浅析高校院系资料室的建设与发展

                                             (长江师范学院图书馆，重庆 408100)
摘 要：本文分析了高校院系资料室的现状和存在的必要性，提出了加强院系资料室建设与发展的思路和对策。
关键词：院(系)资料室；资料室建设；高等院校
中图分类号：G258.6  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)04—0129—02
      院系资料室是高校文献保障体系的重要组成部分，它是以学校图书馆为中枢的全校文献信息系统的“末梢”，它的主要任务是进行与本系有关的专业文献情报的收集、整理和研究，面向全校有关人员开展的文献情报服务。长期以来，高校院系资料室在高校的教学科研和人才培养工作中发挥着具大的作用。然而由于高等教育事业的快速发展和高校教育体制的改革和计算机、网络的广泛使用，文献载体的多样化发展，读者对信息的需求不断加大等，新形势的发展使传统的院系资料室的发展显得十分缓慢，在教学科研工作中的文献信息保障作用不断弱化。高校院（系）资料室如何适应新的形势的发展，更好地为教学科研和人才培养服务，这是图书资料管理人员应该思考和探索的问题，本文就院系资料室的建设与发展谈一点自己的浅显认识。
1 高校院系资料室存在和发展的必要性
      经过数十年的建设和发展，院（系）资料室已成为我国高等学校文献资源的重要组成部分。它作为高校图书馆的延伸，为学校的教学科研发挥着重要作用。根据高等院校图书馆工作条例规定：“系资料室的工作应着重进行专业资料的收集整理和研究，并开展情报服务，使之成为本专业的教学后盾、科研基地和情报服务中心。”因此系资料室的搜集加工和整理都是以专业文献为主。它处在教学科研的第一线，能够直接为老师备课、教学和科研提供专业资料，具有明显的专业性和针对性；它的服务程度和服务质量的高低直接影响教师的科研和教学研究，具有很强的时效性〔1〕；资料室一般都设在系上，师生使用起来很方便、很随意、具有很强的灵活性；还的院系资料室收集的资料种类很多，有正式出版物和包括一些学术会议文献、交流资料、学位论文、内部资料、反映前沿学科的资料、科研报告等非公开出版物
，具有很强的资料性、实用性和前瞻性。资料室这些独具特色的特点是图书馆无法替代的。同时院系资料室的设置还是重点学科建设的需要，是重点学科建设的重要组成部分，院系资料室的建设能从一个侧面反应出一个学科的建设水平。国家教育部在对高等院校申请硕士、博士学位授权点的学科资格和软硬件条件论证时，将资料室的建设水平纳入重要的内容，这足以证明，资料室的建设已经影响到学科的建设与发展［2］。
2 高校院系资料室管理的现状
      随着我国高等教育的快速发展，学校规模不断扩大，学科门类不断齐全。高校图书馆办馆条件得到极大的改善，办馆规模不断扩大，文献资源建设呈多样化发展，开始引进一些数字资源，采用计算机集成管理系统进行管理，校图书馆逐渐实现自动化、网络化、数字化的综合服务管理。而系资料室发展则比较缓慢，他们在服务观念、队伍结构、服务手段和管理方式等方面难以适应当前形式的发展。在为教学科研服务、文献信息保障方面的作用不断弱化。在新形势的冲击下，高校院系资料室管理的弊端日益凸显出来，概括起来有以下几点：
2.1 管理体制相对封闭
      高校系资料室在业务、行政上归系和图书馆双重领导，这样容易导致资料室处于“双管”而又“双不管”的局面。相当一部分高校图书馆与系资料室之间基本上是各自为政，相互之间处于封闭、孤立状态。系资料室业务工作名义上是由图书馆指导，但由于行政隶属关系的不一致，使得图书馆与资料室之间、资料室与资料室之间缺乏紧密的联系，业务指导形同虚设。
2.2 文献资源建设上重复现象严重、系资料室建设极不平衡
　　  由于图书馆与系资料室实施分散管理体制，各自追求完善，缺乏必要的协调和协作，使得在文献资源建设上造成人力、物力、财力的较大浪费。许多高校的系资料室，他们所购的图书、报刊都没有与图书馆和其他系资料室协调，重复订购现象严重。这样，一方面使有限的经费得不到合理地使用，出现重复收藏；另一方面是一些使用价值比较大的、但教学科研必需的、具有较高学术价值、有影响的文献资料往往又因经费不足而不能订购。系资料室的文献资料有的是按计划进行采购，有的是老师和科研人员为教学和科研需要而临时购买的，有的是重点学科建设经费额外购买的，文献资源建设缺乏系统性。由于各系经济状况不一样，系资料室的文献经费基本得不到保障，经济状况好的可以从自筹资金里面拿出一些费用购买自己需要的文献资料，而经济状况差的院系只能“望书兴叹”。这种现象极易造成各专业、各学科文献分布不均衡的状况，系资料室的建设及不平衡。
2.3 资料室管理人员素质偏低　管理服务质量不高
　    由于编制所限，工作人员相对较少，特别是教辅人员。有的资料室不设编制，由办公室人员代管，个别资料员身兼数职，又要上课、又要管理办公室工作，大部分的时间是从事资料室以外的工作。根本无心管理资料室。只是有老师需要查找资料了，才把门打开。处于一种被动服务状态。还有资料员的文化程度和专业水平参差不齐，文化程度普遍偏低，现有的资料员多数没有受过专业培训，缺乏必要的图书情报工作的基础知识和技能，无法开展深层次的文献服务，很难适应当前文献信息资源现代化管理的发展需要。
2.4 资料室管理制度不健全　
      领导重视不够，资料室自身的管理没有一套完善的管理制度。资料室的人员、设备的配置、经费等缺乏稳定性。服务范围、借阅期限等方面都没有健全的制度约束，借阅管理存在问题，表现在有的新书和有价值的书，被老师借出去，长期作为自己的资料使用，系里面很难收回；有的老师调离或者退休，由于没有完备的管理制度，大多借出去的图书都不了了之；有的系里虽然有制度，但没有人严格执行，造成书刊资料严重流失。
2.5 资料室的文献资源不能充分共享，大大降低文献资源的利用率
      正是由于管理体制、管理手段，服务范围及收藏侧重点等方面的不一致。使文献资源得不到充分共享，文献资源得不到充分利用，文献资源的利用率低。　
3 高校院系资料室建设与发展的策略和思路
3.1 加强网络建设，建立统一书目信息数据中心，实现文献信息资源的高度共享
      计算机信息网络建设使得校图书馆与院系资料室实现资源共享更加方便有效。全方位、功能齐全的书目数据库是校图书馆与院系资料室实现资源共享的物质基础。统一的网络系统环境，加强校图书馆与院系资料室的文献信息资源的数据库建设，尽快完成全校联合目录数据库的建设。依托学校校园网，建立以图书馆为中心的全校文献信息服务系统，通过建立统一的分类编目规则，建立公共查询系统和规范化的电子书目数据库等方式，实现图书馆的文献信息资料和各院系资料室专业文献资料的共享。［3］我院是一所新升的本科院校，在对各系资料室进行充分调研的基础上，从实际出发，对各系资料室的资料进行财产登记，纳入学院的固定资产管理。图书馆为了把系资料室图书纳入学校的文献信息保障体系中来，图书馆对各资料室图书进行统一编目，建立学校统一的文献总书目数据库，同时给予系资料室技术上和业务工作上的具体指导，读者可通过学校图书馆的公共查询系统，查询学校所有的文献信息，为实现文献资源共享，提高文献资源利用率建立了基础平台。
3.2 改善院系资料室的基本条件
      各高校应对系资料室的发展引起高度重视，对系资料室的建设与运行经费给予保证；同时对人员配备要到位。要配备具有本科学历和一定专业知识、热爱文献资料工作的员工从事系资料室的工作，真正为院系的教学、科研发挥积极的作用；三是必要的设施要到位，要配备专门的资料室用房，配置计算机设备、扫描仪等；四是要建立健全完善的管理规章制度。要建立资料室图书采购制度，借阅管理制度，资料员学习和培训制度等，以制度提升系资料室的服务功能。［4］
3.3 提高院系资料室管理人员的素质
      资料室的建设和发展要靠人才队伍的素质的提高。特别是网络、计算机、多媒体的应用对从事文献信息工作的管理和服务的人员的知识结构和服务方式提出了更高的要求，对信息人才的要求应该像科学家钱学森说的那样，应该是信息专家和信息工程师，是信息系统的建设者也是使用的向导和顾问。不仅要掌握图书情报方面的基础知识，而且要懂得计算机、外语和相关的专业知识。系、院领导应对资料室人员素质的提高引起高度重视，并作出具体的规划，有组织、分阶段地对相关人员进行培训。并采取一些激励措施，鼓励人员出去进修，参加培训。充分调动图书资料工作者的积极性，使他们更主动、热情地为教学科研服务。同时聘用高素质的资料管理人员到系里面工作，为院系的教学科研水平提高创造条件。
3.4 校图书馆对院系资料室进行统一管理
      完善的图书资料管理体系应是以图书馆为综合信息资料中心，下设院系资料室，使之成为图书馆的一个专业书馆、专业书库和单一学科的信息资源前沿。［5］图书馆与院系资料室要注意统筹规划，合理收藏。统筹发展是图书馆与资料室实现优势互补的需要。所谓高校图书馆与院系资料室的统筹发展，是指图书馆与院系资料室紧紧围绕学校教学和科研的需要，通过协调管理，分工协作，实现资金的使用效率，文献资源的利用效率最大化的过程。［6］成立由图书馆牵头的文献信息工作领导小组对全校的文献资源建设实施统一领导、统筹规划、协调管理。形成较为合理的文献服务保障体系。实行高校图书馆与院系资料室一体化管理，以少量的资金实现资源的最大化利用，充分发挥院系资料室的的积极作用。
［参考文献］
［1］ 张静高校图书馆与系资料室双轨发展的必要性［J］现代情报，2005，（1）.
［2］ 魏宝清高校院（系）资料室的建设与发展［J］渤海大学学报，（哲学社会科学版），2005，（7）.
［3］ 陈国丽高校院系资料室建设存在的问题及其对策研究［J］高校图书馆工作，2005，（4）.
［4］ 何莉玲把院系资料室建成高校的专业文献信息中心［J］.湖南商学院学报，2006，（2）.
［5］ 陈美兰刍议普通高校院系资料室管理与创新［J］.忻州师范学院学报，2005，（8）.
［6］ 赵建平谈高校图书馆与院（系）资料室的统筹发展［J］.泰山乡镇企业职工大学学报,2005，（9）. 相关热词搜索： 资料室 浅析 院系 高校 建设