浅谈投标文件的商务资料编制

(呼和浩特铁路局 临策铁路有限责任公司，内蒙古 呼和浩特 100050)

摘 要： 文章结合自己几年来参加编制招投标文 件及主持招投标工作的经验，就投标商务资料的重要性、编制方法和内容进行阐述和分析， 总结了投标商务资料的编制要点和易被忽视的几方面问题，为提高工程投标商务资料的编制 水平，在竞标中取胜，提出了自己的见解和认识。
关键词：投标文件；商务资料；编制
中图分类号：F715.4  文献标识码：B  文章编号：1007—6921(2008)15—0133—02
1 投标商务资料的概念和基本内容
1.1 投标商务资料的概念

一本完整的投标文件应包括投标商务资料、技术资料和报价资料。投标商务资料是投标单位 应向招标单位反映投标单位的资质、资信、施工能力、财务能力、设备状况、人员素质，同 时还涵盖了技术与报价部分内容的一个综合性的资料。
1.2 投标商务资料的基本内容

投标商务资料是根据招标单位的招标文件要求进行编制，其内容要涵盖招标文件要求的所有 范围，并要根据投标单位自身经验，编入有利于参与商务评审的相关内容。投标商务资料一 般包括以下内容：
(1)投标函
(2)授权书
(3)履约担保
(4)唱标表
(5)投标报价汇总表
(6)投标工程项目及费用报价表
(7)拟投入本工程技术、经济、管理人员配置表
(8)拟投入本工程主要机械设备配置表
(9)企业财务状况
(10)同类工程的建设业绩
(11)近年来获奖工程项目及有关获奖证书
(12)在建工程情况
(13)降造措施及优惠条件
(14)投标单位对招标单位的承诺
(15)资质、资信证明
2 商务资料在投标文件中的重要性
2.1 投标商务资料是投标文件的重要组成部分

在准备投一个项目时，招标单位都要要求投标单位先编制资格预审，资格预审通过后才能投 标，所以资格预审很关键。如果资格预审没有通过，那投标单位就没有资格参加此项目的投 标工作，那要想中标就更不可能了，所以资格预审是投标的第一扇大门，要想顺利通过此关 ，就得需要商务工作人员认真的、负责的把投标单位的资质、财务能力、施工能力、同类施 工业绩精心的编制成资格预审交给招标单位，让招标单位对投标单位有一个全面的了解，从 而决定投标单位是否有资格对此项目进行投标。

资格预审通过后，再进行下一轮的投标。在标书评标过程中，招标人不仅对投标文件进行技 术评审，而且要进行商务评审，商务评审的分值在工程施工招标中占的比例不等，但商务评 审的得分多少，直接影响投标文件的总得分，而且商务资料中一个小小的签字或盖章如果漏 掉就足可以让投标文件作废，这时无论投标单位的施工组织设计水平再高，报价再准确，那 也于事无补，所以投标商务资料是一个项目能否中标的重要保障。
2.2 投标商务资料是指导中标后的拟投入的人员、设备及履约保证金的依据

投标商务资料作为投标文件的重要组成部分，在投标有效期内及中标后都具有法律约束作用 ，当投标单位接到招标单位的中标通知书后，首先要将履约保证金(按招标单位提供的格式 )及时交给招标单位，然后依据商务资料中的合同范本与业主签订施工协议，并根据商务资 料所编制的拟投入的人员、机械设备及主要试验和检测仪器来组建指挥部或项目部，所以商 务资料同时又是指导项目施工以及履约保证的重要依据。
2.3 投标商务资料反映投标单位的综合实力

投标商务资料是投标单位为了中标而根据招标单位的要求和需要编制的，它既反映投标单位 的人员素质和施工经验，又反映投标单位的财务能力和设备状况，商务资料还涉及施工组织 的内容及报价的内容，招标单位通过商务资料可以对投标单位有一个全面的了解，从商务资 料中可以判断投标单位从人员、资质、财务、设备、施工经验等方面是否具备承揽该项目的 实力，从而对投标单位的施工能力给出一个合理的评价。
3 投标商务资料编制原则及方法
3.1 编制原则

投标商务资料必须符合招标文件及答疑规定的内容和顺序，满足招标文件的要求。 
3.2 编制方法

投标单位对某项目的投标资格预审申请通过后，被招标单位邀请参加该项目的投标，此时要 确定该项目商务、施组、报价的编制人员，合理安排任务，统一时间，使三个部门相互联系 ，步调一致，成为一个有机的整体。

在购买工程施工招标文件后，要及时组织投标文件编制的有关人员对招标文件进行认真评审 ，要仔细反复的阅读招标文件，对有疑义的地方要在规定的答疑时间内及时告知招标单位， 招标单位根据投标单位提出的疑问进行答疑。商务人员要熟知招标文件和答疑，根据招标文 件和答疑的要求进行投标文件的编制，按照招标文件规定的内容、顺序、格式、字体和字体 大小去编制。通过对招标文件及答疑的理解，根据投标人自身的履约能力，在满足招标文件 要求的情况下，合理制定各项目标。投标函、授权书、唱标表等的编制一定要符合招标文件 有关要求，人员、设备、施工业绩等的编制决不能低于招标单位规定的最低标准，以免被视 为废标；也不要过高的超出招标文件期望值，业主是根据其条件和需要提出目标值的，投标 人自主提高目标值，如到时提供不出会适得其反。因此投标单位在投标时一定要制定出使业 主相信的业绩、人员和设备，以及相应配套的业绩证明材料和人员的各种证件等。

投标文件既要做到满足招标单位的要求，又要突出投标单位的自身特点，这就要求商务人员 要精心编制，把有利于本单位得分的资料融会贯通到标书里，要把投标文件编制的不仅外观 美观，内容也要丰富、具体。
当商务资料编制完成后，商务编制人员要按照招标文件和答疑认真仔细的检查，然后再由商 务负责人审核，再会同施组编制人员、预算人员、拟参加该项目施工的管理人员及有关技术 负责人进行综合评审，讨论、校核和修订投标文件中的关键技术、经济指标，检查对招标文 件的响应性、投标文件的整体性，使商务资料更加准确。
4 编制投标商务资料要注意的几个方面
4.1 必须符合招标文件、答疑要求

招标文件是投标单位编制投标文件和招标人进行投标文件评审的依据，招标文件中载明的对 投标单位的各项要求，投标单位必须达到和满足，尤其是招标文件中明确的对投标文件进行 符合性审查的项目，以免不能通过符合性审查时被宣布为废标。
4.2 内容贯通一致，投标文件整体性好

投标商务资料由于时间紧，有时就同一项目要同时编制多个标段，这就必须要求商务人员头 脑清晰，每个标段的工程报价、工程工期、质量安全目标、人员、设备等一定要一致，决不 能张冠李戴，商务人员决不能犯这样的错误。在编制过程中，在此方面要尤为注意，重点把 握好以下几点：

①投标书的包封皮、封面、投标函、授权书、投标保证金等凡是涉及到体现标段号的编制时 一定对号入座。
②投标文件中商务资料里的工期、质量、安全、环保目标的内容要与施工组织相一致。施工 组织设计中表述的目标值要与投标书商务资料中的目标值相一致，避免出现投标文件前后表 述不一。在编制过程中，各部分的最终表述必须一致，且符合招标文件要求。③投标文件中商务资料的组织机构框图要与施工管理机构相一致。投标人根据工程特点和施 工需要设置的施工管理机构，不仅要满足工程施工需要，还要体现施工组织机构精练与施工 作业队伍专业化的特点，配置的施工管理和专业技术人员在专业、资历和数量上要符合招标 文件(尤其是资格审查强制性标准)的要求，施工组织设计中的文字表述与投标文件商务资 料的组织机构框图要一致，组织机构框图不宜重复出现。主要人员简历表中人员拟定的职务 也一定要与组织机构框图相一致，人员简历表后需附的职称证、身份证、毕业证等也一定要 与人员简历表中表述的内容一致。④投标文件商务资料中的主要机械设备要与施工组织设计中的相一致。⑤投标商务资料中投标函中的工程报价一定要与报价部提供的数字相一致，报价汇总表中的 各项数字要同此标段的报价编制人员进行联系，由此标段报价编制人员提供数字，以防出错 。
4.3 重视商务资料中的优惠条件及承诺

商务资料中的优惠条件和承诺，是商务资料中的重要组成部分，投标单位为了引起招标单位 的关注，一般要对招标单位提供优惠条件，并对招标单位作出投标项目的承诺，优惠条件和 承诺既要满足招标单位的要求，也要符合投标单位自身的条件，避免承诺过多而在后期的施 工过程中得不到兑现，履约信誉方面受到业主的质疑，所以要特别重视商务资料中的优惠条 件及承诺，谨慎为之。
4.4 高度重视书面质量、签字、盖章等问题

招标文件对其中的文字部分要求十分严格，商务人员必须严格按照招标文件提供的格式、字 体和字体大小去做，而且绝对不能有错字出现，所以商务人员在做封面、申请函、法定代表 人授权书、银行资信证明时，都要反复校对文字及表格格式等，以免发生不必要的错误。对 招标单位要求签字、盖章的地方，商务人员对此一定要把好关，绝对不能有漏签漏盖的现象 发生，如有发生，结果将直接导致废标，必须引起高度重视。
4.5 电子版、书面版的一致性

招标单位在要求投标单位提供投标文件书面版的同时，一般还要求提供投标文件的电子版， 这就要求书面版和电子版必须一致，在发现书面版有错误并修改后，一定不要忘记把最新的 版本重新拷贝到磁盘中，以免造成二者的不一致性，给投标工作造成不必要的失误。
5 对提高商务资料编制质量的几点思考
5.1 应提高商务编制人员的综合素质

投标商务资料涵盖了人员、设备、财务、施工、报价等很多内容，这就要求商务人员要有基 本的财务、施工、报价等多方面知识，同时还要求商务人员能够熟练的操作微机，解决微机 中经常容易出现的问题，而且为了将标书做的更完美，还应熟练掌握photoshop图片处理软 件，并有较强的语言组织能力，才能不断的提高商务资料的编制质量。
5.2 应建立系统、全面的商务资料库

为了提高商务资料编制的速度的质量，商务人员应在平时注意资料的收集与积累(如企业财 务状况、人员的各种证件、施工业绩、获奖证书、资信资料等)，并且把这些资料分门别类 的建库保存，这样可以为方便快速的查阅和使用资料提供保障，并且能够减少人力、缩短编 标时间，提高工作效率，同时还要不断的更新资料，以便更好的服务于编标工作。 
6 结语

正确的、规范的、符合性强的、美观规范的投标文件是工程中标的首要条件，是赢得评标人 青睐的前提。特别是商务部分的编制尤显重要，因为评标人最先看到的就是商务资料，也是 确定投标人是否具备招标人设定的条件的第一关。这是笔者多年从事招投标工作中总结出的 对与投标人如何更好地进行投标文件中商务文件编制及获取最大中标几率的初浅借鉴。
［参考文献］
［1］ 陈惠玲,马太建.建设工程招标投标指南［M］江苏科学技术出版社，2 003.