高等院校复合图书馆业务流程变革的探讨

(华北科技学院 图书馆， 北京 101601)
摘 要：文章分析了高校复合图书馆现行业务流程的 弊端，探讨了新的业务流程变革的依据，结合业务流程现状，提出了业务流程变革采 取的模式。
关键词：复合图书馆；业务流程变革；部门设置；高等院校
中图分类号：G251  文献标识码：A  文章编 号：1007—6921(2008)15—0169—02

复合图书馆是传统图书馆(实体图书馆) 与虚拟图书馆结合的混合体，其外部环境和内部环 境都在发生巨大的变化，越来越多的业务工作都需要借助计算机和网络来完成。在信息处理 、信息服务、组织结构和运行模式等方面， 正在发生深刻的变化。但是传统的“物质流” 业务流程模式和部门设置严重地阻碍了高校图书馆事业的发展。因此，高校图书馆必须进行 以“信息—物质流”为核心的业务流程重组和以业务流程重组为基础的部门整合，建立一个 有弹性、能避免重复作业、有良好沟通渠道、可迅速回应各种用户需求的高效、灵活的组织 。通过重组图书馆业务结构，改善组织结构和业务流程，减少管理层次，裁减冗余人员，  使组织结构趋于扁平化、业务流程更加合理，提高图书馆的效率和效能。
1 高校图书馆现行业务流程变革的必要性

长期以来，高校图书馆业务流程的核心是“物质流”，即物化文献（实体文献）的采购、分 类、编目、典藏、流通、检索等流水作业，并且根据物化文献工作流程(工序)、出版类型和 语种以及对外服务形式，高校图书馆设置了采访、编目、流通、阅览、期刊、检索和办公室 等部门。物质流工序造成部门之间和服务空间的封闭，制约了图书馆的功能的充分发挥。图 书馆的服务满足于纸质文献采、编、藏、借、阅、检，电子馆藏和海量网络虚拟馆藏被忽视 。物化文献、电子资源和虚拟馆藏有效配置与服务协调问题突出，信息资源整理的标准化、 规范化也有待加强；同一学科专业的文献信息资源分散管理，用户必须多次往返流通、阅览 、检索等部门才能获得比较完整的信息资料，图书馆和用户的工作效率都大打折扣；部门功 能重叠、垂直管理，缺乏横向联系，造成信息传递与流通不畅，不仅限制了图书馆信息服务 的整体效益，而且束缚了图书馆参与信息资源保障体系和利用网络信息的生机与活力；服务 意识和服务方式欠缺，依然是低层次“守摊子”式的被动服务，现行机制不可能满足网络虚 拟用户的信息需求；用户教育与培训不够，难以全面履行为教学和科研服务的学术机构的重 任；馆员被动服务，积极性和创造性不够，工作效率和服务质量低下，等等。因此，高校图 书馆业务流程的改革势在必行。
2 高校复合图书馆业务流程重组的依据

高校复合图书馆电子馆藏和虚拟馆藏急剧增长，网络信息用户和网络虚拟服务方兴未艾。高 校图书馆的业务工作体系，实质上已经从传统的“物质流”线型模式转化到以“信息”为支 节点的网络型模式。图书馆业务流程不再局限于“物质流”，更多地表现为电子信息资源和 网络虚拟信息资源“信息流”(以电子或数字形态存在)。目前，图书馆业务中“信息流”和 “物质流”紧密结合，互相补充。

高校复合图书馆时代，应针对图书馆物质流和信息流并存的现状，进行业务流程重组。建立 新的业务流程的依据是：

①图书馆的信息资源建设已从单纯的物质型的文献资源，演变为物质型文献资源与电子 资源、虚拟资源并存的状况，传统的业务部门设置与流程无法满足复合图书馆时代图书馆信 息资源建设的要求；②图书馆业务流程重组，主要应支持信息资源建设和信息服务，并考虑图书馆发展的技 术问题；③要改变传统图书馆以文献信息为核心关注内容的做法，应以人为本，将为用户提供信 息服务置于中心地位；④要充分考虑提高用户信息素质及信息效果的教育与培训的功能；⑤要建立协调全馆工作的馆务办公机构。
3 我国高校复合图书馆业务重组的现状

近年来，我国各类型图书馆都对图书馆业务重组进行了有益的探索，据抽样调查，高校图书 馆业务机构改革的步子迈得大一些，一是采取合并的方式，如合并采访、编目、典藏3部门 成立文献资源建设部（或称文献资源发展部），合并流通、阅览、参考咨询3部门，成立读 者服务部（或称信息服务部）和网络服务部（或称信息技术部）；二是增设新的业务部门， 如北京大学图书馆成立了数字图书馆研究所，清华大学图书馆成立了数字图书馆研究室，上 海交通大学图书馆成立了专门的资源共享部，吉林大学图书馆成立了CALIS东北地区中心业 务办公室等。但是，总的来看，高校图书馆业务部门的设置仍然没有摆脱传统的框架，仍然 是根据图书馆的工作性质来增设业务部门。业务流程除了实现部门内部优化组合、去掉重复 工作外，没有本质上的变化。因此，合并或增加业务部门不是真正意义上的业务重组。业务 重组的实质是对图书馆原有业务部门和业务流程进行脱胎换骨的重新设计，它强调打破职能 部门的分界线，而并非是对图书馆原有业务部门和业务流程简单地合并或增加。
4 新形式下高校复合图书馆业务重组应采取的模式

业务流程重组已成为图书馆增强适应性和提高竞争力的主要手段，通过业务流程重组，将使 图书馆人力资源、文献信息资源、财力资源、设备与技术资源达到最优配置。但是业务流程 重组受到图书馆建筑布局、人力资源状况、领导与管理体制及图书馆文化等许多现实条件的 限制，应该说没有一具固定的模式，而且是一个动态为不断变化的过程，各馆只能根据自身 的条件采取相应的措施。目前，高校复合图书馆要对传统图书馆进行重组和整合，新的图书 馆部门主要包括“五部一室”。
4.1 办公室

图书馆办公室主要负责行政和业务上的管理和协调工作。既是图书馆的管理机构，又是图书 馆的后勤机构。主要是为图书馆各个部门提供保障性服务，以支持和保证各项业务工作的正 常开展。通常负责业务协调、馆际交流与合作、人力资源配置与协调以及设备维修、环境美 化绿化、安全保卫、办公用品保障等后勤事务的管理。
4.2 信息资源建设部（或称采编部）

信息资源建设部主要负责文献信息资源，包括各种载体（印刷型、电子型、声像型、网络型 等）、各种类型（图书、期刊等）文献信息资源的采编、典藏、组织和加工工作。它是把传 统图书馆的采访部、编目部、典藏部合并，扩充网络虚拟信息资源整合等功能，进行纸质文 献、电子资源和网络信息等信息资源采集与整序的机构。信息资源建设部可包括图书采访编 目组、期刊采访编目组、电子文献采访编目组及网络信息搜集整理组等。信息资源建设部应 当密切合作与协调，以用户需求为目标，合理安排纸质文献、电子文献和其他载体文献的比 例，兼顾文献载体和使用权的购买，保持重要文献信息和特色资源的完整性和连续性，共同 构建图书馆信息资源保障体系。
4.3 流通阅览部（或称用户服务部）

流通阅览部主要负责传统图书、期刊、工具书等文献资源的流通和阅览工作，提供藏、借、 阅、咨一体化服务模式，并指导用户使用图书馆机读目录，向用户推荐文献，指导用户选择 图书、期刊等。在可以预见的未来，高校复合图书馆文献信息中的传统纸质文献资源仍然占 有很大比例，仍然是高校用户读书、治学的主要信息源。由于纸质馆藏具有共同的物理特征 与藏、借、阅的功能，便于现代复合图书馆大开间的建筑格局的藏、借、阅一体化的全面开 架管理，因此，设立流通阅览部统管纸质馆藏，仍然是现代图书馆部门设置的发展趋势。
4.4 技术服务部

技术服务部主要职能是负责图书馆网站（网页）建设，自动化集成管理系统、图书馆网络和 数据库的管理和维护，担负声像与电子阅览室的管理与利用，现代信息技术的开发、应用等 。 技术服务部是图书馆业务正常运行的重要保障。
4.5 信息咨询部

信息咨询服务部主要负责网络信息资源开发与馆藏特色数据库建设，科教研定题服务、课题 查新、网络信息检索、文献传递等深层次服务及利用FAQ、E-mail、合作咨询服务等方式开 展数字化参考咨询等工作，发挥学科馆员的作用。
4.6 教育培训部（信息检索课教研室）

教育培训部主要负责信息检索课教学与用户信息素养教育工作。通过开设信息检索与利用课 程以及运用其他多种手段，进行信息素质教育，培养用户的信息意识和获取、利用信息能力 。教育培训，在进行传统的文献检索方法教育的同时，重点应放在网络环境下信息资源的获 取、筛选和整合技能培训。因此，加强用户信息教育，增强其“造血”功能，提高其创新能 力，教育培训部任重而道远。
5 结语

高校复合图书馆业务流程的变革，就是要使重组后的组织结构各司其职，各尽所能，要改革 与整合原有作业流程、运作方式和组织机构，构建新型的信息整合、管理与服务模式。 业务流程的重组突出强调了图书馆从以机构为中心转为以用户为中心，从资源驱动转变为服 务驱动的集成化管理。高校复合图书馆业务流程的变革，必将推动高校图书馆的可持续发展 ，使其作为知识信息服务中心的功能得到更充分的发挥。
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