如何利用计算机辅助期刊排架

(河北外国语职业学院，河北 秦皇岛 066311)
摘 要： 文章介绍了使用计算机的Excel和Word等程序对中外文印刷型期刊进行最科学、最简 捷、最实用的综合排架，使读者在阅览室内能够用最短的时间、走最短的路程、以最快的速 度和最小的误差将所需期刊取出来和放回原处，在具体工作中具有实用价值。
关键词：计算机；印刷型期刊；期刊排架；开架阅览
中图分类号：G255  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2009)15—0122—02

随着科学技术的发展，连续出版物即期刊的载体形式呈现多样化，有网络版、电子版、印刷 版、缩微制品等等，各种载体各有其优缺点。网络版和电子版的期刊，必须借助计算机才能 阅览，同时在视觉上不如印刷版的效果好，另外它也是动态的，到目前为止，电子和网络版 期 刊的长期保存问题还没有从根本上解决。缩微制品也要借助放大设备才能阅览。而纸制印刷 型期刊具有内容丰富、实效性强、信息量大、携带方便，视觉效果好等特点，身受广大读者 的喜爱，是图书馆馆藏中一种非常重要的信息资源。它同时又具有能长久保存的优势，故印 刷型期刊在相当长的一段时间内还会继续存在。如何借助最新的信息技术，科学地管理印刷 型期刊是当今期刊管理的一个重要课题。笔者就标准化、网络化条件下，如何利用计算机中 的Excel和Word等程序对中外文印刷型期刊进行最科学、最简捷、最实用的综合排架法谈一 谈自己的做法，使读者能够在现刊阅览室内用最短的时间、走最短的路程、以最快的速度和 最小的误差将所需期刊取出来和放回原处。
1 期刊的综合排架法

期刊排架方法的科学性，决定了期刊管理的科学性。任何一个图书馆的期刊架上的众多期刊 ，都是按照一定顺序，便于查找的方法进行有次序排列的。其排列方法多样，最常用的方法 有分类排架法、刊名排架法、固定排架法、代号排架法等等。河北外国语职业学院图书馆的 现刊单装本是按 照中图法分类、刊名、代号等几个与期刊信息相关的排架方法整和在一起综合考虑进行排架 的。其分类是依据《中国图书馆分类法》第4版进行的。对于现刊来说，每种期刊的中图刊 号是相对固定的。首先按照中图刊号进行分类排架，依次按照刊名首字的顺序排架，再给每 种期刊一个相对固定的代号。这种综合排架的方法既方便馆员管理，也便于读者从专业角度 全面了解本专业最新的信息。这种排架方法一般不会造成混淆，而且排架标识简单，只有排 架号的数字组成。对于过刊来说，读者往往要求在大量的期刊文献中准确快速的获取针对性 的文献。所提供的信息都是关于期刊的刊名及卷、期、年的信息，从方便读者的角度考虑， 过刊除了按上述综合排架法外，还应该按照期刊的卷、期、年等信息依次排架，才能使读者 准确地、快速地从架上查到所需的期刊。
2 计算机辅助期刊的综合排架实例

期刊的种类越多，这种综合排架法越显得简单实用。

针对学院征订了大量的多语种的外语类期刊的特点，首先要将所有的期刊按照中文、英文、 朝鲜文、德文、法文、俄文等语种进行分类。

以河北外国语职业学院2008年800多种中文印刷型期刊排架为例对借助计 算机中Excel和Word等程序进行排架的具体操作步骤做一介绍：
2.1 分类
2.1.1 打开Microsoft Windows2000中(开始)菜单——(程序)——(Microsoft Excel)建 立 Book1工作簿，在sheet1工作表中的A列依次输入该年度所定购的期刊名称，B列依次输入该 年度所定购的期刊的邮发代号。
2.1.2 为了便于对期刊进行分类，可以先将期刊按刊名首字母进行排序。选中A列和B列 ，单击格式栏中的(数据)下的(排序)选项弹出(排序)对话框，在(主要关键字)栏内选择( 按列A),选中(递增)单选钮。单击(确定)即可。
2.1.3 按照《中图法》第四版对期刊进行分类。

方法1：人工分类，确定该期刊的所属类别。特点是费时、费力、误差较大。

方法2：查找该期刊封面上的国内刊号，确定该期刊的所属类别。如：《创新作文》的国内 刊号为CN50-1080/G4，G4即为《创新作文》的所属类别。特点是需要在期刊到馆后才能进行 ，会推迟期刊上架的时间。

方法3：登陆http://www.gotoread.com浏览网，在搜索栏内输入刊物名称后按回车键或单击 (搜索)即可查找到该期刊的所属类别。如输入刊物名称为“比较”即可查找到含“比较” 两字的刊物名称的相关信息。在国内刊号一栏即可查找到该期刊的所属类别。托动右侧的滚 动条可以进行更多查找特点是省时、省力、准确率高，并且可以在期刊订购 之后和期刊到馆之前的间隙内就为即将到馆的期刊做好排架工作。
2.1.4 在C列依次输入该期刊的所属类别。
2.1.5 在第1行前插入1行，选中C列，单击格式栏中的(数据)——(筛选)——(自动筛选)  选项,C1单元格的右侧会出现一个小三角图标。
2.1.6 单击小三角图标，选中(自定义)选项。
2.1.7 系统会弹出(自定义自动筛选方式)对话框，选择(等于)“A”，单击(确定)按钮。 
2.1.8 系统会自动筛选出含有“A”的记录。
2.1.9 另外打开一个sheet2工作表，将筛选出来的记录复制并粘贴到sheet2工作表中。 
2.1.10 单击小三角图标，选中(全部)选项。
2.1.11 系统就会显示出全部记录。
2.1.12 重复步骤(6)-(11)，按照(中图法)依次筛选出分类号为B-Z的所有期刊记录，并 且依次复制并粘贴到sheet2工作表中。
2.1.13 在A列前插入一列，选中A列，单击鼠标右键，选择(设置单元格格式)。
2.1.14 系统会弹出(单元格格式)对话框，在(数字)选项内选择(文本)单击确定。
2.1.15 在A1单元格内输入001，在A2单元格内输入002，选中A1、A2单元格，用鼠标拖动 填充柄，在A列单元格内自动填充编号001—680，注意与B列一一对应。
2.1.16 在第1行前插入1行，在A1单元格内输入文本“排架号”，B1单元格内输入文本“ 期刊名称”，C1单元格内输入文本“邮发代号”，D1单元格内输入文本“所属类别”。
2.1.17 在第2行前插入1行，选中A2—D2单元格，单击鼠标右键，选择(设置单元格格式) 对话框,选择(对齐)选项卡内的(合并单元格)单击(确定)按钮。
2.1.18 在第2行内输入文本“A马列主义、毛泽东思想、邓小平理论”选中该单元格，单 击鼠标 右键，选择(设置单元格格式)，系统会弹出(单元格格式)对话框，设置(字体)选项卡 内的(字体)为“宋体”、(字形)为“加粗”、(字号)为“16”、(颜色)为“黑色” ，单击(确定)按钮。并且设置水平方向“居中对齐”。
2.1.19 重复步骤(16)-(18)，按照《中图法》在所属类别为B-Z的所有期刊的记录前面依 次插入相应的分类号和名称。
2.2 期刊排架时应注意的问题
2.2.1 期刊排架时，首先要做好期刊的编号工作。按照每排从左架到右 架、每架从上到下、每 行从左到右的架位顺序依次排列。在每一个期刊架上边框的左角位置处贴上该架的排架号标 签，注明其排号区域，如：001-024、025-048等；中间位置处贴上该架的中图法分类架标， 如：B 哲学、宗教、心理，C 社会科学总论等；在各个期刊架内每一个小架位上贴上每种期 刊的排架号。期刊表面只摆放一期，其余各期放在架内。
2.2.2 期刊到馆后，各个环节的工作仍然采用Libsys2000管理系统期刊管理模式进行

期刊到馆后，对期刊的验收、盖章、加磁条、编目、签到、交接、催缺下架等工作环 节仍用Libsys 2000管理系统期刊管理模式进行。因为Libsys2 000管理系统对读者 来说太难掌握，同时也给图书馆工作人员的导读工作和参考咨询工作增加了很大的难度。如 果采用这种综合排架法，读者只需要了解《中图法》的一级分目和少数的二级分目就可以了 。虽然这种综合排架法需要期刊阅览室工作人员在期刊和读者到馆前做大量的准备工作，但 是在期刊和读者到馆后的实际操作和阅览过程中，能够使读者在如此众多的期刊中，迅速、 准确地获取信息，提高馆藏期刊的利用率。还有一点好处值得一提，就是读者的取书和放书 可以达到零误差，而且所用时间极短。
2.2.3 期刊阅览室工作人员做好期刊的导读工作。

方法1：在期刊阅览室入口处，放一个期刊排架一览标示牌，如：
 2008年度期刊排架一览
001 A 马列主义、毛泽东思想、邓小平理论
002-011 B 哲学、宗教、心理
012-081 C 社会科学总论
082-097 D 政治、法律
……

方法2：按照《中图法》列出各个类别的所有期刊的排架号和期刊名称，便于读者根据期刊 的所属类别快速查阅。如：
A 马列主义、毛泽东思想、邓小平理论
001 邓小平理论(月刊)A
B 哲学、宗教、心理
002 大众心理学(月刊)B
003 道德与文明(双月刊)B
004 逻辑(月刊)B
005 青年心理(月刊)B
……

方法3：根据期刊名称的首字的顺序进行排序，列出刊名和排架号。便于根据读者提供的刊 名快速查找其所需期刊的排架号，也便于期刊阅览室工作人员在贴期刊的排架号时快速查找 ，因为对任何一本期刊来说，最明显的标识就是它的刊名。如：大家健康355、大学生018、 大学时代019、大众电脑380、大众电视305……

方法4:根据期刊的邮发代号的顺序进行排序,列出邮发代号和排架号，便于读者根据邮发代 号 快速查找其所需期刊的排架号,也便于期刊阅览室工作人员在贴期刊的排架号标签时快速查 找,因为,对任何一本期刊来说,最简单的标识就是它的邮发代号。如：12-104065； 12-121 355； 12-130 292；12-160 081；12-161 024； 12-229 357……

通过以上几种方法，能够使读者和阅览室工作人员无论是从期刊的分类、期刊的名称，还 是从期刊的邮发代号等各个不同角度都能快速检索到本馆是否收藏所需的期刊，并且记下期 刊的排架号，然后到相应的架位上去查找原文。
3 结束语

以上，是笔者在工作中摸索的经验，通过实践，这种综合排架法对现刊单装本进行分类 和排架既科学合理、又简单实用，深受广大读者的喜爱和欢迎。