新形势下加强高校财务内部控制的思考

(广东金融学院，广东 广州 510521)
摘 要：随着高校经济活动环境的变化，高校财务内部控 制环境亦发生了改变，原有的内部控制方式已无法满足新形势下经营管理的需要。文章分析 了当前高校财务内部控制存在的问题，提出了完善高校财务内部控制的几点措施。
关键词：高校财务；内部控制；信息技术
中图分类号：G475  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)14—0035—03
随着我国教育体制改革的深化，高等院校单一依靠国家财政拨款办学的状况已经成为历史。 近年来高校规模扩张速度很快，有限的财政拨款已无法满足教学条件建设的需要，为此，各 高校纷纷广开渠道，采用依靠银行贷款、其他收费、开源节流等方式筹措办学资金。高校经 济活动范围扩大，资金使用权限更加灵活，加上信息技术在管理活动中的普遍使用，这些变 化使高校财务内部控制难度加大，如何加强财务内部控制成为新形势下高校财务管理工作的 重要环节。

1 高校财务内部控制存在的问题

1.1 思想上对内部控制不够重视

国家规定行政事业单位以收支两条线为原则，实施国库集中支付管理办法。上级主管部门对 高校财务工作的检查主要是收支核算的正确性，账、证、表等会计凭证是否合乎规范，财政 专项拨款的用途等，大部分主管财务的院领导注意力也集中在增加办学经费来源，节约开支 上。因此，高校将财务管理工作的重点主要定位于事前预算、事中核算、事后决算等会计核 算规范性基础工作上。而对于内部控制这一重要的财务管理工作并未引起足够的重视。
1.2 内部控制制度不完善

内部控制制度不完善主要表现在以下几方面：①内部控制制度与管理模式不吻合。内部控制 制度设计未考虑机构设置的特点和内、外部管理环境的变化。如：20世纪90年代后，我国高 等院校 的管理模式发生了巨大变化，许多高校为了增强办学力量，朝着综合性大学的方向发展，各 高校之间通过院校合并来增加实力，高校管理范围随之扩大。由于各种各样的主观及客观因 素，很多合并后的高校并没有构建整体的财务管理体系，而是各校区沿用自己的财务管理方 法，因此，很难形成统一的内部控制体系。②内部控制系统缺乏全面性、严密性。大部份高 校的内部控制制度设计的重心放在了一级会计核算领域，忽视了二级管理部门以及其他相关 的经济管理活动。在固定资产变动、低值易耗品的清查、报废、记录等管理、其他来源收费 的管理、科研经费的管理等环节没有健全各项内部控制制度。各项经济活动的随意性使内部 控制系统无法实施对人、财、物全面有效的监控。③内部控制制度执行情况不尽如人意。部 分高校虽然制定了较为严密的内部控制制度，但缺乏对制度执行情况的监督。具体表现在： 很少通过现场询问，实地观察，审阅相关规章制度了解内部控制制度的执行情况，对内部控 制制度运行中存在的漏洞或缺陷没有及时提出改进、补救措施。这使得内部控制制度流于形 式。
1.3 财务风险防范意识薄弱

随着高校经济活动的多元化，现代信息技术在财务管理中的应用，高校所处的内、外环境日 趋复杂。高等教育改革的深化使高校拥有了更多的财务管理自主权，同时，也带来了相应的 财务风险。高校财务风险主要包括：资金运作风险，资产毁损风险，财务系统风险等。风险 防范是实施内部控制的重要环节。长期以来高校由于自身性质、管理模式等原因，存在着管 理观念滞后、财务人员素质偏低的现象，加上财务风险普遍具有潜伏性、隐蔽性的特征，因 此造成了高校管理人员财务风险意识淡薄，缺乏分析和防范风险的相应机制。
1.4 缺乏有效的内部审计机制

内部审计作为对高校内部控制活动的监督和评价手段，在高校经济管理活动中有着重要的地 位。但许多高校的内部审计工作并未发挥其在内部控制中应有的作用。主要原因是：①内部 审计是高校内部设置的机构，其行政上的隶属性质决定了当审计过程涉及行政领导及学校利 益时，审计的独立性和权威性必然会受到影响。②审计方法落后。随着信息技术的发展，信 息化环境下高校内部控制与手工处理方式有了很大的区别，这对传统的审计方法提出了挑战 。这就要求高校审计人员的思想素质和业务技能必须不断地提高，才能胜任新环境下的审计 工作，而高校审计人员的业务知识后续培训是非常欠缺的。③审计范围的局限性。高校审计 工作应监督学校内部控制执行的各个方面，而大多数高校将审计重点放在了学校财务收支， 大宗物质和设备采购的招投标的真实性、合法性，基建工程的监督和审计等涉及大额资金的 经济活动上，对在其他内部管理环节存在的问题却不够重视，如：学校各部门创收收入的合 法性，合规性、二级学院日常费用开支的合理性等。
1.5 财务管理人员业务技能有待提高

随着高校财务管理信息化的普及，财务信息系统的内部控制已成为财务管理中必不可少的工 作。信息技术运用能力和信息安全意识已成为高校财务人员必备的业务素质。而高校财务人 员的业务能力参次不齐，很多高校财务人员的思想观念并没有随着控制环境的改变而转变， 对计算机相关知识的学习不够重视，因此，在信息化环境下要做好高校财务内部控制工作， 财务管理人员业务技能还有待提高。
2 完善高校财务内部控制的措施

加强高校财务管理，完善高校财务内部控制是保障高校经济活动有序、健康进行的基本前提 。根据现代内部控制理论，结合高校经营管理活动的特征，笔者认为：在信息技术环境下完 善高校财务内部控制的措施主要包括以下几个方面。
2.1 改善内部控制环境

控制环境构成一个单位的控制氛围，是所有控制方式和方法赖以存在的运行环境。高校内部 控制环境的好坏直接影响到财务内部控制。高校控制环境包括全体教职工的职业道德和工作 胜任能力、学校管理理念和经营方式、组织结构、权利和职责的分配方式、人力资源政策、 信息化实施的程度。完善高校财务内部控制首先应改善高校的内部控制环境。改善高校的内 部控制环境可从以下几方面入手：
2.1.1 组织结构设计。近年来随着高校规模扩大，校区增多，高校财务管理工作也出现了 摊子大、复杂化的情况。由于计算机信息技术在高校管理活动中的普遍应用，大量的人工控 制被信息系统的自动控制所替代，控制环境改变了，高校组织结构做出相应的调整才能适应 发展的需要。高校组织结构设计在提高管理效率，保证信息通畅的基础上，对机构的设置应 进行系统优化，减少中间控制节点，形成岗位更加精简，责任更加明确的组织结构。在确定 财务机构设置模式时要充分考虑是否有利于财务内部控制。根据组织结构设计和信息化实施 的程度评估内部控制规则的有效性，重新制定授权批准控制、实物控制、预算控制、会计系 统控制、信息系统控制、绩效考评控制等控制制度及控制程序。

2.1.2 完善责权分配机 制。职责分工控制的核心是内部牵制。因此，在结合信息技术环境特征确定各个机构、岗位 职责权限时，对不相容职务要实行严格分离，关键财务岗位的人员应定期轮岗，以强化控制 功能。授权批准控制必须建立健全审批制度、重大项目集体决策制度。各级领导按授权范围 进行审批。如学院负责人只能审批本学院规定金额内的预算经费，超出规定金额应由上一级 负责人审批，学校分管领导审批分管中不超过一定金额范围的支出，重大支出由校务委员会 议集体讨论决定等。
2.1.3 营造内部控制文化氛围。提高全体教职工的素质，尤其是财务管理人员的素质。在 新形势下，财务管理人员需要熟悉计算机信息系统，通过定期培训，加快知识更新，培养在 网络环境下运用现代信息技术进行会计业务处理的能力，持有实时、积极的控制观，只有将 各项经营管理活动纳入到内部控制范围，全体财务管理人员共同参与到高校财务管理活动中 来，才能形成良好的内部控制氛围。

2.2 健全风险管理机制

2.2.1 财务 风险控制。高校作为法人主体进行财务活动时，在市场经济背景下，不可避免地要遇到风险 。高校财务面临着来自外部和内部的各种不同风险。要实现预期的财务管理目标，完善财务 内部控制体系，有必要设立相应的识别、分析和管理相关风险的机制。树立风险意识，加强 风险管理机制是高校财务内部控制不容忽视的环节。风险管理包括风险识别、风险分析、风 险防范。在充分识别和分析各种潜在风险后，需采取有效的措施进行风险防范。常用的财务 风险应对措施有：①风险回避，例如：通过拓宽资金筹措渠道，加强内部资金管理以增加高 校办学资金，可避免因资金短缺而导致的财务风险。②风险降低。如建立财务风险预警系统 ，对财务报表及相关资料进行分析，从中找出潜在的财务风险，及时采取相应的措施化解风 险。③风险分担。对高校的贵重实验设备、房屋等固定资产可通过购买商业保险分担因火灾 、被盗造成的财产毁损风险。
2.2.2 信息系统风险控制。信息技术的广泛使用，使高校经济管理活动不再单纯依靠纸面 文件及单据的传送，而是借助于互联网络技术、计算机技术及现代通讯技术逐渐实现电子化 管理和结算。网络环境的开放性使会计信息失真的风险加大，利用计算机进行舞弊，贪污等 犯罪活动将会使储存在磁性介质上的数据被篡改、销毁，系统遭受黑客攻击或感染病毒也会 导致系统信息的异常，甚至整个系统瘫痪。因此，为了确保系统运行的安全，应采取必要的 网络安全防护措施，定期检查系统运行情况，电子数据要随时备份。确保信息系统的安全性 和完整性已成为保障高校经营管理和资产安全的一项重要工作。
2.2.3 控制手段中引入 信息技术。现代信息技术

在高校各项管理活动中的运用，对高校财务内部控制活动产生了重大影响，使财务内部控制 活动的方法及侧重点发生了变化。信息化环境下，内部控制方式是手工控制和 计算机控制相结合，以计算机控制为主来实现的。财务内部控制活动的各个环节都离不开信 息技术平台，高校管理人员应根据财务环境的新特点充分利用信息技术制定对应的内部控制 规则。利用信息技术将控制嵌入到会计信息系统，针对关键控制点制定相应的控制手段，由 传统的事后检查、事后补救模式转变为事前预防，事中控制。另外，在计算机信息系统内部 建立严格的人员访问授权、数据接触控制、操作流程规则和职责体系，以避免信息系统故障 ，保留审计线索，杜绝利用信息技术进行贪污、舞弊的行为。
2.2.4 加强会计系统控制。

高校经济活动所需要的诸多信息、数据大多来自于会计信息系统，会计信息的准确性和完整 性直接影响到内部控制的有效性。随着计算机在会计工作中的普遍应用，会计系统控制不仅 仅靠人工控制，同时越来越依赖于计算机信息系统的程序控制。

会计系统进行具体的业务处理活动所进行的控制包括输入、输出控制以及计算机系统和数据 文件控制。常用的输入控制方法有：初始参数的设置，试算平衡控制，凭证编号的连续性和 唯一性等。输出控制措施包括：输出操作的权限设置，输出资料的登记和保管等。会计系统 输入、输出控制主要依靠制度控制和人工控制来保障。而计算机系统和数据文件控制则由系 统本身的控制程序完成。如：系统要有防止在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制功能 ，未经复核的数据不能登账，借贷不平衡的凭证无法保存成功等。因此，高校在购买或开发 会计信息系统时，系统控制程序的功能强弱应成为衡量是否使用该系统的重要标准。
2.2.5 充分发挥监控效力。

健全的内部控制制度和完善的内部控制方法还需要有效的监控手段保证其实施。在机构设置 上高校设立独立的审计机构更有利于对内部控制的监控。

高校的内部审计机构不仅要对内部控制活动进行持续监督，还应对内部控制的有效性进行评 价，提出完善内部控制制度的意见。在检查内部控制执行情况时，要将重点放在一级管理单 位和关键控制环节，如：学校财务收支的审计，固定资产的购买及增减变动，基建工程招投 标及建设过程各环节的审计，国家财政拨入的专项资金(重点学科，重点实验室，教学示范 中心建设资金)进行审计，确保专款专用。同时还应将监控的视角扩大到管理的各个环节， 尽量做到不留死角。如：高校有多个校区，各分校区内部控制执行情况，二级管理部门创收 审计，后勤和校办企业经营审计等。监控情况应当形成书面报告呈送给最高管理层，并在报 告中揭示内部控制的缺陷；同时，应当建立内部控制缺陷纠正、改进机制，充分发挥监控效 力。
3 结论

新形势、新技术使高校环境发生了巨大的改变，完善高校财务内部控 制系统不是一朝一夕的事,在采用新型内部控制手段时，也要结合传统有效的内部控制方式 。高校管理工作者应在传统的控制观念基础上，充分利用信息技术，开展财务内部控制的创 新工作，建立与时代和环境相适应的财务内部控制制度，更好地满足高校经营管理的需要。 ［参考文献］
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