电子文件整理归档保管利用思考方法

在电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。因此，今后机关、企事业单位等部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。 目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。 今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。所以，新的形势要求我们档案工作者不断探索立卷归档的新思路、新方法。

　　一、电子文件的立卷归档

　　开展电子文件立卷归档工作必须要有一支专业化的队伍，由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，而不少档案工作者对计算机技术掌握尚不完全，目前的立卷队伍还不适应工作发展的需要，必须通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

　　首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等情况，一般以不超过2-3个月。

　　其次，要对收集到的电子文件进行分类编目。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，就必须进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

　　最后，要将分类编目完毕的电子文件固定上架保存。档案人员将应归档的经过整理的电子文件存入磁盘或光盘。并采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作，档案室保存的电子文件一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。这样可以大大提高安全性和可行性。最后可将这些磁盘和光盘装入专门的装具中，再进行统一编号，并利用档案管理软件制作目录，以便检索查询。

　　二、电子档案的保管储藏

　　由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。

　　首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

　　其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

　　对电子档案的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

　　三、电子档案的开发利用

　　电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。

　　1、电子档案提供利用的方法。对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。

　　（1）提供拷贝，档案部门可将档案备份向利用者提供，并将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。

　　（2）通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法适合于建立局域网的单位。档案部门可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息，通过网络传递，提供给本单位的查阅者。还可利用档案管理软件，进行网上借阅档案，使阅档者足不出户就能查看到所需的文件材料，充分体现出网络的快捷便利。

　　（3）直接利用。是利用档案部门的电脑，在档案部门的数据库上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这要求档案员注意平时的积累，不断扩大数据库中档案的信息量，尽可能为阅档者提供丰富的档案信息资源。

　　2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

　　一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；五是利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等

　　电子档案在我国还是新生事物，但它的发展是迅速的，相信在不久的将来，电子文件和由其生成的电子档案将成为档案人员工作的主要对象。我们档案工作者应与时俱进，不断加强计算机知识的学习，积极主动的开发研制档案管理软件，使档案这门科学焕发出新的生机。