会计档案管理规定

会计档案管理规定

1 范围

本标准规定了XXXXXX会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核

。

本标准适用于XXXXXX会计档案的管理。2 引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3  管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4  管理内容与要求

4.1  基本任务

4.1.1  负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保

管妥善、存放有序、查阅方便。

4.1.2  做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

4.1.3  负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

4.1.4  负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批

准销毁的会计档案。

4.2  归档范围

4.2.1  会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反

映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其

他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计

档案移交清册、保管清册、销毁清册。

4.2.2  局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档

案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

4.2.3  会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

4.3  归档要求和时间

4.3.1  本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成

册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

4.3.2  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，

第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

4.3.3  编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等

内容。

4.3.4  会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，

交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

4.3.5  已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，

档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.4  会计档案的管理

4.4.1  会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)

、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

4.4.2  根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的

顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

4.4.3  使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度—

—会计名称——案卷号”的顺序排架。

4.5  会计档案的鉴定与销毁

4.5.1  会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年4类。

4.5.2  全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册

、销毁清册等，定为永久保管。

4.5.3  现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

4.5.4  原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅

助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

4.5.5  银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其

保管期限定为5年。

4.5.6  主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

4.5.7  本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4.5.8  保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁

清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期

限、销毁时间等内容。

4.5.9  局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

4.5.10  销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档

案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

4.5.11  保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得

销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档

案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.6  会计档案的利用

4.6.1  编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检

索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

4.6.2  归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分

管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

4.6.3  查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.6.4  本局的会计档案任何人不得携带出境。

4.7  会计档案的保管

4.7.1  会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间

，湿度控制在45%～65%之间。

4.7.2  库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀

。

5  检查与考核

本标准的检查与考核按《XXXXXX质量综合考核办法》执行。

本标准的检查与考核还应按XXXXXX有关规定执行。