门禁系统启用前后借阅证办理工作的比较与分析

(解放军医学图书馆，北京 100039)
摘 要：文章对解放军医学图书馆门禁系统启用前后借阅 证办理的工作流程和管理措施进行了全面的分析比较,指出：完整录入读者信息,科学地规 范工作流程,才能在方便读者的基础上，保证办证质量, 提高办证效率。
关键词：解放军医学图书馆；门禁系统；借阅证；读者服务
中图分类号：G258.42  文献标识码：A  文章编号： 1007—6921(2010)01—0142—01
1 解放军医学图书馆原有办证模式与管理

解放军医学图书馆作为全军医学文献资源收集、加工、储存和传播的中心，服务两院，面向 全军，读者以两院工作人员、研究生、进修生为主，图书馆同时对社会开放，各种层次的读 者均可进入图书馆，读者相对比较复杂。图书馆管理使用南京汇文系统，未启用门禁系统前 采用手工与计算机相结合的方法办理借阅证，以手工为主,首先查验读者提交上来的有效证 件和单位介绍信后，核算费用，输入汇文系统有效信息，粘贴条形码和照片后塑封,发放给 读者。

个人和大批量读者办证流程基本相同，大致如下:①读者到借阅证办理处核对有效证件和单 位介绍信；②收取并检查照片是否标准， 核对读者信息， 如姓名、单位、住址、通讯地址 是否填写齐全；③将读者信息录入汇文系统；④给出借阅证条码号，加工、贴条码、填写借 阅证、剪贴照片；⑤塑封；⑥发证，工作人员将办好的借阅证件发放给读者并同时发放“读 者须知”；⑦退证时, 退还借阅证并在系统中注销读者记录。
上述办证模式及流程， 在实际操作和管理中存在着一些欠缺。这种传统手工方法很难跟上 现代先进的管理模式。
2 门禁系统启用后图书馆办证模式与管理

解放军医学图书馆于2008年启用门禁系统并使用数据库技术进行读者数据处理,以证卡打印 机自动批量制作读者借书证，提高了证卡制作质量，简化了工作流程，减少了人工的投入和 制作中的误差，缩短了制证工作周期，提高了图书馆的工作效率和管理效能。以下从个人和 批量办证两方面加以说明，个人和批量办证均需要：①读者到借阅证办理处核对有效证件和 单位介绍信；②收取并检查照片是否标准，核对读者信息，如姓名、单位、住址、通讯地址 是否填写齐全；③查验读者办证所需手续齐全并交纳相关费用后,方可办理以下手续。
2.1 读者个人单个办理借书证

开启汇文办证管理系统、卡证管理系统和门禁管理系统。首先进入汇文办证管理模块, 按新 证注册流程操作，将读者信息填写完整，录入借阅权限、失效日期、联系电话， 然后导入 读者照片；再进入卡证管理系统进行操作：①录入：在“文件”栏中选择数据库(以时间排 序)，点击“记录操作”栏中的 “新增记录”并双击该记录，在“单记录编辑模式”中复制 粘贴或者重新录入刚注册借阅证中的条码、读者姓名、单位到对应栏目中，点击“修改”按 钮添加照片(在读者照片库中选取)，点击“退出”。②制卡：点击“打开”，选择借阅证模 板所在的文件，点击“打印”，在“数据排序字段”栏中选择“工号”或姓名，输入读者借 阅证号码或读者姓名进行条件设置，点击“确定”，两次点击“下一步”，两次点击“打印 ”，读者借阅卡制作完成。
2.2 研究生和进修生批量办理借阅证

开启汇文办证管理系统、卡证管理系统和门禁管理系统。首先进入汇文办证管理模块, 按新 证注册流程操作，将读者信息填写完整，录入借阅权限、失效日期、联系电话， 然后批量 导入读者照片；将读者数据(借阅证条码号、读者姓名、单位)导出保存为Excel文件，按 照统一格式整理读者数据；再进入卡证管理系统进行操作：①导入:打开文件，选择数据库 ，点击“其他操作”中的“导入数据”，点击“请选择Excel文件”栏右侧“□”，选择保 存读者信息的Excel文件，选定需导入的新数据点击“确定”再点击“退出”；②制卡：点 击“打开”，选择借阅证模板所在的文件，点击“打印”，在“数据排序字段”栏中选择“ 工号”，点击“条件范围”进行条件设置(可设置一段范围读者借阅证条码号或数据库中一 段序号)，点击“确定”，两次点击“下一步”，两次点击“打印”，批量打印读者借阅证 。借阅卡制作完成后，要进行门禁系统授权，进入门禁系统，将读者信息同步到门禁系统， 借阅证芯片信息和读者信息要一致，最后为借阅证授权，授权后借阅证办理全部完成，可发 放读者使用。
3 门禁系统启用前后借阅证办理的比较与分析
3.1 借阅证办理流程和安全性比较分析

门禁系统启用前借阅证办理流程简单，但手工作业较多，剪照片、剪借阅证条码后手工粘贴 ，办证需要工作人员提前做许多准备，否则办证速度很慢，借阅证办理的手工环节多、速度 慢, 影响读者对图书馆文献资源的利用，手写读者姓名、单位，手工塑封证件后即可交到读 着手中，虽然办证流程少，但安全性不高，容易仿造，这种情况, 既耽误了读者对图书馆文 献资源的利用,又影响了图书馆在读者心中[CM(22]的形象，给读者和图书馆留下隐患。门禁系统启 用后借阅证办理流程变得复杂，整个办证过程手工作业几乎没有，计算机一体操作，从录入 读者信息到证卡制作，门禁授权全是计算机控制，办理速度也较快，不需要做前期的大量准 备工作，自动化程度高，借阅证内置芯片，每个芯片的编号是惟一的，只有汇文系统和门禁 系统的号码完全核对才能刷卡进入图书馆，大大增强了图书馆的安全性。
3.2 门禁系统启用前后借阅证管理的比较分析

门禁系统启用前手工制作的借阅证，在制作发放、使用、补办、退证方面有诸多不便，由于 是手工压膜制作，如果工作人员操作有差距，制成的证件质量层次不一，容易造成读者对证 件的不满意；在使用的过程中，由于是纸质卡片用塑料模压制而成，如果证件受潮易造成开 裂，证件较软，稍微加压可弯折，造成条码变形等问题；由于借阅证使用条码是打印到纸上 手工裁剪而成，一个条码对应一个小纸条，这样读者遇到借阅证丢失或损坏等问题，如果补 办，必须重新打印条码，非常麻烦；借阅证办理退证时，读者照片取出也不方便，由于是塑 料压膜，有时读者照片取下来很难，甚至可能被损坏，照片表层损伤，读者很不满意。门禁 系统启用后利用计算机自动系统和传统手工相结合的办法, 完整录入读者信息, 恰当处理系 统设置，有效地解决了以上问题，提高了工作效率，受到了读者好评。不足之处是办证成本 提高。
4 结束语

图书馆办理读者借阅证，应本着完整录入读者信息,科学规范工作流程, 在方便读者的基础 上，保证办证质量, 提高办证效率。通过门禁系统启用前后借阅证全面比较可看出采用自动 计算机和手工相结合办理的借书证在制作和管理上有明显的优势，采用新技术制作的借阅证 外观精美、耐用防水；是图书馆借阅证办理应该选择的方式。
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