论高等院校图书馆与院系资料室一体化管理

(长江师范学院 图书馆，重庆 涪陵 408100)
摘 要：文章对高校图书馆和院系资料室的相同性和差异 性进行了分析，论述了一体化管理的必要性和可行性；并提出要实现一体化管理，则必须建 立学校的文献信息领导机构、统一著录标准和技术规范、统一计算机网络服务系统、统一服 务方式。
关键词：高校图书馆；院系资料室；一体化管理
中图分类号：G251  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)15—0199—01

高校图书馆和院系资料室是高校图书情报工作运行的两个主要渠道，肩负着为高校教学、科 研服务的双重任务。由于长期各自为政，使知识、信息、文献的交流共享、开发利用受到限 制，很难适应时代发展的要求。高校图书馆和院系资料室要更好地为教学、科研服务，必须 走一体化管理的道路。
1 高校图书馆和院系资料室的异同
1.1 属性相同，藏书重点不同

高校图书馆和院系资料室同属于图书情报工作系统 ，中介性是它们的共同属性。但图书馆是学校图书情报工作的主体，藏书是从学校整体布局 出发，综合考虑全校不同学科、不同层次的多种需要；院系资料室是提供情报资料的基层单 位，藏书主要集中本院系所属专业的资料，针对性强，具有专业性、系统性、完整性等特点 。
1.2 服务对象和目的相同，服务范围大小不同

它们都是为具体的读者或用户提供 所需要的文献信息资源，本质上都是为了达到对文献信息资源的存储、开发和利用。但图书 馆的服务范围很大，是全校师生员工；院系资料室的服务范围较小，是本院系师生员工。
1.3 管理手段和发展方向相同，管理方法、人员构成与素质要求不同

它们对文献 信息资源进行存储、加工、处理和利用的技术、方法、手段相同，现代计算机技术和网络技 术是它们共同的发展方向。但图书馆机构多，人员分工细，文献资料书要经过分类、编目、 典藏等不同程序后才能上架，流通也实行计算机管理，因此，图书馆的专业队伍需按照合理 的结构比例，有计划地配备包括图书馆学、情报学、计算机及学校各主要学科的专业人员。 而院系资料室文献信息资料、工作环节相对较少，且多数采用手工借还登记，因此，院系资 料室工作人员主要要求具有本院系学科专业背景的专业人员。
因为它们有不同之处，才有开展一体化管理的必要；也因为它们有共同之处，才使一体化管 理能够实现。
2 高校图书馆和院系资料室一体化管理的涵义
2.1 高校图书馆和院系资料室一体化管理的概念

高校图书馆和院系资料室一体化管理是高校图书馆和院系资料室改变过去分散的、小规模的 文献信息管理和服务方式，在共同的目标、原则及工作方法和模式下，在分工合作的基础上 ，实现各部门在更大范围、更高层次上的文献信息资源有效整合及资源共享，形成规模化、 系统化、网络化服务。
2.2 高校图书馆和院系资料室一体化管理的系统论机理

系统论里有一著名的贝塔朗菲定律，即整体(系统)的属性和功能大于孤立部分(小系统) 的总和。高校图书馆和院系资料室一体化管理系统的属性和功能必然大于各个独立部分的属 性和功能总和。因为，实现一体化管理，就是将图书馆、院系资料室这一原来分散的系统进 行统一调配、综合管理，挖掘其各自的特色信息，并通过系统检索工具，使图书馆、院系资 料室的文献信息资源互相交流，从而使文献信息资源得到更充分、有效的开发利用。
3 高校图书馆与院系资料室一体化管理的可行性
3.1 图书馆、院系资料室的天然联系

高校图书馆和院系资料室同属图书情报工作系统，中介性是它们的共同属性。图书馆是学校 图书情报工作的主体，院系资料室是提供文献信息、情报资料的基层单位，它们上下结合， 互相补充，共同完成为教学、科研服务的任务。它们的工作内容、服务目的、管理手段、发 展方向等等都相同，实行一体化管理，可形成一个既有分工，又有合作的文献信息资源保障 实体，优势互补，读者可以随心所欲地检索自己所需的文献信息资源，还可以淋漓尽致地发 挥文献信息资源的作用。
3.2 计算机网络技术为一体化管理提供了保障

随着电子计算机技术、远程通讯技术与数据库技术的发展，以电子信息网络技术为代表的现 代信息处理和传输技术飞速发展，打破了传统技术条件下地域、时间和部门的限制，使得将 分布于不同地点的文献信息资源以网络化方式加以互相链接，实时发布利用，实现全方位的 资源共享，在技术上成为可能，从而为图书馆、院系资料室一体化管理提供了保障。
3.3 符合高效、优化的原则

文献信息资源的建设和发展同其他领域一样，都会本着高效、优化的原则，要求低投入、高 产出。图书馆、院系资料室一体化管理能够集中资源和设备，达到资源、设备、人员的优化 配置，避免文献信息资源的重复投资建设和人员、设备等方面的重复安排与设置造成的人力 、物力、财力的浪费，可以优化人才结构，提高人员素质。
4 高校图书馆和院系资料室一体化管理的措施
4.1 建立学校的文献信息领导机构

高校应建立一个由学院领导、图书馆领导、院系领导组成的文献信息领导机构，并按照“图 书馆文献信息资源建设为主，院系资料室专业文献信息资源建 设为辅”的原则，对图书馆、 院系资料室建设实行统一领导、统筹规划，建立纵向有层次，横向协调多功能、高效益的立 体型文献信息资源管理体系。从而，加强图书馆、院系资料室相互间的横向联系，并从整体 出发，兼顾各自的特殊性，使它们在既统一又相对独立的基础上，呈现出适应信息社会需要 的更高程度的整体性、统一性、协调性。
4.2 统一著录标准和技术规范

统一图书馆、院系资料室文献信息资源的著录标准和技术规范是一体化管理的基础，没有统 一的著录标准和技术规范，一体化管理网络的建立就无从谈起，用计算机现代化设备和手段 进行一体化信息服务更无法实现。按统一的著录标准和技术规范来完成文献信息的著录、标 引、分类等工作，才能使全校读者快速、简便地查询和利用图书馆和院系资料室的文献信息 资源，也才能为一体化管理奠定坚实的基础。
4.3 统一计算机网络服务系统

建立统一的、安全可靠的计算机网络服务系统是实行图书馆、院系资料室一体化管理的关键 。虽然各高校都为院系资料室配置了计算机，设备也连接了互联网，但图书馆、各院系资料 室仍处于各自为政的状态。信息时代衡量高校文献信息工作的标准，不只是藏书数量的多少 以及设施设备是否先进，更重要的是考核提供的文献信息在广大师生员工和社会中所发挥的 作用大小。只有建立统一的计算机网络服务系统，才能实现全校文献信息资源的共知共享， 全校读者才能通过检索工具访问和查询学校图书馆、院系资料室的任一文献信息资源，从而 实现真正意义上的一体化管理。
4.4 统一服务方式

目前，高校图书馆大多都实行集借、阅、藏于一体的开放式服务模式，计算机管理；但有的 院系资料室仍实行闭架式服务模式，手工登记。要实行一体化管理，图书馆、院系资料室文 献信息资料的管理制度、读者借阅制度、服务方式都应统一，广大读者凭同一借阅证可以借 阅全校的任一文献信息资料。只有这样，才能发挥学校文献信息系统的整体效益。

总之，高校图书馆、院系资料室实行一体化管理是顺应社会发展趋势的需要，是读者利用文 献信息资源整体化的需要，是图书馆、院系资料室自身发展的需要。只有实行一体化管理， 才能使全校的文献信息资源得到充分而有效的开发利用，最大程度的满足广大师生员工的不 同层次的多方位的文献信息需求。
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