浅谈在新形势下如何做好检验检疫文件管理工作

发布时间：2021-11-11 15:23:00 浏览数：次

检验检疫部门承担出入境人员、交通运输工具及其所载货物进行检验、检疫、鉴定、认证和监督管理的涉外行政执法机构。随着改革开放的不断深入，特别是入世以来，我国的外经贸事业得到长足发展，国际间的贸易日趋频繁，处在改革开放最前沿的检验检疫部门承担着为国把关、保国安民的重任，检验检疫工作重要性越来越明显。文件管理作为办公室的工作之一，它既是检验检疫部门日常行政工作中最基本的工作，也是检验检疫部门顺利开展检验检疫执法工作的基础。那么，文件管理工作如何适应检验检疫新形势，在检验检疫机关运转中起到“中心纽带”的作用？我们认为，要做好检验检疫文件管理工作，必须做到以下几点：

一要充分认识做好检验检疫文管工作的重要性。加入WTO后，国家一方面急需了解我国出口商品遭受国外技术壁垒以及在新形势下出现进出商品结构变化、质量状况等情况，另一方面国家为适应形势发展需要，采取一系列提高通关效率措施实行后的效果、情况、反映。如为适应外贸形势发展，加快通关速度，国家质检总局在长江三角洲经济比较发达的地区实施检验检疫新模式试点工作。在轻纺类产品出口中推出了“过程监督检验”，在小家电出口中试行“型式试验+跟踪检验”等的检验检疫新模式，另外，在报检业务中推行实施电子报检、电子签证、电子转单，由“过去的手工操作”向“电子操作”过渡，以适应外贸“快进快出”的形势，帮助企业实现“零库存”。作为最基层的检验检疫部门就有责任和义务把执行政策过程中推行情况、企业反映、执行过程中发生的新情况、新问题、新动向及时上报，使上级部门能及时掌握情况、便于决策，这就要求我们做到准确、真实、全面、及时向上反馈。

我们知道，规范、科学的文件管理不仅能为本单位、本部门开展检验检疫工作提供可靠的执法保障，为领导、检验检疫一线人员及时传送国家政策、上级主管部门的业务规范性文件及各方面的信息，同时为政府部门、广大进出口企业提供相关政策、产品质量信息、商品预警风险、市场导向等。文件管理工作的做得好不好，不仅可以反映出一个单位、一个部门的综合管理水平的高低，也能反映出办公室文管人员工作责任心、业务能力、协调能力、处事能力的强弱。入世以来，国际形势发展、变化相当快，文件管理工作出现了新情况、新动向，以纸质为主的文件管理逐步向电子文本过渡，因此，检验检疫文件管理工作在新形势下如何进一步适应形势发展的需要，为检验检疫一线提供一流的服务有着十分重要的意义。

二要认清形势，把住“三性”。

随着形势的不断发展，检验检疫文件管理工作出现了“广、强、多、快”新特点。“广”：文件涉及面较广， “强”：文件保密性强，“多”：文件总量多、紧急文件多、上报文件多，“快”：要求上报快。针对出现的新情况、新特点，文管人员必须转变观念，树立起大局意识、服务意识、保密意识。在处理文件时，把握住“三性”，即及时性、准确性、安全性。

一是要把住“及时性”。随着文件流转形式的多样化，过去单一的信件邮寄形式逐步更快捷的方式转移，如传真、快递、电子邮件、电视电话等，文件的流转速度明显不断加快。就拿太仓检验检疫局来说，2002年一年收到方方面面来文共计1000余份，比2000年增长了近一倍，“食品、动植物预警通报”传真就收到108份，要求上报的情况也从原来的1周左右压缩到1-2天内完成。紧急文件也比过去要多得多，为了防止国外病虫害及疫情的传入，国家质检总局及时将国外疫情如登革热、霍乱、疯牛病以及松材线虫等病虫害疫情通报，均以电文下发。因此，在这种新形势下，文管人员必须“急事急办，特事特办”，及时将急件传递给领导、一线阅办，使上级文件精神要求得以及时落实。

二是要把住准确性。准确性就是不出任何差错，它是文管部门工作质量的一个最基本要求。准确性是贯串在整个公文处理的每一道程序里，要不发生任何差错，就要必须按照《检验检疫系统公文处理办法》把住每一道程序关。公文是代表机关的“脸面”“形象”，如果公文中的任何一点差错如出现错字、别字或不符合要求的公文流转出去，不但会有损机关的形象，甚至会给机关造成损失。收文是这样发文同样如此，认真登记，做到不漏登、错登、重复登，这样会给借阅查找及归档带来不便。文件传递过程中也要讲求准确性。如阅办部门是多个部门或两个以上部门，则根据文件内容采用“先主后辅”的原则，避免文件横向传递，确保了文件安全、准确。

三是把住“安全性”。所谓安全性就是说使文件安全按公文要求流转，做到文件不遗失、不损坏、不失密。随着国际贸易、交往的增多，检验检疫工作中产生的国家秘密事项也随之增多，如检疫技术、疫情监测资料、动植物疫情、敏感商品质量情况、重大索赔案情等，一旦泄密后果将是很严重的，甚至将影响到国家对外政策。

三要转变观念，处理好服务与管理、保密之间的关系。

文件管理、归档其最终目的是为查阅服务。因此，检验检疫文管人员必须转变观念，以过去强调“保管”向“服务”转变，文管人员只有树立服务意识，才能在日常文管工作中做到主动服务，才能做好服务到位。服务内容可以根据实际情况不断拓展，如协助科室做好文件复印件的整理装订，方便检验人员查找；可以在局域网上实施文件共享；也可以将档案目录检索公布于众等，所有采取的一切措施其目的只有一个-----方便使用者，为检验检疫工作提供服务。由于检验检疫工作的特殊性，检验检疫人员下厂检验经常要对照条文执行如规范性文件、管理办法、实施意见等，文管人员应主动复印好文件送到科室，并作好相应记录，如文件作废或变化及时通知科室更换。

当然，为检验检疫一线提供服务不是说不讲原则，文管人员还要正确处理好服务与保密、文件管理之间的关系。我们说，管理与服务不是对立的，而是相辅相承的。文件管理是为了更好地服务，服务也要讲求原则，但并不是说文件因为要管理、要保密而放弃服务。有些文件内容直接关系党和国家的政治、经济利益，机密性很强，也是国内外敌特猎取的主要目标，因此有些文件必须经过一段相对封闭时期，才能逐步扩大利用范围，其中有些内容涉及到国家和集体利益的将长久保密，因此，对保密文件还是应严格按有关规定办理，不随意扩大范围查阅范围。在流转过程中不让无关人员接触，确保文件不丢失，复制文件必须经批准，并按密级文件管理。

四要加强学习，提高自身综合素质。

以往用笔和纸为主的手工操作办公方式，如今已逐渐被现代先进的办公自动化所替，新的形势给文管人员提出的新的要求，因此，检验检疫文管人员必须加强学习，努力提高自身综合素质。一要认真学习领会“三个代表”重要思想，把学习三个代表重要思想与实际工作相结合，做到忠于党、忠于人民、忠于本职工作，除了对自己所从事的工作认真负责、一丝不苟外，还要有甘当助手、配角、甘当无名英雄的崇高品质。二要认真学习业务知识。文管人员在做好日常分管工作的同时，还要努力学习文秘知识及检验检疫业务知识，只有这样，才能在平时的工作较快较好地做好文件分类、传递、归档等工作，才能游任游余地完成任务。三要认真学习相关法律法规，如《档案法》《保密法》《商检法》等，并认真贯彻执行。文档人员接触内部文件多，听到的多，看到的多，接触机密多。作为文员要严格执行国家有关保密规定，严守党和国家的机密，不在任何场合向任何人炫耀和泄露，做到不该说得不说，以免给党和国家造成损失。四要认真学习计算机知识，熟练掌握办化自动化技术。文件管理员往往既是秘书又是文档管理员，要写材料又要管理文件、督办文件、催办文件还要整理归档，工作头绪较多、涉及面广，因此在实际工作中一定要讲求方法和效率，做到“雷厉风行”，能当场完成的当场完成，能当日可以处理完的，就不要推到明天，急办的事就要马不停蹄地去办，而办公自动化技术正是提高工作效率的方法之一。五是提高与人合作、善于合作的能力。文管人员经常要到各科室传达或传送文件精神，或者检查领导布置的有关工作，或者督办文件落实情况等，在与科室人员接触较多，因此，在工作中文管员要态度和蔼、热情、谦虚，善于与他人合作、配合，这样才能确保完成领导交办的任务。

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