企业中的情报交流模式及其比较

(辽宁师范大学 管理学院，辽宁 沈阳 110000)
摘 要：介绍了企业中的情报交流模式，包括传统条件下 的正式交流模式和非正式交流模式、网络环境下的半正式交流模式，通过不同交流模式之间 利与弊的比较，指出网络环境下的交流模式是未来企业的发展方向。
关键词：企业；情报交流模式；正式交流模式；非正式交流模式
中图分类号：F270.7  文献标识码：A  文章编 号：1007—6921(2009)03—0071—03

企业作为一个组织，它是由不同的个体组成的，要想使整个组织在激烈的市场竞争中保持旺 盛的生命力，组织自身必须保持良好的新陈代谢，内部的信息交流应该及时顺畅，使得组织 中的每个成员对于组织的发展目标都清楚明白。企业外部的信息(如竞争对手的信息、客户 的信息)对于一个企业的生存发展同样重要，但本文主要侧重于企业内部信息交流的研究， 所以对于企业外部的交流模式没有涉及。
1 企业中的情报交流模式
1.1 传统条件下的情报交流模式

“情报交流也可以称为信息交流，传统条件下一般可以分为正式交流和非正式交流两种模式 ，这种划分最早来自于学术界。20世纪中叶，美国的社会学家H·门泽尔从载体的角度对信 息交流模式做了系统的研究，提出了著名的‘正式过程’和‘非正式过程’，这一理论经前 苏联情报学家A·N米哈伊洛夫整理，得出了体系严密的广义的信息交流系统模式，”〔 1〕即所谓传统的情报交流模式——相对于正式过程的正式交流模式和相对于非正式过程 的非正式交流模式。正因为传统的情报交流模式起源于学术界，所以划分的标准以是否使用 文献为界。“非正式交流模式也可以称为直接交流，主要是通过个人接触进行，如直接对话 、书信来往、口头演讲、参观、出版物预印本或者通过现在被称为‘无形的集体’的其他一 些场合和手段得到的。正式交流也可以被称为间接交流，主要是指通过信息交流媒介和信息 交流系统进行的，如科学出版物的编辑出版、图书馆书目工作、信息中心的咨询业务等，” 〔2〕可以看出这种划分主要是针对学术领域而言的。尽管这两种模式来源于学术界 ，但作为对交流模式的一般性概括也同样适用于企业。作为一个组织，企业内部各成员之间 也需要进行信息的自由沟通，直接交流和间接交流模式是传统条件下企业的两种重要的情报 交流模式。这里之所以使用情报而不使用信息，因为“情报是与社会集团的竞争活动密切相 关的一种竞争手段，与现实主体特定活动目标有关，情报具有保密和获取两个基本特征，它 比信息更具备针对性”〔3〕。企业要想在激烈的市场竞争下生存与发展必须要及时 掌握重要的情报，这时情报 已不是单纯的信息而是经过加工的有利用价值的信息，当然这里所说的情报交流也包括一般 情况下的信息交流。企业不同于学术领域，它更重视非正式交流，更加强调信息流通的时效 性，在第一时间获取信息对于一个企业来说至关重要，非正式交流模式即直接交流是通过人 与人之间直接的语言交流完成的，比起用文字、图表、字母等符号组成的书面交流方式更加 高效，是企业中的一种重要的情报交流模式，比正式交流方式应用的更加普遍。传统条件下 计算机还没有得以广泛应用，只是在财务部门和统计部门用于处理一些事务性数据，企业成 员间的直接交流主要通过人们面对面的口头交流得以实现，而传统条件下企业内部的金字塔 的管理结构又限制了人们之间直接接触的机会，由于等级森严的管理制度，上下级之间缺乏 直接的沟通，上级的命令和意见不能及时被下级理解，通过逐级传递造成信息失真或丢失， 下级的反馈也不能及时到达上级那里，企业的运行效率下降，运营成本也因为信息利用的不 充 分而增加，后来企业纷纷改革原有的企业结构，由原来的金字塔结构逐渐向扁平化方向发展 ，由于中间传递阶层的减少，信息的交流变得更加充分了。此外在企业的正式组织之外还存 在着大量的非正式组织，由于形成非正式组织的成员之间有共同的利益、爱好、相同的社会 背景和地域联系，“他们往往拥有共同的看法、习惯和准则，彼此之间有更多的共同话题， ”沟通起来比较容易也比较充分，如果加以正确引导，使之与企业的总体发展目标相和谐则 会产生比正式组织更大的效用〔4〕。而这些非正式组织之间的交流主要采用的是非 正式交流模式。传统条件下正式交流在企业中的应用也发挥着重大作用，一些数据的汇总、 企业年度的计划、报表，上级部门的定期、不定期的书面报告都采用文字记录的形式，以便 于企业中各个执行层和操作层依据规定安排生产，比起非正式交流模式更加正规和稳定。总 之，正式交流模式和非正式交流模式是传统条件下企业采用的两种重要的情报交流方式。
1.2 网络环境下的情报交流模式

20世纪90年代以来，网络技术的迅速崛起使科学交流的环境发生了质 的变化，传统的科学交 流方式也随科学交流环境的变化发生了新的相应的变化。传统条件下两种交流模式的划分是 以文献载体为依据的，网络环境下以科学文献系统这个载体作为划分正式与非正式交流的标 准暴露出了巨大的弊端。网络是以计算机二进制码来标识信息内容的，是一个无纸的环境， 再以这种方式作为标准显然是不合适的，“其实以科学文献系统这个载体作为划分正式与非 正式交流的标准只是表面的现象，其实质是以对科学信息有无过滤和控制为标准的。对科学 信息进行严格的评审控制，并将其通过科学文献的载体形式传递出去的就是正式交流过程， 反之就是非正式交流过程”〔5〕。无论是正式的交流还是非正式的交流都需要借助 于网络这 个工具进行，即使像QQ、BBS、语音聊天这样的交流方式同样需要网络技术的支持，而不是 交流者之间面对面的直接交谈，虽然这种方式也具有传递迅速及时的特性，但仍然与传统条 件下的直接交流有很大差别，所以有人把网络环境下的这种交流方式称为半正式交流。这种 交流方式介于正式交流和非正式交流之间，是针对网络这个特殊交流环境的出现而形成的。 随着计算机在企业生产过程中的普及和网络技术的发展，企业的结构也发生了重大的改变， 由原来的扁平化结构发展为网状结构，组织内各个成员的联系更加密切，每个人都同周围的 其他人发生联系，形成一个人际网络，“所谓人际网络实质上就是为达到特定目的，人与人 之间进行信息交流和资源利用的网络，是一个由某些个体或组织之间社会关系构成的动态的 系统”〔6〕。信息的产生、传播、加工、利用、保存及最后的销毁，每一个环节都 离不开人 的能动性，知识经济时代企业更加重视对隐藏在人们头脑中的隐形知识的开发与利用，信息 交流作为人与人之间沟通的重要手段，在这个阶段得到企业的重视。网络手段的应用使人们 之间的交流变得更加容易了，电子邮件往来、BBS留言板、电子会议使得交流突破了时空的 限制，人们可以在最短的时间内把自己的想法传递给别人。“传统的人际交流是‘点对点’ 的‘对话式’双向交流，大众传播多是‘点对面’的‘独白式’的单向交流。而新型的互联 网络则为人类提供了一种全新的信息交流模式，这种信息交流方式既综合了人际交流和大众 传播的一些特点和优势，又不是两者简单的整合和延伸，而是一种全新的创造”〔7 〕。“博 客是网络环境下兴起的一种新的交流方式，它记载人的一些见闻和体会，是思考和交流的一 种方式，更多地被应用于学术界，现在企业中也逐渐开始使用”〔8〕。

总之，在网络环境的大背景下综合了正式交流和非正式交流的半正式交流模式成为企业中的 主要情报交流模式，得到普遍应用。 
2 企业中各种情报交流模式的比较

目前我国各个企业之间存在着很大的差距，在一些发展比较迅速的企业，网络利用得越 来越充分，传统意义上的非正式交流除了极小一部分仍然会以原来的面貌出现之外，更多情 况下都与网络技术结合，而大部分企业的经济实力和发展水平还不能达到计算机使用的普及 ，人们既需要利用传统条件下的交流模式同时也离不开网络环境下新的交流方式的辅助，所 以大多企业是传统和网络两种大环境下的交流模式的融合，即复合式交流模式。
2.1 传统条件下交流模式的利与弊
2.1.1 正式交流模式的利与弊。正式交流也被称为间接交流，它以书面文字的形式呈现， 交流双方不直接接触，通过共同的背景知识来理解文字符号传达的信息意义。采用正式交流 方式进行信息交流具有以下的优点：①成熟稳定：人们把自己头脑中的想法转变为文字的过 程是一个再思考的过程，在此过程中一些不成形的念头通过大脑的组织加工变得成熟，加上 文字的润色使自己的观点能够清晰明白地传达给别人，而且书面的东西一经形成便具有一定 的稳定性，人们不能任意加以修改；②传播面广：传统条件下，受时空限制非正式交流的传 播面比较窄，正式交流采用纸质载体进行传递，可以达到更广的领域，尤其在传统的金字塔 结构的限制下，上下级之间更多的交流信息来自于正式交流过程；③系统计划：正式交流产 生的文字记录材料可以保留并具有一定的累计性，企业可以在此基础上系统连续地制定自己 的发展战略，使自己的活动具有一定的计划性。

但在交流的直接、迅速、生动以及反馈的速度上正式交流就显示出了自己的弊端，而这些恰 恰是非正式交流模式的优势所在。企业中更多采取的是非正式交流模式，因为企业作为一个 特殊的组织，更加注重的是信息的时效性，在激烈的竞争中谁先获得准确的信息，谁就掌握 了优先发展的权力。“事实上，企业员工本身就是一个不容忽视的重要的情报源，企业竞争 情报部门获取的情报的80%已经存在于企业的人际情报网络中了。企业员工包括了从企业的 各部门普通工作人员到领导层的所有人，在人们办公桌的抽屉里、文件柜里、电子邮件信箱 里以及他们的头脑里就蕴涵了丰富的竞争情报源。”在企业员工构建的人际情报网络中非正 式交流是人们进行交流沟通的主要形式，正如普赖斯认为，“人们获得的推动着自身发展的 所有可能的情报来源中80%是通过非正式交流渠道，即一些‘无形的集体’得到的” 〔9〕。企业历来重视非正式交流的过程，现在企业中人际情报网络的构建，更要求加强 对非正式交流的应用。信息的交流实际上就是关于某种信息的多个主体之间的一种关系〔10〕。
2.1.2 非正式交流模式的利与弊。正式交流模式存在的弊端恰恰是非正式交流模式的优势 ，非正式交流通过交流双方的直接接触来完成，一些不易在书面中显示的细节可以通过双方 的语言包括肢体语言来显示，在直接的交流过程中还可以体会一些只可意会不可言传的字外 之意。研究结果表明，信息交流中的相当大的部分是通过非正式过程进行的，人们在产生信 息需求时也往往着眼于非正式渠道，非正式交流在信息交流过程中占有重要地位〔11〕。非正式交流模式的优势：①直接、迅速、生动：非正式交流所传递的信息大多是未经加 工处理的最新知识，常常以交谈、书信和现场考察的形式进行，因此相对于正式交流具有上 述特点；②具有高度的选择性和针对性：交流双方一般都是选择自己感兴趣的话题进行交谈 ，较之从别处获取的书面材料更能满足人们的信息需求；③反馈及时：人们通过直接交谈或 转换信件获取信息，可以随时澄清、校正和解答问题，交流双方可以及时针对问题进行反馈 ；④易于理解：交流双方采用口语进行交谈比起书面文字更易理解与掌握，辅之肢体语言使 之更加生动〔3〕。正是非正式交流的优势使它在信息交流中的重要地位。当然非正 式交流也有明显的缺点，如传播利用的范围有限，缺乏有效的社会监督，这正好可以通过正 式交流模式加以补充。人们在交流过程中常常把二者结合起来，灵活运用以扬长避短，取得 最好的交流效果。
2.2 网络环境下情报交流模式的利与弊
2.2.1 网络环境下情报交流模式的优势。信息交流的本质就是人们利用信息媒介进行知识 和信息的传递、交换与分享活动。网络环境为人们的信息交流提供了新的途径。这种信息交 流融合了传统的直接交流和间接交流方式，更多的采用技术手段，相对于传统条件的信息交 流模式，具有以下的优势：①突破时空的限制，高科技高尖端的网络技术使人们的交流不再 受到时间空间的局限，可以随时随地利用计算机终端同对方进行交流；②缩短了信息交流的 时间间隔：借助于网络环境下的高科技手段可以实现实时交流，使交流即时进行，克服了传 统条件下交流的延时性，交流双方不必亲自见面就能通过视频、语音等手段营造一种现场交 流的氛围；③具有高度的选择性和针对性：以丰富的内容和多样的表现形式使交流变得生动 、更容易理解；④交流成本的降低：随着电子会议、虚拟组织等形式的出现，信息交流克服 了时空限制，交流各方不必到指定的地点聚合，从信息的时效性和跨时空的角度来看，信息 交流的成本降低了。⑤更加环保：网络环境下的交流不再依托一定的纸质媒介，从环保的角 度来说，与纸张为主要介质的传统印刷型和缩微型文本的信息交流方式相比，网络环境下的 信息交流方式要更胜一筹〔12〕。
2.2.2 网络环境下信息交流模式的弊端。网络环境下的信息交流过程也不是十全十美，还 存在一些障碍，比如信息的质量难以保证、信息系统自身故有的脆弱性、过度“自由”的威 胁、信息交流的电子形式的缺陷、信息污染、信息超载、信息安全、知识产权等一系列问题 等〔2〕。尽管网络环境下的信息交流过程还存在着一些障碍，但是随着现代信息技 术的不断发展和网络技术的成熟，这些障碍会被逐渐清除，网络环境下的情报交流模式会成 为今后企业情报交流的发展趋势。现在很多企业就已经开始构建自己的内联网，如在网上发 布内部文件、通过网络向雇员提供最新教材、进行公司的内部通信、企业员工在网上进行合 作开发等〔13〕。

非正式交流本来就在企业的交流中占有重要的地位，网络技术的应 用更是促进了这种交流方式的进步，“随着网络技术的进步和网络普及率的不断提高，电子 邮件、网络会议和电子公告栏等网络信息发布方式又在科学信息交流中得到广泛应用，这可 以看作是传统的非正式交流方式在网络环境下的延伸”〔14〕。网络环境下的这种交 流方式必然是今后企业交流发展的大方向，但由于目前企业活动的复杂性以及各种信息交流 方式的不同特点决定了不可能以IT交流方式去完全代替传统的面对面的非正式交流方式，也 不能完全消除传统的正式交流方式，而只能采取各种交流方式组合的复合形式以达到最高的 交流效用。
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