浅谈档案信息化管理

(乌兰察布市军事干休所，内蒙古 乌兰察布 012000)
摘 要： 文章介绍了档案信息化管理 的优势、存在的问题、现状，提出了档案信息化的实现步骤及保障措施。
关键词：档案；信息化；管理
中图分类号：F239  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2010)02—0149—02

档案信息化管理是一个具有重大战略意义、体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。近年 来，笔者对所在单位乌兰察布市军事干休所的档案信息化管理方面进行了探索和实践，在此 谈一些自己的看法。
1 档案信息化管理的优势
1.1 空间优势

传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大, 需要较大的档案室 进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现, 这些存储介质体积小、 容量大, 仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而 易见的。
1.2 维护优势

在传统档案管理方式下,每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电 子文档后定期或随时归档,并按事由进行分类,便于用户查找利用,既可以避免文件漏归,保证 归档率和完整率,也更加方便、快速、及时,提高了档案管理的维护性。
1.3 利用优势

在传统档案管理方式下,档案的检索、查询都要靠手工来完成,手续繁琐，程序复杂,给档案 利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引,还 可以编制多角度、全方位的检索工具,检索、查询信息更加方便迅捷。
2 档案信息化存在的问题
2.1 档案管理观念落后，开放意识与创新意识淡薄

目前, 档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用” 的思想, 存在着“ 等、靠 、要” 、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念, 还存在着闭架 借阅、你查我调等做法。现代信息社会日新月异, 新技术及相关学科理论的不断 渗透, 使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。这些情 况和问题, 特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐, 已成为制约档案管理发展的重 要因素。
2.2 新时期档案管理面临着严重经费问题

众所周知, 档案信息的数字化、网络化, 管理服务的现代化, 已成为当前档案事业发展的方 向。档案管理要赶上时代的步伐, 就必须不断更新设备和技术等问题。为此, 各单位就得花 大量的人力、物力、财力去解决这些问题。但由于设备不断更新换代, 长期以来各单位的档 案部门不可能单凭政府拨款就可解决事业经费不足的问题。特别是现在政府拨款显得极其 有限, 经费问题成为制约档案管理发展的又一因素。
2.3 档案保密和档案安全受到挑战

信息网络不断深入各个领域。网络环境下, 影响档案保密和档案安全的因素主要有：①人为 因素。档案部门档案安全意识和保密意识不强, 往往在自己的档案网页上随意发布信息, 对 发布的信息缺少严格的审查和管理。②技术问题。当前电脑病毒” 瘟疫” 横行, 又加上黑 客的恶意攻击, 使得档案信息的安全和保密受到威胁, 这些势必引起我们的高度重视, 并加 以研究解决。
3 档案信息化的建设现状

目前，我国各企事业单位的档案部门虽然都已陆续开始着手档案信息化建设，但由于历史原 因，档案部门所收藏的档案基础差，案卷质量不高，且档案信息化工作统一标准尚不全面， 只是仅仅局限于某个领域或某个专业系统，加上单位自身或多或少存在的种种原因，因此档 案信息化的建设，其实也就成了“各自为政，百花齐放，百家争鸣”的局面了。如何严格规 范档案信息化的基础标准并加大推广力度，已成为档案信息化建设过程中的重中之重。

特别是客户需求、人员配置、资金储备等方面的原因，将某一个单位的全部馆藏信息进行信 息化处理是不太可能实现的。只有在遵循“价值性、实用性、精练性、特色性”等原则的前 提下，选择性地将部分馆藏资源进行信息化，才能逐步建立起具有自身特色的档案利用服务 体系。
4 实现档案信息化管理的步骤

在计算机技术和网络技术应用档案管理工作的过程中,受工作对象、技术条件、环境因素、 人员习惯、观念等因素的影响,应结合实际，有计划有步骤地实施。笔者结合多年的实践经 验，认为档案信息化管理必须循序渐进,分步推广。
4.1 建立信息化归档规范流程

结合传统档案的管理方式，建立信息化归档的规范流程。即从档案的形成、使用、归档 建立信息化的归档规范流程，从而确保归档的电子文件不至于处于无序状态，也为档案信息 化管理系统打下良好的基础。
4.2 利用计算机辅助档案管理阶段

按照“价值性、实用性、精练性、特色性”的原则，先使档案目录信息数字化,其标准是 建立档案目录数据库及文档数据库;再进行档案全文信息的数字化,可以采用扫描录入方式将 档 案全文按原貌逐页存贮为图像文件并为其编制目录索引或是采用文本格式存贮档案内容。这 样辅之以全文检索、档案目录数据库检索两种不同方式,改善了落后的传统档案的检索、统 计和利用等管理模式,开发了档案信息资源,保护了档案原件。
4.3 电子档案阶段

电子档案阶段是一项系统工程, 包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入 、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日 常工作每天都要产生大量的文字档案, 需要进行录入、保管,因此该系统应采用双服务器、 磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时, 为了提高利用 率, 还应设置适当的档案查询系统, 通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的 。此外, 还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目 录管理等, 从而在机制上提高机关信息共享能力。

在电子档案管理系统充分衔接的问题上，笔者建议在查询接口程序中增加查询档案资料功 能, 实现与现有的财务系统、0A系统、人事管理系统的无缝集成。
5 实现档案信息化管理的保障措施

档案信息化管理不仅仅依靠计算机技术实现，还需要运用多种学科知识、多专业配合、多部 门协作、多环节配套的复杂系统工程。因此, 我们还要从多方面努力,做很多实际工作, 才 能保障档案信息化管理工作的顺利实施。
5.1 制定政策法规

档案信息网络建设需要改变传统工作管理模式，动用大量人力、物力和财力，牵涉各方面的 力量和利益，因此，其建设过程中必然衍生新的权力关系，遇到新的利益矛盾，产生新的管 理问题和社会问题，对此，必须有充分的准备，并采取相应的政策法规措施加以引导、规范 ，为网络建设提供良好的政策法律环境。档案网络建设的组织管理者必须从实际出发，对已 有的政策法律加以研究，根据实际需要增加补充、及时调整，逐步完善档案信息网络建设的 政策法规体系，确保网络建设的健康发展。
5.2 建立工作机构

作为一项庞大的综合性工程，档案信息网络建设需要通过一系列工作机构来推进实施。因此 ，设置高效率的工作机构，设置其职能，协调其工作，是档案信息网络建设组织管理的一项 必要举措。根据档案分析的任务，其工作应该包括网络建设的组织管理机构、网络工程的设 计建造机构、网络信息管理服务机构、信息技术研究开发机构、教育培训机构等。
5.3 培训专门人才

档案信息网络建设过程中，人力资源是关键的因素。网络建设的高技术性对参与该项建设的 成员提出了较高的要求。制定教育培训计划和组织相关人员培训，是提高网络建设人力资源 附加值的重要举措，也是保证网络建设顺利开展的前提条件。
5.4 开展宣传工作

开展宣传是优化档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效 的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念、步调上的一致，为工程建设营造 良好的人文环境。宣传工作的方式和内容多种多样，如发布档案网络工程进展的简讯，举办 档案网络建设方面的讲座，刊印档案网络建设的宣传材料。
5.5 加强安全防范

①采用先进的信息安全技术。实践证明: 无论是信息系统的安全还是信息资源的安全, 技术手段都是最基本、最有效的防护手段 。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。②对 信息资源采取安全防护措施。包括采用加密技术确保电子档案内容的非公开性，采取身份验 证 对访问档案数据库的用户进行身份验证, 防止无关人员进入系统对文件或数据进行访问。采 取防写措施，将文件设置为“只读”状态。在这种状态下, 只能从计算机上读取信息, 不能 对其做任何修改；采取签署技术。证实该文件确实出于作者, 其内容没有被他人进行任何改 动。③要建立完善的安全管理制度。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档 、 保管和利用等各个环节, 都有信息更改、丢失的可能性。这种更改、丢失并不像纸制档案那 么容易发现。因此, 电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施, 从每一个环节解决信 息失真的隐患。
［参考文献］
［1］ 盛年红. 档案信息化管理的必要性［J］. 机电兵船档案，2007，（5）：45～ 46.
［2］ 张琼. 档案信息化管理的创新［J］. 消费导刊，2009，（6）：135.
［3］ 朱少华. 实施档案信息化管理需要把握“ 四个环节”［J］.山东档案，2006 ，（5）：35.