基层税务机关常用公文撰写指要

基层税务机关常用公文撰写指要　　
第一部分 上行文的撰写　　
一、请示　　
（一）请示的结构
请示由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。

1．标题。由介词“关于”＋事由＋文种三部分构成。标题不应写发文机关名称。

（1）事由。要把请示的事项摘要写出，使上级机关一看标题，就明了请示的问题。例如《国家语委关于当前语言文字工作的请示》。“请示”标题中的事由部分一般不能省略。

（2）文种。一定要写明“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”。

2．主送机关。只能写一个上级机关，而且必须是主管回复请示事项的上一级机关，一般不得越级请示。

3．正文。正文一般由三个部分构成。即：理由、事项、结尾。

（二）撰写请示的要求

1.理由要充分。请示的目的是请求上级指示、批准。因此，请示的理由必须充分。如果理由不充分，则会使请示的事项缺乏依据和说服力，就达不到请示的目的。

2.事项要明确。要想将本机关在工作中遇到的无权、无力、无法解决的问题得到圆满解决，必须根据实际情况，提出明确具体的意见和措施，便于上级机关研究批示。

3.请求要单一。请示的内容要单一。在一份请示中，只能请求一件事。这样做的目的，是使所请示的事项得到尽快的指示或批准，避免问题复杂化，从而提高工作效率。

4.文种要用对。向上级机关请求指示、批准用请示。切不可将请示内容的公文写成“报告”，或者创造“请示报告”这一法定公文中并不存在的文种。

5.结尾要利落。请示的结尾是正文的结束语。要针对请示事项和行文目的，选用恰当的表示请求的词语。常见的写法是：“妥否，请指示”、“当否，请批示”、“专此请示”等。

6.落款要规范。单个机关或两个机关行文，不需署发文机关名称。发文成文日期右空4字格。

（三）请示与报告的区别　　

请示和报告都属于报请性上行公文。但是，它们是两个不同的文种，其区别主要表现在六个方面：

1．行文目的不同。请示的目的是请求上级机关给予指示、批准；报告的目的是下情上达，让上级机关掌握了解情况。

2．行文时间不同。请示必须在事前行文，绝不允许先斩后奏，这是组织原则；报告则一般是在事后行文。

3．内容含量不同。请示必须坚持一文一事，才能保证工作效率；报告则可以是一文一事，也可以是一文数事，可以是专题报告，也可以是综合报告。

4．公文处理不同。上级机关对报告可以不予答复，如果答复也只需以批转或批示性的形式行文；而请示则必须尽快予以答复，均需以批复的形式行文。

5．主送单位的数目不同。报告可以同时报送给几个领导机关或领导人；而请示则只能送一个领导机关，不能多头主送。

6．书写格式不同。请示与报告是两个不同的文种，在标题中必须明确地标出。另外，结束用语不同。报告的结尾用语一般用“专此报告”，“特此报告”等；请示的结尾用语一般用“妥否，请指示”，“当否，请指示”等。

二、报告　　

（一）报告的结构和写法

报告一般由标题、主送机关、正文、落款四个部分构成。标题、主送机关、落款这三个部分的撰写方法与请示相同。这里主要介绍正文的撰写方法。

不同类型的报告，其正文的写法不相同。

1．工作报告。工作报告的正文一般由基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法等部分构成。常见的写法有两种：

第一种：当所报告的工作是单一的专项工作时，可先写工作的基本情况，接着写取得的成绩或经验体会，再写存在的问题与不足，最后写改进的办法或今后的打算。这种写法，常用于完成了某一项工作后向上级写的工作报告。

第二种：当所报告的工作事项不止一个时，可依工作的主次顺序，将每一项工作作为一个部分依次叙述。在写一项工作基本情况的同时，写出成绩或体会、存在的问题与不足、解决的办法等。也可以先将各事项集中有序地陈述，然后再综合写成绩、经验体会、存在的问题以及改进办法等。这种写法，常用于完成了某一个阶段的工作之后，向上级机关写的工作报告。

不论采用哪一种写法，都应注意重点突出，详略得当，脉络清晰，条理分明。

2．情况报告。情况报告的正文一般由情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等部分构成。通常按以上部分依次撰写。撰写时要围绕报告的主题，对情况作出实事求是的记叙，并进行客观具体的分析，提出切实可行的措施。

3．答复报告。答复报告的正文由报告的原因、回答询问两部分构成。首先要写明什么时候接到上级机关提出的什么问题或者询问的事项，然后针对上级提出的问题或者询问的事项作出回答。

写答复报告要注意两个问题：一要开宗明义，首先说明报告的原因；二要应词作答，针对询问的事项，逐一作出实事求是的回答，切忌穿靴戴帽绕圈子，答非所问出岔子，笼统空洞打幌子。

（二）报告的写作要求

1．实事求是，切忌浮夸。写报告的目的是为了使下情上达，让上级机关掌握真实可靠的情况，以利于正确指导工作，因而必须实事求是。报告中所列成绩与缺点必须符合实际并且要有分寸的表述，不夸大，不缩小，不张冠李戴，不添枝加叶。

2．重点突出，中心明确。报告的重点应是机关在一定时期内的中心工作，即对主要矛盾解决的进程与结果。对于重点问题需要多用笔墨，写清楚，写透彻；次要的问题则只需要一般概述，以使全文重点突出，主次分明。

3．简明扼要，详略得当。报告要简明扼要地概述工作内容，避免罗列具体事实，尽量做到详略得当，主次分明。

4．报告的内容应具有信息价值。报告的内容要新，能够反映新形势下的新事物、新问题、新经验，回答与解决人们在新形势、新事物面前提出的各种疑问、难点，使报告具有新意。在反映新问题、新经验的时候，要力求抓住事物的本质，找出事物发展规律，而不能满足于反映事物的一般动态，表面事物的表面现象。报告反映问题应抓紧时机，力求迅速，否则时过境迁，就会失去报告的信息价值。

5．要注意点面结合。报告中既要有对面上工作的概括叙述，又要有对典型事例的较为详尽的定量分析。面上工作的概述和简要介绍，可以使人们看到一般，看到工作的广度；典型事例或者典型单位的材料，可以说明工作的深度。只有把二者结合起来，报告的内容才有可能深刻、全面。

好的报告，上级机关认为有普遍性和指导意义，可以采用转发的形式发下级机关学习参考。

第二部分 下行文的撰写　　

一、决定　　

决定是各级党、政机关普遍使用的一种下行文。它适用于对重要事项和重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。在行政公文的顺序中，决定排在第二位（第一位的是“命令”），可见“决定”文种的重要。

（一）决定的类型

可基本分为四类：

1.公布性决定。如《国务院关于修改〈全民所有制工业企业承包经营责任制暂行条例〉的决定》。

2.指挥性决定。如《国务院关于加强档案工作的决定》。

3.奖惩性决定。如《国务院关于民航222号客机空难事故的处理决定》。

4.撤销性决定。如：《广东省人民代表大会常务委员会关于宝安县七届人大第一次会议选举县长的结果无效的决定》。

（二）决定的结构及写作

决定的结构有两种：

一种是：有主送机关的，一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。我们基层单位一般采用此种结构。

另一种是：无主送机关的，一般由标题、题注（或者叫通过日期）正文三部分组成。

1．标题和题注。标题一般由机关名称、事由和文种组成。题注位于标题的正下方，并用圆括号括入。

2．主送机关。就是公文的受文机关。

3．正文。

（1）开头。由“决定原由＋目的＋意义”组成。

（2）决定事项。决定的主要内容。

（3）结语。提出要求或号召。也有的不写结语。如六中全会决定结尾：“和谐凝聚力量，和谐成就伟业。构建社会主义和谐社会是建设中国特色社会主义的重大战略任务，是对我们党执政能力的重大考验。全党同志要紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，带领全国各族人民万众一心、锐意进取，为把我国建设成为富强民主文明和谐的社会主义现代化国家而奋斗！”这个结尾做到了言简意赅，进一步点出了决定的目的与意义。

（二）决定的写作要求

决定是一种决策性、指挥性公文，所涉及的都是“重要事项”或“重大行动”，它在写作方面的要求也十分严格。

1．决定因由应明确而充分。决定所作的工作布置、提出的工作要求，需要受文机关认真贯彻执行，而贯彻执行的前提是思想明确、认识清晰，所以决定的因由部分必须说明理由、陈述目的、摆出根据，使受文机关充分理解决定的重要性和必要性。特别是一些指挥性决定，事关重大，内容丰富，更应写得详细、透彻。

2．决定事项应明确而具体。决定事项是决定的主体，是其核心之所在，要求对重大事项或行动作出决策或安排。因此，决定什么，要明确而具体，用语要准确，便于受文机关理解并贯彻执行。

二、通知　　

“通知”在行政公文中是最常用、使用频率最高的文种。通知的写法大家都比较熟悉，在这里只在两方面做点提示：

（一）在格式写作方面：

1．标题。标题一般由发文机关、事由、文种三部分组成。发文机关要用全称或规范化简称。向平行机关的函的标题，不需写发文机关名称。

2．主送机关。要标注全称，不能写×××地税局、×××国税局。

3．正文。正文是通知的核心，是撰写的重点。一般由三个部分构成：通知的缘由和目的、通知事项、执行要求。

4．结尾。常用的语句是“特此通知”、“请认真贯彻执行”，“自20××年×月×日起执行”，“请将执行的情况于200×年×月×日前报××处”等。告知类通知一般没有执行要求。

5．落款。在正文之后的右下方写明成文时间，并加盖印章。注意，除紧急情况外，“通知”应提前一段时间或几天下发，以给落实或准备时间。

（二）在内容写作方面：

由于通知的种类不同，其写法也就稍有不同。

1.发布性通知。此类通知很短，一般写明发布公文的名称和执行要求即可，对所发的公文作为附件同时发出。

2.批转性通知。由上级机关采用通知的方式，对下级机关发来的报告、意见、工作要点、请示等公文予以批示之后转发到所属单位，要求遵照执行。此类通知正文的写法，一般是首先写明对所批转的下级公文的立场、态度和评价；其次写明有关的意义和作用；最后写明贯彻执行的希望或要求。篇幅一般都短小。未经同意或批准的公文不能批转。

3.转发性通知。一般在上级机关、同级机关或不相隶属机关发来的公文，需要下级单位知晓或执行时使用。

4.会议通知。是通知中最常见的类型。一般包括：会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到事宜及有关要求等。这类通知需提前发布，发布的形式视受文范围而定，一般采取网上通知、印发纸质文件通知或电话通知等形式。

5.办理性通知。即上级机关以通知方式，向下级机关指明政策、部署工作任务、交待方法、阐明原则等，要求贯彻执行的通知。

6.知照性通知。就是向有关单位告知某件事件、交待有关事项，不需要办理或执行时使用的。如公布机构成立、启用印章、函告电话号码变更等。一般以函的形式发布即可。

三、通报　　

（一）通报的结构

通报一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。

（二）通报的写法

标题、主送机关、落款等三部分同通知写法。这里着重介绍几种通报正文的写法。

1．表扬性通报。用来表彰先进单位、先进人物、先进事迹，总结推广成功经验，树立先进榜样，推动工作、生产和其他活动。写法：

首先，简要写明表彰对象的基本情况、主要先进事迹，以及对此的赞扬和肯定的态度。

其次，比较具体地写明表彰对象先进事迹的基本过程（开始、中间、结果是怎样的）、主要的感人情节和经验，并在此基础上分析其所具有的性质、重要意义和作用，使人从中受到启迪和教育。

最后，写明表彰的决定，给予表彰对象的荣誉称号或奖励，或者针对性的提出希望、要求、号召。有的通报则把表彰的决定、奖励写在前，把表彰的事迹和分析写在后。

2.批评性通报。用来批评违法乱纪和重大事故等反面典型，归纳教训，提醒和教育人们引以为戒的通报。

首先，简要写明批评对象的基本情况，即违法乱纪和事故的时间、人物、地点、主要事实和危害；

其次，具体写明有关事项的起因、发生过程和结果，并在此基础上分析其违法乱纪、事故产生的主客观原因、根源、实质、应该吸取的教训；

再次，写明对此做出的决定，比如给予党纪、政纪的处分，或依法逮捕等；

最后，提出希望或要求。有的通报则把决定写在前面，然后进行分析，提出希望或要求。

3.情况通报。用来传递信息、沟通情况、分析动向，让人们了解事态的发展，为工作提供参考或指导的通报，也可叫做信息性通报。

首先，简要地写明所要通报的情况，即纲要式地予以点明；

其次，按照事物或情况的本来面目的发生和发展的过程，如实地、准确地、简明地直叙直述清楚，但要抓住实质，把握关键，突出重点。

此类通报，可作综合性的通报，也可作专题性的通报。

（三）通报的写作要求

1．事件要真实。不论是表扬通报、批评通报还是情况通报，都要求事件真实。撰写之前，必须深入调查，核准事实，使通报真正起到见贤思齐、引以为戒和通报情况的作用。

2．分析要准确。表扬通报和批评通报要在所通报事项的基础之上归纳经验或精神，分析错误或教训。分析要准确，站在党的方针、政策和国家法律、法规的高度，从事实出发，对事物进行中肯的分析。不能任意拔高上纲上线，也不能不抓住事物本质，泛泛而谈。

3．重点要突出。撰写通报，必须要有较高的概括能力和分析能力，既要将通报的事项陈述清楚，又切忌写成流水账，絮絮叨叨，没有重点。

4．用语要准确。通报是对典型事件的是非曲直进行评价和认定，对重要的精神和情况予以传递沟通的公文，用语一定要字斟句酌，分寸恰当，准确无误。

5．通报要及时。通报的时间性很强，特别是批评通报和情况通报，如果不及时发出，就会贻误工作，造成不必要的损失。

（四）通报与通告、通知的区别

通报、通告、通知这三个文种都有沟通情况、传达信息的作用、但又有区别：

1．所告之的对象不同。通报是上级机关把工作情况或带有指导性的经验教训，通报下级单位或部门，无论哪种通报，受文单位只能是制发机关的所属单位或部门；通告所告之的对象是全部组织和群众，它所宣布的规定条文，具有政策性、法规性和某种权威性，要求人们遵照执行，一般都要张贴或通过电台、电视台等新闻媒体大力宣传；通知一般只通过某种公文交流渠道，传达至有关部门、单位或人员，它所告之的对象是有限的。

2．制发的时间不同。通报制发于事后，往往是对已经发生了的事情进行分析、评价，通报有关单位，从中吸取经验教训；通告、通知制发于事前，都有预先发出消息的意义。

3．目的不同。通报主要是通过典型事例或重要情况的传达，向全体下属进行宣传教育或沟通信息，以指导、推动今后的工作，没有工作的具体部署与安排；通知主要是通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理；通告公布在一定范围内必须遵守的事项，有着较强的、直接的和具体的约束力。

4．作用不同。通报可以用于奖惩有关单位或人员，通知、通告无此作用。

（五）通报与决定的区别。

从文种的含义看：

决定：“它适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。”

目前，在行政公文中，二者容易混淆的是年终表彰先进单位、先进集体和先进个人时，有的用“决定”，有的用“通报”。而从文种的含义中可以看出，“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员”。

四、通告　　

通告，是在一定范围内对人民群众、机关团体公布应当遵守或周知的事项的文书。

（一）通告的结构与写作

1．标题。通告的标题拟法较为灵活，大致有以下几种情况：其一是由发文机关、事由、文种三部分构成。如：《国务院关于保障民用航空安全的通告》。其二是只写发文单位与文种，省去中间事由部分。如：《北京市交通管理局通告》。其三是省去发文机关，只写事由与文种。如《关于办理1993年度工商企业年度检验的通告》。其四是只写“通告”两字，但这种写法用的不多。

2．正文。通告的正文一般由通告的缘由、通告事项、通告结尾三部分书写。公布周知事项的通告，一般采用分段分条书写。

通告缘由。要在通告的开头，简要地讲明发布通告的目的与依据。依据大致有两种类型，其一是法律依据或政策依据，其二是理论依据或事实依据。这部分要写得十分简明，高度概括。通告缘由写完之后，用“现通告如下”过渡，转入事项部分。

通告事项。这部分是通告的重点，要求写清楚通告事项的具体内容。内容较多的时候，要采取分条分款的写法。

通告结尾。有的通告提出要求希望或执行期限、范围，有的则没有结语，较多地使用“特此通告”为结语。

3．署名、日期。

（二）通告的写作要求

1．要符合党的方针、政策和国家的法律、法规。党和国家制定的一系列方针、政策和法律、法规，是实行领导管理，进行各项工作的指南和依据。通告是把党和国家的方针政策变为群众行动的重要工具和有效方式。所以，撰写通告，必须把贯彻执行党和国家的方针政策作为出发点和归宿，正确地把党和国家的有关方针、政策、法律、法规，同本地区本部门的实际联系起来，做到既从实际出发，又符合党和国家的方针、政策。

2．观点鲜明，要求具体。通告的观点应该是什么，要明确规定，允许干什么，不允许干什么，这样才能规范人们的行动。所以，撰写通告，一定要紧紧围绕中心事项，把通告事项讲得明确，分条分项撰写时，各条各项一定紧紧围绕中心，从不同的侧面把要求写具体，既不能有疏漏，也不能相互矛盾，致使人们无所适从。

3．语言通俗、易懂。通告的语言应该通俗，明了如画。这样，才有利于在一定范围内做到家喻户晓，妇孺皆知，便于广大群众了解通告的要求，执行通告的规定。即使一些专业性很强的通告，也应力求如此。

（三）公告与通告的区别

公告、通告都是公开发表的告知性公文，但它们之间有着明显差别。

1．发文单位不同。公告的受文对象最为广泛，如新华社受权发表的我国将进行向太平洋发射运载火箭的公告，受文对象为全世界。通告的受文对象往往带有地区性，虽然它有时可以打破地区界限，告之全国，但绝不能向国外发布。

2．内容与作用不同。公告所宣布的是国内外关注的重大事项或涉及面较广的重要事项，行文要简短；通告所发布的是需要公众周知和遵守的事项，多属一般性事务，内容较多，正文部分常常要分条分项书写。

3．发文方式不一样。通告多用于张贴在街道、市场或司法机关附近等有关地方；公告多通过报纸、电台等发布。

五、公告　　

公告，是指以国家名义向国内外宣布重要事项或者法定事项的文书。

公告，是用来宣布重要事项或者法定事项的，不能用来宣布一般事项，因而一般机关单位不能随便使用该文书。根据《税收管理法》第76条的规定，税务机关可以使用“欠税公告”。

（一）公告的结构及写作

公告的结构，一般包括标题、正文、落款三个部分。

1．标题。采用“发文机关＋公告”的形式，有的用“事由＋公告”的形式。如：《国家税务总局关于公路内河货物运输业统一发票增值税抵扣有关问题的公告》。

2．正文。公告的正文包括三方面的内容：公告缘由、公告事项、公告结语。如《国家税务总局关于公路内河货物运输业统一发票增值税抵扣有关问题的公告》缘由是：“为进一步加强公路、内河货物运输业发票（以下筒称货运发票）管理，国家税务总局下发的《关于全国范围内推行公路、内河货物运输业发票税控系统有关工作的通知》（国税发〔2006〕163号）规定，自 　2007年 1月 　1日起，全国将使用税控系统开具货运发票。为做好新旧货运发票增值税抵扣的衔接，现将有关事项公告如下”。

3．署名、日期。在正文的右下方署上发布公告的机关的全称或规范化简称。如在标题已写上发文机关名称，在报刊上登载时常常可以省略署名。日期写在署名的下方或放在标题和编号之下。

（二）公告的写作要求

1．严肃认真，用语规范。发布公告是一件极为严肃的事，不能滥用。一是发文机关应该具备发公告的资格，才能发布。二是一般性的行政事务也不能用“公告”这个文种发布。至于什么“开奖公告”、“停电公告”、“开业公告”更是公告滥用的表现，可以用“启事”、“通知”或“通告”代替。公告用语要符合规范，准确无误。

2．内容明确具体。公告中宣布的事项必须明确具体，不能含糊其辞，模棱两可。但这个具体是一种概括性的具体，不需要详细叙述事情的开始、形成与发展，不需要细节的叙述，更不能描写，也不需要阐述道理，从理论上论证为什么要执行的理由。

3．语言通俗、简明、规范。一般不描述事情经过，也不需阐述道理，篇幅应尽量短小，文字简明易懂。

4.必须是重大事件或公务。一般性的或普通机关的事项不能写成公告。

六、批复　　

（一）批复的结构和写法

批复由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。

1．标题。标题常用的写法有以下六种：

一是完整规范的标题。如《国务院对〈关于在职工中开展××××活动的报告〉的批复》。

二是由发文机关＋批复意见＋事由＋受文机关＋文种组成。如《国务院关于同意辽宁省调整锦州市与锦西县行政区域界线给辽宁省人民政府的批复》。

三是批复机关＋事由＋文种。例如：《国务院关于同意河北省地市体制改革调整行政区划的批复》。

四是批复机关＋事由＋请示机关＋文种。例如：《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的批复》。

五是事由＋请示机关＋文种。例如：《关于同意湖北省调整鄂州市、黄冈县行政区划给湖北省人民政府的批复》。

六是事由＋文种。例如：《关于同意××地区社会综合治理委员会调整副主任委员的批复》。

2．主送机关。写请示机关的名称，即上报请示的下级机关。

3．正文。批复的正文一般由两个部分构成，即：批复根据、批复意见。

（1）批复根据。主要说明根据什么请示而作批复。一般要写清楚收到请示公文的时间、公文的标题和文号，并用“经研究批复如下”转入批复意见。

（2）批复意见。批复的内容必须具体、明确，不可含糊其辞。如果对请示的事项完全同意，则表明肯定性的意见；如果对请示的事项完全不同意，则表明否定性意见；如果对请示的事项原则同意或基本同意，则要对其中不同意的部分提出明确的意见；如果情况不明，决心难下，可以写“暂不予批复”，但一定要用函件告知对方。

必要时，在批复意见之后还可写批复希望。批复希望是批复意见的嘱咐和要求。

批复的结语很简单，一般只写“此复”，或“特此批复”，并且另起一行，表示全文结束。近年来不少批复均不用结束语，在表明态度、分析说理或作完批示后，即收尾结束。

4．落款。写上成文日期，盖上印章即可。

（二）批复的撰写要求

1．态度鲜明，意见具体。答复下级机关的请示事项，态度要鲜明，要么肯定，要么否定，不能含含糊糊，模棱两可。而且意见要明确具体，以有利于下级机关贯彻执行。

2．文字简洁，用语准确。批复是应请示而发，要针对请示事项，简明扼要地阐述意见，文字要简洁明了，用语要准确无误。切忌使用容易产生歧义的语句和词语，以防止给工作带来不必要的失误。

3．围绕请示事项，逐一答复。批复要求主题集中，紧紧围绕请示事项，一一回答。不能离开请示内容而发表空泛的意见，也不能离开请示事项另作指示。

七、会议纪要　　

严格来讲，会议纪要属于事务文书。但从行文关系来讲，会议纪要主要是发给下级机关的，个别的可以发平行机关，重要会议也可抄送上级机关。本书将它收为下行文。

（一）会议纪要的结构与写法

会议纪要一般可分为标题、正文、落款三个部分。但是，会议纪要的写作是很灵活的，每个会议纪要不一定都按这三个部分来写。

1．标题。会议纪要的标题大致有两种形式：

 (1)单式标题。单式标题大致有下面三种情形：

一种是由会议名称和文种组成，如《市长办公会议纪要》、《××常委会会议纪要》、《全国农村工作会议纪要》、《19××年经济特区工作会议纪要》。这种标题使用较多。

另一种是由召开会议机关、会议名称和文种组成，如：《××省政府在省电子局召开的现场办公会议纪要》。

第三种是由召开会议机关、事由、会议名称和文种组成。如《湖北省广播电视厅关于加强录音录像管理座谈会议纪要》。这个标题中加进了“关于录音录像管理”这一事由。

 (2)双式标题。由正题和副题组成。如《把经济体制改革放在首要位置上——市场座谈会议纪要》，前一句为正题，用大字标列，概括会议的主要内容或精神；后一句为副题，用小一号的字标列，放在正题之下，补充说明有关问题。

2．正文。会议纪要的正文一般由开头、主体、结语这三部分组成。

 (1)开头。开头要用简要的文字，准确的数据，概括会议的基本情况，如召开会议的时间、会议地点、主持人、参加会议的人员、会议议题、开会的形势、背景等，有的还写上开会的依据、开会的必要性和重要性，开会的目的、对会议的总的评价等。但并不是所有的会议纪要都要有以上内容，可以灵活掌握，有的可以省略不写，有的可以放在主体部分。

（2）主体。主体部分是会议纪要的事项，是整个纪要的中心部分，是与会有关单位贯彻执行会议精神的依据，很重要。内容主要包括：会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定、提出的要求、领导的指示、交流的经验等，表述要得当。这是决定会议纪要写得成功与否，质量高低与否的关键，要精心把这部分写好。

（3）结语。有的会议纪要还有结语部分。这部分一般写会议提出的要求、希望、号召等。

3．落款。会议纪要的落款包括署名和发文日期。署名应签署会议主办单位的名称，也可以写会议的办事机构。发文日期一般写在标题下面中间部分，也可以写在署名下面。

（二）会议纪要的撰写要求

1.以实事求是的态度真实准确地反映会议的各项内容。对与会者的发言与议定事项可归纳概括、提炼或作必要的删节，但绝不要按主观意图，随意增添内容，甚至加以歪曲或篡改。对于会后工作的安排，包括责任分工、时限要求务求表述准确、具体，以利于传达贯彻与督促检查。对于会议中出现的重大分歧，应如实记载反映。

为了保证纪要的真实性与准确性，纪要写成后应提请会议主持人审核与签发，重要会议的纪要，应经与会者讨论认可。

2.突出重点，简明精炼。应根据会议性质确定纪要的重点，对于重点部分应作详尽的阐述。对于会议内容应加强分析与归纳概括，以便做到深入浅出，重点明确，语言简明。如对于会议中产生的各种观点，应加以集中与分析鉴别，作出理论上的概括，使纪要具有说理性；对会议中反映出的各种情况，也应认真进行分析，从中提炼出最典型最有说服力的事例与数据并作概括说明；对于会议的过程与主要情节也应概括介绍，舍弃繁琐的细枝末节。

3.层次分明，条理清楚。纪要的各个层次除可用分标题、序数表示外，还可使用“会议决定”、“会议同意”、“会议听取了……并经讨论决定……”等惯用词语表示。

4.要言简意明。会议纪要的语言要明确畅达，防止含糊其辞产生歧义，特别开头部分更应当十分简明。在每一个问题或段落的开头，常常使用一些习惯用语、如“会议认为”、“会议强调”、“会议要求”、“会议传达”、“会议号召”等等，突出会议的主旨。

第三部分 平行文的撰写　　

一、函　　

（一）函的结构和写法

函的结构分为开头、正文、结尾三部分。

1．开头。包括标题、发文字号。标题，一般由发文机关、事由、公文名称所组成，这主要是下行文使用。如《中国建设银行关于建设单位为动迁户建房问题的复函》。

有的标题省去事由，这种行文多是高级机关才能使用，基层单位不能用，如“××省高级人民法院函”。

有的标题省去发文机关，主要应用于平行机关行文。如《关于××问题的函》。

发文字号和其他文种的写法一样，由发文机关的代号、年号和顺序号组成。

2．正文。正文一般写三个方面的内容：

 (1)发文缘由。讲为什么要去函或复函，如果是一机关主动给另一机关发的函，则要写明发函的原因。如果是针对来函的复函，则须先引用对方函的标题或发文字号或发文日期，并表示收到进行了研究处理。

（2）发文事项。也就是要商洽、询问、答复或请求批准的事项，这是函的正文的主要内容。如果是去函，则要陈述己方的要求，写明要对方协办的事项，或把有关信息告知对方。行文要通畅明白，使对方看得清楚，便于答复。如果是答复对方的函，则应明确自己的态度，把配合解决问题的意见办法叙述清楚。如不能满足对方的要求，应做具体的解释工作。

（3）结语。可根据不同情况有所区别。如果仅是去函告知对方机关的，可用“特此函告”。如果是去函要求对方机关回复的，可用“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“特此函告，请复”等。如果是复函，可用“特此函复”、“此复”等。有时函的结语也可以省去不写。

3．结尾。写上发文日期，盖上发文机关印章。

（二）函的写作要求

1.要正确使用文体。反过来说，就是不要错用了文体。当前，在公文文种的使用当中，与“函”有关的两种情况值得注意。

一种是应该用“函”的时候，不使用“函”，而使用别的文种。比如，有的机关有求于人，请求同级甚至下级归口主管部门准许某一事项时，应该用“函”却不用“函”，而是用“请示”。认为这是向对方表示尊重，以便所请求的事项容易得到批准。这种贬低“函”的公文效用的做法是不对的。

另一种是应该使用别的文种，如“请示”、“报告”、“通知”等，而不应该使用“函”的情况下，却用“函”来行文。比如有一个省的卫生厅给省政府送一份公文，标题是《关于申请外汇指标购置进口医疗器械的函》。下面摘引其中一部分内容：如：“为了逐步改变我省医疗卫生器械设备比较陈旧、落后和不配套的现状，以提高我省的医疗卫生技术水平，我厅经过调查研究，今年计划除购置部分国产的医疗器械外，还急需购置一些进口医疗器械，计需美元指标70万元。恳请批准，以便及时购置。”很明显，这份公文应该用“请示”，却错用了“函”。“请示”和“函”这两个文种，有共同点和不同点。

共同点是：“请示”用于“请求上级机关给予指示、批准”，而请求性的“函”也用于请求批准。

不同点是：行文关系不同。“请示”是下级机关对上级机关的上行文，而“函”则是给有关主管部门或不相隶属机关的平行文。上述例子出毛病的原因在于作者没有弄清“请示”和“函”二者使用时不同的行文关系。从公文内容来看，省卫生厅请求省政府批准外汇指标，属上行文，应该使用“请示”这一文种。如果是省卫生厅向省财政厅行文，使用函就对了。

2．内容要简洁。函一般是一事一函，单一单纯，不旁及其他，往往篇幅比较短小。

写函要开门见山，简短明快，直陈事项，点到即止，不兜圈子，不绕弯子，不要写那些套话、空话，也不要有寒暄用语。不要借题发挥，大发议论，也不要抒发感情，因为这不是个人的书信。内容简洁，才能体现出函这一文体简便、快捷、灵活的特色。

3．措词要得体。写作函的时候，对受文机关的态度要正确。对上级机关要谦恭、谨慎，对同级或不相隶属机关要友好、诚恳，对下级机关要尊重、温和。这些态度，要通过得体的措词，体现在文件里。

措词时，要反对傲上慢下，盛气凌人；也要反对恭维逢迎，庸俗陈旧。一些常用的机关书面用语，如“为要”、“为盼”、“为荷”、“是荷”等等，可经过选择，得体地应用在函的结尾之处，向受文机关表示礼貌。

（三）函与书信的区别

函和书信同属于信件类，但两者有着严格的区别，主要表现在：

1．函无论是公函或便函，都是机关之间处理公务的信件。“书信”无论是普通书信、介绍信、证明信、表扬信、公开信、贺信、感谢信、慰问信、情书等，都是个人与组织之间、个人与个人之间、组织与组织之间，借助文字交流思想感情或互通情报的一种应用文体。

2．函属于公务信件，使用时比较庄重严肃，有比较严格的格式。书信则比较自由，虽有特定的格式，但不那么严格，更为灵活。

3．函在文字表述上更为简洁。书信则可长可短，重视思想感情交流，这是函所必须避免的，其措词特别讲究得体。

二、意见　　

实际上，《意见》是一个非常重要的文种，它既可作为上行文、也可作为下行文，还可作为平行文。在十三个行政公文文种中，是唯一一个具有三重身份的文种。这个文种在党、政机关用的还是较多的，但在税务系统用的较少。在分类中，我们将它列为平行文。

（一）意见的结构与写法

1．标题。由制发意见的机关名称、事由、文种三个部分组成。如×××省委组织部《关于在信访工作中加强领导班子和领导干部考察的意见》。

2．正文。包括制发意见的依据或原因、内容、要求等几个部分。

 (1）制发的依据或原因。意见的开头应依据某一政策或精神，针对某一现象或问题，简要地说明制发意见的依据、意义或原因，其目的是使执行者明确制发这份意见的重要意义，从而增强执行意见的自觉性和主动性，这一部分一般不宜过长，要言简意赅，准确明了。结尾处常以“为了……，特提出如下意见”、“为了……，现提出如下意见”作为归结，同时启接下文。

 (2）意见内容。这部分是意见的主体，包括指导原则、工作任务、措施步骤及其他有关事项，这部分篇幅的长短依内容而定。指导原则，要明确提出下级机关执行指示必须掌握的方针、政策界限，必须抓住重要环节和关键问题，使受文单位心中有数，围绕原则开展工作，以保证指示的正确执行。工作任务，要直截了当，明确地说明要求在什么时间内，要求干什么工作，完成什么任务，有什么质和量的要求。具体措施，是完成任务的手段，指示中应该明确指出遵照什么具体规定，用什么办法去完成任务。以上内容可以采用贯通式的结构方法，逐层展开，也可以分条列项，逐条书写。

（3）执行要求。这部分是意见内容的延续与补充，多用于交代组织领导、时限要求、注意事项、希望与要求等。

3．日期及落款。

（二）写作要求

1.必须具有明确的政策依据与法规依据。制发意见，是将党和国家的方针政策、法规与规章在本地区、本系统加以分解、延伸与具体化。因此，撰写者必须认真学习与深刻领会有关的政策与法规，并与之保持高度一致而不得有丝毫的偏离。必要时，还需在意见中明确标注所依据的上级文件的标题与发文字号，使读者明确意见制发的依据。

2.应从实际出发，具有明确的针对性。撰写意见，应针对实际工作中的问题与需要，阐明工作的原则与方法，具有扎实的事实基础与明确的目的性。所提各项措施与方法应有可行性、预见性，切忌无的放矢和流于空泛。应根据主客观条件实事求是地提出经过努力方可达到的高标准和严要求，同时，也要充分估计到可能发生的不利情况而留有余地，做到合情合理。

3.意见的内容应明确具体，即工作目标明确，政策界限清楚，措施与方法具体。文字表述要条理清晰，简明易懂。