浅析高校图书馆与院系资料室的联合共建共享

(长江师范学院 图书馆，重庆 408000)
摘 要：文章对目前图书馆与院系资料室在共建共享方 面存在的主要问题进行了分析，并就如何共建共享提出自己的见解。
关键词：高等院校；院系资料室；图书馆
中图分类号：G258.6  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)16—0167—02

学校文献体系，分为图书馆文献系统和由各个学院、系、专业或研究所组成的资料室文献系 统，前者是为整个学校的全体学生及教职工服务，后者则为一个学院、系、专业或研究所服 务；从规模上看，前者藏书多、规模大，占据学校藏书的较大比例，后者藏书少、规模小， 只占有学校藏书的小部分；从结构上看，前者藏书内容丰富而系统，后者藏书内容专业而单 一；从服务对象上看，前者服务该校的全体师生员工，有原则地对外，后者基本上只为本学 院、系、专业或研究所的工作人员提供服务，一般不对外开放。因此，高校图书馆与资料室 在规模、结构和职能上有差，但有各自的优势，其间的协调问题是不容忽视的。要充分发挥 图书馆和资料室在高校教学与科研中的作用，就有必要了解两者的共性和不同，做到图书馆 与院系资料室共同发展。就要求图书馆与院系资料室共建共享。
1 目前图书馆与院系资料室联合共建共享存在的主要问题
1.1 管理体制方面

①一般高校资料室在业务、行政上归院系和图书馆 双重领导，这样容易导致院系资料室处于“双管”而又“双不管”的局面。②一些院系领导 和资料室工作人员 对资料室的建设目标究竟是什么尚不清楚，对院系资料室在整个学校图书资料体系中的地位 、资料室与图书馆在文献服务职能上的分工，以及对院系资料室与校级图书馆在服务对象、 资料范围、借阅状况等方面的特点和差异等了解不够，认识不明。因而对资料室的建设无整 体规划，对资料室的发展方向、图书资料收集重点、服务功能的选择和强化等等也都无明确 的认识和具体计划，造成许多院系资料室虽有一定数量的图书资料和期刊报纸，但其文献查 阅、资料收集，读者服务等项工作都未能很好开展，没有真正发挥其应该发挥的功能和作用 。③在资源建设上，系级资料室和图书馆之间多有重复，这就造成有限资金的浪费。④资料 室收集的文献资料有些是有目的、有计划订购的，而有一些管理不严格的院系，教师可根据 自己的需要随意购买图书资料。而且，借的书长期不还。这样一来，资料室的文献资源难以 保证数量和质量，难以形成体系，有限的资金难以充分利用。
1.2 各院系资料室的建设参差不齐，资料室工作人员业务素质较低，缺乏钻研文 献业务的精神

从调查中可以看到资料室工作人员知识结构各异，很少有图书情报专业的毕业生，他们中 的人多数学历偏低，且年龄偏大，整体管理水平和管理能力较差，管理思想落后。另外有些 资料室管理人员的认识没有到位，认为院系资料室的工作很简单，资料员不需要什么专门知 识，只需负责借借还还，整理书籍和订阅报刊就行了。因而，他们的精力主要放在具体的事 务性的操作上，很少把资料室的工作当成一种业务去钻研。特别是当有些院系的规模较小， 通常只有一个资料员，而且有的还是兼管，这种情况就更为普遍，很难调动管理人员的积极 性和创造性。
1.3 采购方面

据调查，虽然目前我校的每个资料室都能够通过计算机 终端对资料室的书进行 采购，但是还是有一些院系不按照要求进行操作。主要原因在于各资料室配备的计算机，性 能比较落后。由于设备简陋，计算机自动化程度低，导致计算机技术、网络技术应用滞后， 严重制约了资料室文献资源的开发利用和网络信息资源共享的实现。同时，由于近年来图书 价格的持续上涨，原有分配到各院系的图书馆专项经费相对于现在的图书价格已经大大缩水 ，面对着各学科知识向多元化发展、多学科渗透的今天，每年几千元的图书经费已经远远不 能满足教学和科研的需要，再加上各自为政、重复浪费严重，长期以来，高校资料室与图书 馆一直分属两个部门，图书馆只是在业务工作上对资料室进行交叉管理，资料室及资料员的 行政管理权归属于院系，资料室的图书经费配额由学校直接划拨到各院系。因此，各院系资 料室在采购书刊时仅仅考虑本系的需要。随着高校规模的扩大，各院系之间、与图书馆之间 相距较远，对某些交叉学科知识的专业书刊的采购情况无法及时沟通。如，有两个院系的两 个专业同时开有一门相同名称的课程，它在这个系里是专业主干课，在那个系里是专业基础 课，有可能这两个院系及图书馆都会把有关这门课程的相关书刊资料作为重点采购的对象， 必然导致重复收藏。诸如此类，不但浪费了宝贵的图书经费，而且影响了其他专业书刊的采 购。由于没有做到共建共享，院系资料室检查图书馆的馆藏情况不太方便，看到有好的订单 就订书，根本不检查图书馆或者院系资料室是否有该书，复本有多少等，这样容易造成部分 书的复本量过大。造成资金的严重浪费。而另外一些有用的书又在图书馆或者院系资料室里 面都没有。
1.4 分类编目不规范

图书编目在高校图书馆诸项业务工作中属于一种 专深的学问和专业技术 。 编目工作主要是应用一定的方法和形式，将无序的文献信息通过整理、著录分类、标引 、格式化加工等一系列操作，使之有机地按照一定的结构体系组织起来，构建图书馆的业务 框架，成为图书馆为读者提供有效服务方式以及文献信息管理手段。院系资料室由于工作人 员有限，大多停留在手工操作阶段，书籍的分类、编目不规范。
2 解决办法
2.1 改变院系资料室的管理体制

高校图书馆与院系资料室的发展中， 一直以来是各自为政， 分割式的管理体制，各自追求自我完善，缺乏协作与协调，重复订购比较严重，文献资料不 能共享，造成人力物力极大浪费。笔者认为院系资料室在行政上归院系，而在业务上归 图书馆统一指导比较好。院系资料室主要是为院系各教师或学生查阅专业方面的资料使用， 图书的订阅由各系院教师或者学生推荐订阅，这样使院系资料室的图书更专业更全面。但图 书资料的加工、借阅等业务工作接受图书馆指导，这有利于规范化、标准化建设院系资料室 。同时建立健全系资料室图书采购制度、管理制度、借阅制度等。
2.2 将院系资料室的工作人员的培训工作纳入图书馆统一来管理

院系 资料室的工作人员由于 很多都是非图书情报专业毕业的，对图书馆资料的管理水平非常有限。只能进行一些简单的 操作，比如图书的借阅等，但对于编目、排架、分类等这些工作可能很多都不能适应。因此 需要图书馆在工作人员的培训方面经常进行一些培训工作。另外图书馆的高层领导也可能跟 各院系的高层领导进行商议，对图书馆的管理人员与院系资料室的工作人员进行轮换工作， 这样使图书馆与院系资料室的工作能量都有所提升。工作人员的素质也会有所提高。从而促 进图书馆与院系资料室协调全面的发展，为学校的师生提供更好的服务。
2.3 在采购方面

一方面要求各院系资料室在订阅图书的时候需要查重 ，如果在图书馆里面有 的书尽量少订或者不订。如果图书馆本来的复本够大，就可能考虑从图书馆将该书的复本调 拨一两本到院系资料室。另外，院系资料室的图书订阅建议是专业性特别强的书籍。这样才 能更好地体现出专业特色。一定不要把一个院系资料室建设成为一个公共的资料室，这样将 会失去院系资料室的建设的原则。
2.4 对于分类编目等不规范问题，图书馆应该建立起统一分类，统一编目，联机 管理的机制 对于院系资料室订阅的图书，到院系资料室之后，应该先提交到图书馆，由图书馆的工作人 员对其进行统一编号、编目、分类，这样才能做到图书馆的图书编目规范。另外上架也应该 按照图书馆的标准来上架，这样才能让读者能够快速地找到需要的图书。

因此，学校图书馆与院系资料室为适应高校的快速发展，必须走“共建、共知、共同投入” 的整体化建设道路， 实现资源共享共同发展。在网络条件下， 高校要集中财力、人力、物 力， 进一步加强文献资源建设和专业队伍建设， 根据学校发展方向和对文献信息的需求，  各院系的专业资料室与校图书馆形成统一规划的、分层次的综合性文献保障体系，使高校 图书馆和院系资料室真正成为“学校的文献信息中心”，为教学科研做好学术性服务。
［参考文献］
［1］ 翁琼.高校图书馆与系资料室的关系新探［J］.图书馆界,2004,(3).
［2］ 王君.高校系资料室建设的思考［J］.科技情报开发与研究,2006,(2).
［3］ 沈惠萍.高等院校如何搞好资料室建设［J］.苏州职业大学学报 2004,(11):14 1～142.