浅谈如何做好档案管理工作

发布时间：2022-03-08 15:20:55 浏览数：次

(乌兰察布市军事干休所，内蒙古集宁 012000)
摘要：文章简要介绍了档案管理的重要性，并结合实际重点论述了做好档案管理工作涉及的几个方面。
关键词：档案管理；管理人员；现代化管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2010)01—0157—01

随着我国各项事业的飞速发展和改革的不断深化，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。如何做好档案管理工作，为各项工作的开展提供可靠的依据，是档案管理者必须认真思考的题。笔者结合多年的工作实际，谈一点自己的工作体会。
1 充分认识做好档案管理工作的重要性

长期以来，相当一部分人对档案管理工作的理解过于狭窄，没有认识到档案管理工作的重要作用。实际上，做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要，档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。
2 利用各种资源，实现档案现代化管理

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，所以档案的网络建设组织管理就成了一个新的课题，所谓的档案信息网络建设工程就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的基础上分期、分段、分区、分工地进行，才能有效地解决在新形势下出现的新问题，因此这就对档案管理者提出来更高的要求。
2.1 推进档案工作规范化、标准化

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好3个问题：①要准确把握文件立卷归档的时效性；②明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；③在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
2.2 设计好档案现代化管理总体方案

档案信息网络建设时网络发展的总纲，具有总体性、全局性、长期性和相对稳定的要求。内容包括档案信息网络的功能设定、建设目标、建设思路、基本内容、建设步骤的组网模式等直接关系档案网络未来发展和最终成效的重大决策。因此，制定总体方案是档案信息网络建设组织管理工作中最为重要的内容。
2.3 加快档案信息化基础设施建设

常言道:“工欲善其事, 必先利其器”。没有计算机,或者说有了计算机而没有进入网络, 档案现代化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增, 人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理, 尤其是使用多媒体技术, 传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存, 并实现全屏幕自动检索。所以, 计算机及其配套设施必须跟上, 以满足档案管理现代化的起码要求。
2.4 建设系统工程, 实现信息共享

档案现代化建设是一项系统工程, 包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案, 需要进行录入、保管,因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时, 为了提高利用率, 还应设置适当的档案查询系统, 通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外, 还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等, 从而从机制上提高机关信息共享能力。
2.5 开展档案现代化管理的宣传工作

笔者认为，开展宣传工作是优化档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一致，为工程建设营造良好的人文环境。
3 提高档案管理人员综合素质

档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面：
3.1 观察能力和分析、综合能力

现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，档案的信息资源管理巩固中要求档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好档案的收集、整理、鉴定的工作；就能透过现象看本质，从档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。
3.2 调查研究能力

档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。
3.3 组织能力和协调能力

在实际工作中，档案工作者往往是面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。要做好这些工作，都要求档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。
3.4 信息技术的应用能力

档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。

综上所述, 提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的关键。
［参考文献］
［1］王倩.如何做好档案管理工作［J］.机电兵船档案，2009,(3):12～13.
［2］杨凤英，马临芳.如何做好档案管理工作规范化、标准化［J］.科技信息，200 8,(33):755.
［3］栾海霞，陶湘萍.浅议如何做好档案管理工作［J］.民营科技，2009,(3):76.

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