新时期医院档案管理工作初探

发布时间：2022-03-09 15:24:28 浏览数：次

(包头医学院第二附属医院，内蒙古包头 014030)
摘要：文章分析了医院档案管理工作存在的问题，并提出了相应的解决对策。
关键词：医院；档案管理；初探
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)06—0159—01

医院档案管理工作是医院重要信息的资源，它记载着医院发展历史的过程，它从不同的角度，以它特有的存在方式，全面客观地反映着医院各个时期的重大事件、重要工作、研究成果、实践经验，是医院历史发展的有力见证。面对日益深化的医疗改革制度，医院档案管理工作如何去适应新的挑战和机遇，如何更好地服务于医疗、教学、科研等工作，是新时期我们所面对的新任务、新课题。笔者针对当前医院档案管理的实际现状和存在的诸多问题，提出一些针对性的想法，对于医院档案管理工作日益走向专业化、制度化、规范化有着现实意义。
1 医院档案管理存在的主要问题 
1.1 档案管理意识淡薄，档案利用率不高

档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传，但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。医院以医疗服务为根本任务，轻视档案管理工作的现状较为普遍，在实际工作中往往出现档案管理工作可有可无的模糊认识。至今医院仍有不少同志由于对档案管理意识淡薄，并且受到人员、设施、经费等方面的限制，在医院近期及远期的规划建设中，对档案管理、档案设备投入等考虑较少，甚至基本不考虑，造成档案管理工作不能与医疗业务工作同步发展。同时由于经营者忽视档案工作的重要性，对档案工作建设程度不够，档案信息资源开发不足。
1.2 档案管理制度不健全，档案收集效率不高

在医院管理工作中，医院制定了适用于本院较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，但由于历史的原因和医院行业管理的要求，在一个单位内形成了多部门管理档案的格局。没有设置专职的档案管理员，因此涉及档案管理的制度、职责就较少，也没有相关的考核目标和检查制度。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理工作纳入目标考核范围。由于档案管理制度不健全，档案职能管理不完善，形成各科室相关档案工作人员工作松散，出现不及时移交各自保管的档案材料，造成档案资料收集效率不高，档案资料收集不齐全，给档案管理的基础工作带来不便。
1.3 档案专业人员素质参差不齐，业务能力不高

目前医院的管理架构没有完全分层次设置专职的档案管理员，各基层档案管理员多是由文秘兼于一身。因此，在人员的配备上较重视主要职能工作的能力，而忽视档案专业管理能力。又由于我国档案专业人员匮乏，目前所从事人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，形成档案管理工作的混乱及滞后。同时由于现有档案管理人员缺乏挑战精神，不及时学习新文化、新知识，更新旧观念、旧方法，使得档案管理工作不能有效地改进与提高，更别谈创新与发展。
1.4 档案硬件设施投入不足，现代化管理水平不高

医院的重点工作是医疗业务建设，对档案管理工作的硬件设施投入相对较少。一些单位由于医疗用房紧张致使档案用房狭小，档案所用的库房、阅览室、办公室做不到三分开，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案管理工作的开展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中得到广泛运用，医院在各层面的医疗管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术进行档案管理的方面却很少，基本还停留在手工收集、检索阶段，造成档案管理工作效率低，准确率低，可利用信息量小，更不利于档案的收集、利用和开发。
2 新时期加强医院档案管理工作的对策
2.1 重视开发，充分利用，发挥档案管理的社会化

档案管理的最终目的就是提供利用，因此档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
2.2 理顺关系，健全制度，促进档案管理的规范化

促进档案工作规范管理建立科学的档案管理体系，是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。①建立文件材料归档、移交、接收工作制度。明确归档范围、档案移交时间、接收手续等，确保归档资料的完整性和及时性。②建立档案保管、借阅制度。按照档案保管的要求制定借阅办法，明确审批领导，严格登记借阅时间、借阅档案编号及内容，严禁损坏和丢失。③建立档案库房管理制度。档案库房应保持空气清洁，温、湿度要适当，对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时应积极采取防火、防盗、防水、防虫、防霉、防晒等措施，从根本上确保档案的安全。
2.3 加强培训，提高素质，使档案管理进入专业化

档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要将档案管理人员的培养纳入医院人才培养计划，及时提高档案管理人员的素质。①通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等手段提高业务和知识水平。②深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求及重要性，不断总结探索档案管理工作存在的问题，及时改进以适应档案业务管理的发展，从而推动档案管理水平的提高。③要引进计算机管理，用计算机储存医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，这样既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案存贮的有效空间，保存信息方便简单灵便，也增加了其保密程度。

在医院各项工作不断改革的今天，对档案管理工作也提出了新的标准和要求。医院档案工作在管理体制、制度、手段、投入等方面，要不断向科学化、规范化、现代化发展，以推动医院档案事业的发展。随着医疗体制改革的不断深化，档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分，不仅在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，而且随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，档案信息资源的开发与利用也越来越重要。加强档案管理是医院管理的重要组成部分，各级医院要切实加强对档案工作的领导，把它纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。同时，要通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传档案工作的重要性及实际意义，使医院领导、中层干部、职工都能够充分认识档案管理工作的重要性，认识档案管理工作与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。
［参考文献］
［1］殷素芬浅谈做好医院档案管理的几个环节［J］安徽卫生职业技术学院报，2005，4（5）.
［2］杨玉华浅谈医院档案管理［J］现代医院，2005，5（5）.
［3］杨玉华浅谈医院档案管理［J］现代医院，2007，4（7）.

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