日渐引起人们的关注与思考。
1 基建档案的特点
1.1 成套完整性

成套性是基建档案的一大主要特点。时间上的延续性和内容上的承接性是鉴定基建项目档案完整齐全的两个重要特征。一套完整的基建项目档案，其内容一般包括四部分：依据性文件材料、基础性文件材料、施工文件材料与竣工图及竣工验收文件材料。
1.2 专业性较强

基建工程是有着固定程序的系统工程，其进程涉及到计划、勘察、设计、施工、监理等诸多部门及土建、材料、安装等环节，每一步骤每一环节都有其专业上的规范要求，专业性非常强。
1.3 现实使用性较强

高校基建档案承载了高校进行基本建设活动所形成的大量的真实的方案及图表信息，在高校的生产、建设活动中发挥着巨大作用。它在房屋新建、改建、扩建、维修及地上、地下管网勘测、维护、解决土地纠纷等工作中起着重要的不可替代的作用。
1.4 形成周期长

一个工程项目从筹建到竣工要经过计划、立项、设计、施工、竣工验收等环节，点多、面广，难度大，往往需要一年以上甚至更长的时间，给收集工作带来一定的难度。
1.5 涉及部门多

从外部关系看，它涉及计划、土地、园林、消防、环卫等部门，对内涉及基建、财务、审计等部门，这样涉及多层次、多部门的档案类别，可想而知其管理难度也较大。
2 高校基建档案管理现状分析
2.1 收集难度大

基建档案收集难是众所周知的问题。由于基建档案具有成套性、专业性、形成周期长、涉及部门多等特点，使基建档案的收集工作具有相当难度，另外基建档案的相对物除了我们所能观察到的地面以上的建筑物以外，还包括隐蔽工程、地下管网等，这些工程多隐藏于地下或墙体内，具有不可见性，这种不可见性往往导致相关档案收集时的疏漏或缺失。
2.2 归档文件材料质量不规范
2.2.1 文件材料中“三色笔”现象严重。由于缺乏档案意识，在工程文件编制过程中，工程施工人员，技术人员为了图方便，随意使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写，这些不耐久字迹会随着时间的推移磨损脱落，扩散褪变，不利于基建档案的保存和利用。
2.2.2 信息记录不够完整、准确。有的材料和图纸不注明日期，有的有日期却无原始签名和印章。有的图纸甚至连工程名称都不能准确表达，令人难以分辨。
2.2.3 归档文件材料中存在大量复印件。原件是基建工程档案作为凭证最有力的依据，虽然是同样的内容，原件与复印件的利用价值却有天壤之别。特别是一些具有凭证作用、法律效力的关键文件若不追究其原件去向而听之任之将复印件归档，则既不利于档案的长期保存，更为今后的利用造成不必要的麻烦与损失。
2.2.4 竣工图编制不规范。竣工图是工程施工结果在图纸上的反映，是真实的原始记录，也是工程竣工验收及日后维修、改、扩建的重要依据。竣工图编制不规范主要表现为：用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况；图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位；更改的符号与说明不符合标准要求；没有加盖竣工图章等，这样的竣工图与实际建筑物有所出入，图实不符，竣工图就会失去其应有的价值。
2.3 归档整理不规范

由于基建档案的专业性很强，对档案工作人员的素质要求很高，不仅要求档案人员具备档案专业知识，还应具备相当的工程建设专业知识。但由于客观原因，多数专职档案人员往往缺乏工程建设方面的专业知识，对基建项目的基本程序不甚了解，对基建档案信息的来龙去脉认识不清，分不清哪些资料重要哪些资料不重要，在接收档案时对文件材料心中无数，交多少收多少，收多少整理多少，从而严重影响了归档整理质量。特别是那些较为复杂的图纸，在进行分类整理时甚至出现张冠李戴的错误，把此工程项目的图纸放入彼工程项目之中，严重影响了基建档案的成套性、完整性、准确性。
2.4 提供利用方式单一

目前高校基建档案的提供利用，除了电话查询有关情况和数据以外，多为上门借阅原件利用。这种利用方式虽方便了利用者，最大限度发挥了基建档案的实用价值，但从保护档案的角度来说则存在很多弊端，对档案原件(特别是图纸原件)的频繁使用会导致原件破损严重，字迹磨灭褪色。更有甚者，由于基建项目的周期长，且很多图纸原件须带到施工现场使用，辗转多人，可能到项目完工时原件已不知去向。
2.5 档案部门与基建部门缺乏沟通与合作

档案部门不能主动指导、督促、协助基建部门进行档案的收集、管理工作。而一些基建部门档案意识淡漠，出于方便工作考虑，不能主动上交基建文件材料。另一方面从专业角度来讲，档案人员虽具备档案专业知识，但缺乏工程建设方面的知识，不熟悉基建项目流程，而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的
基建工作经验和专业知识，但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视，双方各有所长却不能互通有无，缺乏沟通与交流，导致基建档案的收集归档工作存在很多缺陷和漏洞。
3 对策思考
3.1 广泛宣传，提高认识，建立健全基建档案管理制度

基建档案在学校的建设发展中时刻发挥着其独有的、不可替代的作用。档案部门应不失时机，大力宣传基建档案的重要性，以引起各级领导重视和全体职工的关注，使大家都来关心、支持基建档案的收集归档工作。应专门制定《基本建设档案管理实施细则》，从管理体制、各方职责、档案材料的形成、归档质量要求、基建档案经费、归档验收及归档时间等方面做出明确规定、做到有章可循，有法可依。
3.2 坚持“三个同步”，建立提前介入、全程管理机制

对基建档案的收集归档应一改传统的事后收集模式，建立提前介入、全程管理机制。档案人员应从工程立项、招投标开始提前介入建设工程，切实了解工程进度，掌握第一手资料，做到心中有数。严格保证工程立项与建立基建档案同步，工程建设过程与竣工材料的积累、整编、审定工作同步，工程交工验收与档案验收同步。〔1〕建立事前介入控制，事中监督检查，事后严格把关的全程动态管理机制，以保证基建档案的完整、准确、可靠。
3.3 加强业务培训，注重档案人员知识结构优化

有关主管部门应加强档案人员的业务培训，鼓励档案人员加强学习，提高自身修养。除常规的专业培训外，要特别加强现代化管理知识的培训，对档案专业以外的其他相关学科应广泛涉猎，掌握。档案人员必须不断调整知识结构，学以致用，不但要了解基建专业基础知识，及基本的识图、制图知识，还要熟悉基建工程业务流程、归档范围、分类原则及学校基本建设现状及长远规划等。
3.4 档案部门与其他有关部门加强沟通，知识互补

长期以来，专职档案人员对基建业务工作不够熟悉，又不参与具体工程建设的全过程。为了弥补这一缺陷，档案人员与基建工程管理人员，施工技术人员应加强沟通与交流，不耻下问，主动了解每一份文件材料的作用，来龙去脉，并主动积极地指导和协助他们进行基建档案的收集、积累工作，以达到知识互补，确保归档文件材料的质量。
3.5 严把归档审核关

在建设工程文件归档前，工程技术人员与档案人员应严格把关，认真审核，把不合要求的文件拒之门外。主要审文件是否为原件，文件的签名、盖章手续是否完备，文件的内容是否填写完整，文件中数据是否存在涂改现象，文件是否存在“三色笔”现象，竣工图编制是否规范等，〔2〕确保归档文件的真实准确。
3.6 多角度，多层次开发基建档案信息资源

档案部门应对基建档案的借阅利用情况进行分析、总结，有针对性地开展介绍性和参考性编研工作，如介绍基建档案的库藏情况，利用范围等。可编制基建工程项目介绍，对查考利用率较高的信息点如工程名称、工程许可证号、施工单位、开工日期、竣工日期、竣工面积、楼层、高度、结构等内容，以建筑物为单位
，逐一从档案中提取并汇编成册，供有关部门参考使用。〔3〕
3.7 开展基建档案价值鉴定工作

高校大规模的基本建设活动，产生了越来越多的基建档案。随着校园规划的调整变化，有些基建档案对应的建筑物实体早已被拆除，而其档案却因保管期限未到继续占用库房，成为毫无利用价值的档案，这种情况在各大高校多有存在。因此，积极开展基建档案的价值鉴定工作大有必要，档案人员应本着主动、认真、负责的态度对这一部分档案进行价值鉴定，果断做出剔除销毁决定。
3.8 在保管利用方式上加以改进

可借鉴文书档案立卷改革的先进经验，仍以建筑物为单位按内容分别组卷，但不装订。传统的基建档案立卷方式，以卷为单位装订成册，不仅会损伤档案原件，而且不方便借阅利用。案卷不装订，但在每一件的右上角均应盖上档号章，标明其年代，卷号、件号，这样既避免损伤档案原件，又方便了借阅利用和今后的插卷工作，保证了档案的安全。另外可对那些利用率较高的图纸实行双套制，一套用于保存，一套用于借阅利用。
［参考文献］
［1］ 冯映云.加强高校基建档案管理之我见［J］.内江科技，2007,(4):34.
［2］ 颜梓森.建设工程文件的归档审核［J］.中国档案，2003，(9)：20.
［3］ 谭鸿雁等.充分认识高校基建档案的特点［J］.兰台世界，2005，(1)：27.