集团公司档案文件管理制度

档案文件管理制度
第一章  文件收发传阅制度
第一条  公司文件包括董事会文件、监事会文件、行政类文件和党群类文件。
第二条  公司各类文件由指定的拟稿任拟稿，部门负责人审核，分管领导会签。董事会文件由董事会秘书复核，董事长签发；监事会文件有监事长审核、签发；行政类文件有综合部经理复核，总经理签发；党群类文件有党委书记签发；纪委文件有纪委书记签发；工会文件由工会主席签发。

第三条  文件签发后，送文印室统一安排打印，经拟稿部门负责人校对签字后方可印制、盖章。

第四条  董事会文件由董事长秘书室负责归档；监事会文件有件事会负责归档；行政类文件有综合部负责归档；党群类文件有党群工作部负责归档。

第五条  发文部室应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。

第六条  外来行政类、党群类文件分别由综合部、党群工作不指定专人负责签收、登记，并由主人提出处理意见后，报送有关领导批阅。

第七条  外来羁绊文件（指急需办理的事项）当日及时登记分送传阅、承办；一般文件(指只需了解知晓的事项)一周内传阅完毕归档。

第八条  行政类和党群类文件分别由综合部、党群工作不指定专人收回；对领导批示的文件，应及时传达和落实。

第九条  领导及承办部门需较长时间使用文件，可办理文件借用手续。

第十条  秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，确定报送范围，并由专人印制、报送。

第十条  秘密文件的传阅必须办理登记、签收手续。

第二章  档案立卷归档制度

第一条  本公司档案的收集、立卷、归档工作应在综合管理部的管理指导下由公司机关各部室、各分公司责任人负责。

第二条  凡是具有查考、利用、保存价值的针对性文件、公文，各部是档案员必须收集齐全立卷归档。获得市级以上优质工程奖的工程施工档案在竣工交付使用半年后由分公司负责这项工程的责任人收集齐全、合理整理，经综合管理部检查后移交归档。

第三条  立卷归档工作必须严格按照本公司的归档范围和保管期限表进行，不得随意更改。凡属于归档范围的公文，必须进行纸张、字迹质量以及安全、完整情况的检查，符合要求后再进行组卷。归档材料应医原件为准。

第四条  档案标题要简明确切，卷内文件要科学排列，页码准确、书写端正、装订结识，标签粘贴整齐划一。

第五条  对档案案卷要经常检查，发现缺少要立即追查，确保档案的完整和安全。凡造成档案损坏、遗失或将档案据为己有者，按公司的有关条例给予处罚。

第六条  一本公司名义印发的公文或形成的会议材料，必须用碳素墨水书写或打印，并及时归档。

第七条  上半年的立卷工作，应在本年度的第3季度完成。年终要对本年度案卷做好检查调整定卷工作。上一年度的案卷必须在本年度上半年内移交综合管理部。会计档案隔年移交。

第三章  档案利用借阅制度

第一条  档案管理人员应热情积极地做好档案利用服务工作，简化手续，提供方便。利用这应按规定自觉办理借阅手续，并认真填写《调阅外借档案登记表》。

第二条  本公司档案主要为公司领导决策和其他各项工作服务。本公司档案的借用必须经分管领导或综合管理部负责人签字批准并办理登记手续方可借用（一般不超过一周）。会计档案、经营合同、贯标档案等涉密档案必须经分管领导批准并办理登记手续，写好借条后方可借出。多件会计档案、合同文本原件出借必须有综合管理部专人懈怠。总经理、副总经理、办公室主任节约非密集档案可以通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

第三条  外单位因工作需要要钱来借阅档案者，应凭单位介绍信，认真填写《调档外借档案登记表》，经本公司相关领导批准后，现在阅览室内阅看，不得给旁人翻看、不得抄录或复印。

第四条  借阅档案，不准涂改、私自复印、翻制，不准撕毁、损坏，不得拆卷、抽页、调换、污损、加标注证等。如工作需要复印、抄录的，须经领导审阅批准后方可进行。如有违者，按公司有关条例给予处罚并追究其责任。

第五条  档案管理人员不得擅自对档案作解释或下结论。

第四章  档案保密制度

第一条  认真执行《保密法》，严格遵守国家、公司的保密制度和保密纪律。公司的每一位员工都有维护公司秘密的责任和任务。档案管理人员更要加强自身修养，忠于职守，在任何场合绝不泄露公司机密。

第二条  涉密档案的复印、抄录、借阅等利用审批手续如下：公司绝密级档案必须经董事长或总经理审阅批准；公司机密级档案必须经公司分管领导审阅批准；公司秘密级档案必须经公司分管领导或综合管理部与相关部室负责人审阅批准。

第三条  绝密级档案由总经理或分管行政的副总经理确定。机密集、秘密级档案有综合管理部负责人确定。

第四条  涉密档案未经审阅批准不得提供给任何单位和个人。如需携带外出，须由指定人员担负保密安全责任。在复印时，档案管理人员要全过程跟随，抄录后，档案管理人员要确定抄录内容是否相符，借阅者限在阅览室内1人阅看所需内容，利用工作结束立即归还。

第五条  严禁将涉密档案和内部刊物当作废物出售。参加上级会议带回的密级公文和内部材料要及时阅办、归档。

第六条  如发现公司秘密已经泄漏时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理，并采取必要的应急措施。

第七条  公司档案密集的确定：

1、在公司的经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件为绝密级。

2、公司的发展规划、会计档案、经营方面的统计材料、重要会议记录等为机密级。

3、公司的人事档案、经营合同、协议、员工工资收入、贯标文件，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

第五章  档案鉴定销毁制度

第一条  根据国档发（1987）7号文件的规定，建立由本企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。

第二条  档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准要求。鉴定中发现档案不准确，不完整，公司应及时责成有关部门和人员负责修改和补充。

第三条  维护档案的完整安全是档案工作必须遵循的基本要求，因此本公司档案不得随意销毁。

第四条  销毁档案时要严格执行保密制度，要有专人监督，并在销毁清册上注册“已销毁”字样和销毁日期，监销人签字盖章。

第五条  各部门以往保留的反映本公司历史上全部活动的各种资料，应向综合管理部移交，不得擅自销毁，如确认毫无保留价值，销毁前必须有综合管理部鉴定，并经有关领导批准。