文献预约功能分析

(温州市图书馆，浙江 温州 325000)
摘 要：以ILASII系统为实例，介绍了预约功能的设置和 操作流程，分析了预约功能存在的一些问题，并给出了实际工作的解决方法。
关键词：文献预约；ILASII；系统管理
  中图分类号：G25  文献标识码：A  文章编 号：1007—6921(2008)17—0138—02
1 文献预约的概念和意义

预约借书是指读者预约登记某种借出状态的文献，该文献归还后，预约读者优先得到此书 。借助图书馆自动化技术，当下预约功能在各图书馆基本都能实现，成为一种基本的图书馆 流通服务项目。预约功能的实现，一方面，极大的方便并满足了读者需求，读者能通过OPAC 系统，随时跟踪文献状态，并在文献归还后的第一时间得到消息，前来借阅，可谓人性化服 务一大举措；另一方面，使文献流通率，借阅率都相应得到了提高，尤其对热门文献来说， 避免了重复上下架的过程，遏制了“借——续借——还——借”的不良现象；再次，通过对 预约数据的分析，采购部门可以响应调整购书计划，购书经费的使用做到有的放矢，急读者 所急，购读者所需。总之，预约服务已经成为图书馆不可或缺的一项功能。
2 文献预约的实现流程

国内外图书馆自动化管理系统层出不穷，不同程度上实现了预约功能，不尽相同，但 大同小异。ILAS系统作为国内发展较早，用户较多的自动化系统(“ILAS已成为用户数最多 、推广面最广、实用性最强、联网性能最佳的图书馆自动化系统”〔1〕)，以其为实 例分析预约功能还是有一定代表性和实践性。
2.1 ILAS系统文献预约功能的开启及系统设置

分两步走，完成预约功能的开启和规则设置。
2.1.1 功能开启。客户端程序进入依次进入系统管理员——系统参数——流通系统参数设 置 ，有“是否开通预约”的选项，各个馆可以根据工作实际，选择是否开通，或者某时间 段暂停预约服务，只需一次性勾选或取消即可。
2.1.2 规则设置。具体规则要结合读者流通类型和借阅规则的相关设置组配完成。客户端 程序依次进入系统管理员——流通业务参数——普通外借规则设置——读者流通类型，根据 不同读者类型的分别设置预约规则：①“可预约文献书”，某类型读者可预约文献的总量 ；②“预约保留天数”，预约登记日起，预约申请保留的有效天数；③“当年逾期不取_次自动停预约，并停证_天”，是对预约不取读者的处罚措施；④ “读者自行预 约”，有“0禁止”、“1标准”、“2强制”三选项，若选择了1或2，该类读者登陆网上图 书馆后，在“权限查询”栏目就可以看到“允许网上预约”的文字，即可自行预约。“1标 准”只允许读者预约各馆藏地点复本全部借出状态的文献，而“2 强制”的意义在于允许读 者预约任一复本为借出状态的文献。

客户端程序依次进入系统管理员——流通业务参数——普通外借规则设置——借阅规则 ,“预约/预借通知应在几天内来馆办理借出手续”,这里设置的时间是预约文献到馆后，保 留给读者的天数，过期不予保留。区别于读者流通类型设置的“预约保留天数”，这里才是 真正意义上的或者说是常人理解的预约保留天数。而且，这个时限必须在客户端做预约通知 的前提下才会生成，而过期不取的书，也只有在进行预约通知的操作后才会由预约自动改入 藏状态。
2.2 ILAS系统文献预约的实现方式

图书的预约有两种实现方式：工作人员代为预约和读者自行预约。
2.2.1 工作人员代为预约。取得预约权限的工作人员依次进入流通管理——预约预借事务 ——预约登记与取消模块，(只能)根据读者证号，锁定预约需求的读者信息，然后根据题 目、索取号、 ISBN号等多种检索途径，查找文献，若文献符合预约条件(复本全借出或至 少一本借出)，则点击登记后，即可顺利生成预约记录。
2.2.2 读者自行预约。某读者类型的“读者自行预约”设置为1或2后，该类读者就可以 通过OPAC平台，通过检索，在书目详细信息页面若发现所需文献是借出状态，点击“预约图 书”，登陆网上图书馆(须先注册)，即可成功预约，同时得到最迟预约截止日期(此处指 预约申请保留有效天数，读者可修改其期望的保留日期，但不能迟于截止日，否则无效)， 选择通知方式(默认为电子邮件、网上查询、电话、信函)4种，也可点击修改资料，此处修改后的资料会同步到读者库。
2.3 预约借书的完成
 

在“预约保留天数”内，若文献未能归还，则此次预约失效。在等待还的过程中，读者可 自行或委托工作人员代为取消预约；若预约的文献及时归还，还书界面会弹出“‘条码号’ 文献已分配给预约者‘读者证号’!请标记！”，前台工作人员提取读者信息，把写上证号 、日期的预约纸条插入书页，短信发送或者电话通知预约者在保留期限内到前台借书。若到 期读者未到前台办理借出手续(此前预约文献按归还时间排放在柜台预约专架)，在工作人 员做预约通知后，预约文献会自动转入藏状态，然后送回馆藏地上架。根据规则，逾期不取 的读者会受到处罚(为规范读者预约行为和图书顺利流通，处罚措施有一定必要性！)。
2.4 预约库的维护

客户端依次进入流通管理——系统维护——预约库维护，这里有详细的预约记录信息。所 有预约记录的修改、删除都在可以在此处进行。预约库内馆藏数据状态如下：0 等待还(书 未还)；1 等待借(书已到)；2 等待借超期取消(过了到馆保留期未来借)；3待下架超期取消 (过了预约登记有效期书未到，预约作废)；4 待下架自行取消(书到馆前，读者自行取消)； 5 等待借自行取消(书到馆后，工作人员系统内取消预约)；6 借出已完成(预约书被借走， 顺利完成)。 还有一点关键的是“最后取书日期”必须在人工做预约通知的前提下才能自动 生成，且从做预约通知的当天起算，并在最后取书当日再做预约通知才能生效。
3 存在的问题

ILASII系统预约功能开放服务的过程中，也发现了一些不合时宜或者功能缺失的地方。对IL ASII系统本身来说，需要进一步完善，对其他系统的预约功能模块的设计和升级来说，也需 要予以借鉴，完善功能。
3.1 预约相关信息交互性的缺失

读者预约文献时得到的是预约申请有效截止日，若到期书仍未还，预约失效，系统只会在预 约库记录“状态3待下架超期取消”，只有靠读者自己记住预约截止日以备预约失效重做预 约，工作人员也难以提取相关信息通知读者以便其及时重新预约，有失人性化；书到馆后， 预约通知的发送，系统虽然提供了电子邮件、网上查询、电话、信函四个选项，但信函显得 不切实际，即使网上查询以及电子邮件也显得不合时宜，因为这里有一个读者二次登陆，查 询确认的过程。对已到的预约书，读者若不想再要，目前只有在接到通知后致电工作人员或 直接到前台取消预约。实际工作中，伴随移动通信的普及，温州市图书馆利用短信平台，短 信通知读者，这种推送式主动服务越来越成为主流，实际效果也比较好——提高了预约工作 的效率，提升了预约成功率，也提升了读者满意率。总之，“预约借书信息如何交互，如何 将这些信息及时传递到读者手中”〔2〕往往是预约成功的关键。
3.2 预约规则限定的局限

目前ILASII系统预约规则的定制缺乏灵活性。①只能从读者类型限定预约文献总量， 无法根据文献流通类型按需设置，如本馆流通类型为视听资料的实际上不提供预约服务，但 系统无法据此设定，目前的做法只能是把视听资料对应的借阅规则设置成“预约/预借通知 应在0天内来馆办理借出手续”，即预约生效的同时就到期，但这种方法只能让不知晓此规 定读者的多此一举，造成忽悠读者的印象；②系统无法根据读者类型或开户馆限定可预约 的馆藏地点，随着市县联网，总分馆建设的深入，由于书目库合一，读者预约到的文献是很 可能是下面县市的书籍，预约就缺乏实际操作性，也造成了读者逾期不取记录的增加。目前 只能通过在OPAC页面增加相关文字说明来提醒读者。除了在馆藏地点上做限定外，或可借鉴 UNICORN系统的复本级预约，预约选择时候直接定位到某一复本。
3.3 续借与预约优先权的设置

目前系统的设置是预约优先，即已经被预约的书无法续借，剥夺了当前借阅读者本来享有的 续借权利。实际工作中，工作人员会根据读者要求先取消预约，给当前读者续借，然后重新 登记此前预约信息。若系统能做到续借优先，并自动顺延预约读者的预约有效期，即可解决 实际工作中一大繁琐问题。
3.4 自动化系统不够自动化，需要过多人工干预 

美其名曰自动化系统，但预约功能在ILASII系统内的不能完全自动化，需要过多人工操作 才能顺利完成预约流程：为使最后取书日期生成并生效，同时覆盖所有当天预约相关文献， 每天至少要在晚上下班前做一次预约通知；预约通知的发送现在一般采用短信或电话通知的 方式，需要根据读者库或预约通知单里的信息人工再次提取联系方式，而没有直接输出或提 供接口；OPAC平台也没有直接的预约信息发布窗口，需要另外提取发布。
4 结语

随着图书馆自动化的发展，国内外各类图书馆自动化系统层出不穷，ILASII系统预约服务的 不足日益显现，适应需求，交互信息，主动服务，提高效率，人性化服务——自动化系统的 服务意识和服务手段也要与时俱进，同时也是市场的考虑。
［参考文献］
［1］ ILAS发展［DB/OL］.http://www.ilas.com.cn/ilasimprove.asp，2008-3-12. 
［2］ 汤婵娟.浅议预约借书.农业图书馆情报学刊，2006，(11):74～75.
［3］ 曾家琳,冯研,邓岩彬.ILASII网上图书预约服务的开通与系统功能分析.图书馆 杂志,2006，(7):53～54,68.