高校图书馆图书采访工作的质量管理

(唐山学院图书馆，河北 唐山 063000)
摘 要：文章在介绍图书馆采访工作质量管理的基础上，以图书采访工作为例，通过对采访前、采访过程和采访后的质量控制，从而实现对整个采访工作的质量管理。
关键词：图书馆管理；图书采访；质量管理
中图分类号：G251  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)12—0113—02 

图书采访作为高校图书馆的一项基础业务工作，为馆内其他工作的开展提供了物质基础和保障。它直接影响着藏书数量的多少，藏书质量的好坏，直接关系到高校图书馆文献资源建设质量的水准，影响到读者需求的满足程度，最终影响到图书馆的发展水平。因此，图书采访工作是一项非常重要的工作，而要做好这项工作采用质量管理的思想和方法是非常有效的。
1 图书馆采访工作的质量管理

关于“图书馆采访工作质量管理”还未见到确切的定义，笔者借鉴董建华关于“图书馆全面质量管理”的定义对“图书馆采访工作质量管理”进行以下陈述：图书馆采访工作质量管理是指图书馆采访部门以采访质量为中心，以采访部门为主、其他部门为辅，通过综合运用各种现代化技术和设备，对采访流程的设计和运行进行全面控制，做到以最经济的方式提供给用户最满意的信息产品和服务，使得读者、图书馆和社会都受益，从而达到长期成功的管理途径，它是图书馆全面质量管理的重要组成部分。图书馆采访工作又以图书采访为主，因此文章主要论述图书采访工作的质量管理。
2 图书采访前的质量控制

对采访前的质量管理，也就是通过对采访前的各项准备工作进行科学、合理的设计安排，为采访工作的顺利实施做准备，从而提高图书的采访质量。可以从以下几方面进行质量控制：
2.1 通过招标选择优质图书代理商

目前，很多高校图书馆对大宗图书的采购都是依照《中华人民共和国政府采购法》实行招标采购，目的是通过招标选择优质高效的代理商，把好预订图书的质量关，提高图书采购质量。目前，高校图书馆的大部分图书是通过书目预订的，因此代理商的质量直接关系到购书质量的好坏。另外，通过公开的招标竞争，图书馆可从众多的书商中选择到信誉良好、服务能力强、服务水平高的代理商。而优质高效的代理商不仅能使图书馆获得更多优惠，节省了经费，也保证了采购的质量。
2.2 制订采访工作质量目标和程序文件

依据馆藏建设方向，并结合学校总体规划和学校的性质、人才培养的目标、教学科研的任务与方向、师生人数比例、馆舍面积与设施、购书经费等制订采访工作的质量目标，以便对采访工作实施宏观指导；同时根据采访工作的质量目标制定采访质量程序文件，以指导采访人员有目标、有针对性地采购图书。采访人员要准确把握学校的长期发展规划，了解学校的特色专业、优势专业、重点学科的发展动态，把握学校各院系近期的专业调整、现阶段的教学科研的重点、难点及前沿问题，根据学校划拨的经费制定年度计划。同时，由于受本地经济建设的需要及毕业生分配等诸多因素的影响，专业设置不是一成不变的，而是动态的、不断
变化的。因此，要把学科结构视为一个动态调整结构，随时掌握其变动情况，以便有针对性地采购图书，保证图书的采购质量。
2.3 进行读者调查

读者调查是采访人员做好采访工作的前提条件，也是采访人员了解和掌握读者实际需求的重要途径，读者对图书的满意程度是衡量图书采购质量的标准。所以对读者的借阅情况调查至关重要，要经常与流通部门进行沟通联系。随着时代的进步和图书馆服务环境的巨变，读者需求呈现出多样化、个性化及复杂化的特点，注意网络调查与传统的调查方法相结合。原有传统的问卷调查、读者座谈会、个别访问等方法固然重要，网上调查也不可少，采访人员可采取网上图书借还率跟踪、网上读者问卷调查、BBS专题调查等方式了解读者的阅读倾向，并进一步关注读者潜在的和未来的阅读需求，这样便可以发现图书采购中存在的问题和改进
的方向，便于制定和改进采购计划。
2.4 组合好采访团队

采访者首先是文献采集的内行，即了解学科现状、发展趋势、专业设置、课程需求、培养目标等等；其次应该是学科馆员或专业馆员，具有较宽的知识面、较多的专业知识和一定的外语水平的复合型人才。然而，就采访个人而言，要做到这两点并非易事，因为任何人都不可能对学校所有的学科、专业、课程的广度和深度掌握得非常全面准确，但就一个团队来说却是可行的，因此组合好采访团队是很重要的，而“教师选书”就是采访团队的一种很好组合形式，即图书馆采访人员与骨干教师和各学科带头人建立广泛的协作关系，请广大教学一线的教师参与文献采集工作。当然，“教师选书”并不是图书馆简单地将书目交给教师选划就
可以了，它还蕴涵着采访人员的统筹安排和策划，比如：如何掌握数量、经费、各专业的比例、书目返回的时间、所划文献与教师见面的周期等等，这些都需要采访人员预先计划好，教师选书实际上是在图书馆采访人员的协调控制之下的团体活动。
3 图书采访过程的质量控制

对采访过程的质量管理，也就是通过对采访过程的有效控制，达到所采访的图书更适合读者的需求，最终实现提高读者满意度、充分体现图书馆服务功能的目的。当前比较有效的采访方式是通过“教师选书”的团队组合来实现的，主要包括的几种方式：教师选划图书馆提供的书目；教师根据自己掌握的信息提供书单；教师与采访人员一起现采图书；教师在得到许可后自行购进图书。“教师选书”的特点是专业性、学术性和针对性强，但绝不能代替图书馆藏书建设，图书馆藏书建设的重任仍然在采访部门的肩上。
3.1 书目预定

图书馆采访部的负责人到教务部门了解学院的专业设置、课程安排以及相应授课教师的情况，然后将这些情况通报给本部门的相关人员。这样，采访人员就可以有选择地与相关教师联系。采访人员根据所了解的情况，有目的、有选择地将书目送给相关的教师。由于一份书目常常包含若干个专业，因此采访人员要对书目进行分类、复印，然后送到相关专业教师的手中，做到来自各种渠道、种类繁多的书目与教师授课的专业相匹配。另外， 教师还可以根据自己掌握的信息提供书单，这一点不局限于骨干教师，学院的任何教师都可参与。教师们对自己教授的课程最熟悉也最了解，因而也最关心课程所涉及的专业发展动态。他们常常通
过各种媒体或学术交流活动了解最新学科动态，或亲自去书店搜寻最新文献信息，一旦发现对教学和科研有参考价值的文献，他们便主动将书单送到图书馆采访人员的手中。
3.2 现场采购

现场采购就是现场看书选购，它直观、准确，避免了仅靠书目介绍预订图书的盲目性。现场采购可以到中标的图书公司采购，也可以由他们带领到别的图书公司采购，价格会有优惠。现场采购一般经费额度大，时间短、工作强度高。因此，采访人员要充分做好采访前的准备工作：组合好采访团队、制定必要的采访方案、明确具体的采访目标、将馆藏采访数据文件导入采集器中等等。到现场后关键要做好图书的查看工作，便携式数据采集器或笔记本电脑是必备工具，它能解决现场查重的困难，还能输入订购复本数。现采时可快速扫描ISBN号进行查重，当场选书、查重、订购一次完成，再将即时订购数据文件导入到笔记本电脑Excel
表格中，如果有几台采集器同时进行现采时，就将多个即时订购数据文件导人到Excel表格中进行合并、排序、除重，生成最终订购单。现场采访时能够查重，又可以直接翻阅图书，了解图书的主要内容以及印刷质量，从而提高了图书采购的准确性，保证了图书采购的质量。
3.3 零星采访

零星采访主要用于学术性或专业性强、出版数量少、不易买到或急需的图书。零星采访可采用灵活的购买方式，网上采购作为图书馆拓宽采访渠道、提高采购质量的辅助手段是必不可少的。采访人员可以利用网上书目信息和其快捷方便的检索优势搜索一些图书信息，根据馆藏情况进行补订，弥补现采或预定存在的不足。但是，网上采购还处于发展阶段，目前仍然存在着诚信服务、网上支付、物流配送等问题，不适合批量采购，可以作为零星采访的一种渠道；教师在征得图书馆采访人员的许可后自行购进图书，这也是零星采访的一种方式，即教师将自己急需的书目提供给采访人员并提出自行购买的要求，采访人员认为可行后，会进
行必要的查重和登记，然后通知教师自行购买，教师将文献买回后连同发票一同交给图书馆采访部；另外还可组织采访团队参加每年一次的全国书市，全国书市不论是参展的图书品种还是出版社都是最全的，可以从中选购一些采访工作中漏缺的图书。零星采访可以弥补图书采访人员在采访工作中的漏缺，保证图书采访的质量。
4 图书采访后的质量控制

图书采购回来后,要根据预订目录认真验收到馆图书，如果出现差错，采访人员应及时与图书公司取得联系，通过协商解决问题。因为图书馆是图书公司的用户，如果不是大的原则性问题，这种供方与用户之间的关系很容易解决问题。在图书馆内部建立有效的信息反馈机制，开展读者满意度调查，收集反馈意见，提高图书采访质量，使藏书真正能满足读者的需求。除问卷调查、举办读者座谈会等传统方式外，还可以通过整理采购目录使其上校园网的方式在读者中公开，不仅使读者能超前干预采购工作进程，也有利于采购后及时搜集读者的反馈意见。采购质量控制有了群众性基础，也就能提高图书采购的读者满意度。做好采访后的
质量管理是整个图书采访工作质量控制不可忽视的环节，也是做好图书馆馆藏建设的起点及依据。
5 结束语

图书采访工作经过层层把关，严格控制，图书采访质量会不断提高，但随着经济和技术的发展，图书采访工作也会出现新的问题，因此对图书采访工作的质量管理是无限的，只有不断地改进与创新，才能提高质量管理水平，持续的质量改进是必要的，质量改进只有更好，没有最好。
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