对会计电算化内部控制的几点阐述

              (1.内建工程招投标中心；2.中行内蒙分行，内蒙古 呼和浩特 010020))
摘 要：本文在会计电算化的前提下，谈了如何建立一套适合会计电算化系统的内控制度。
关键词：会计电算化；内部控制；电算化系统；会计信息管理
中图分类号：F232  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)01—0024—02
      企事业单位会计电算化系统的建立和应用，加快了会计信息处理的速度，提高了会计信息处理的质量，同时也大大增加了会计电算化系统内部质量控制的风险。会计电算化系统内部质量控制风险比较隐蔽，难以发现，如不引起足够的重视，将会给单位和国家带来重大危害。广大会计人员在应用会计电算化系统进行财务管理工作时，应充分认识到会计电算化系统可能存在的内部质量控制风险。
1 电算化会计处理系统下内部控制的转变
1.1 由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存
　    手工操作下的一些内部控制，如编制科目、凭证汇总表，总账、明细账的核对，在电算化中没有了存在的必要性，其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内，如凭证借贷平衡校验、余额平衡检查等功能。因此，内部控制也由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存。
1.2 电算化会计系统改变了会计凭证的形式
      在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。过去反映会计和财务处理过程的各种原始凭证等作为基本会计资料的书面形式的资料减少甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主。
1.3 计算机电算化改变了会计核算的环境
      企事业单位使用计算机处理会计和财务数据后，会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，要保证企事业单位财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企事业单位管理的目标，企事业单位内部控制制度的建立和完善就显得更为重要。
2 加强电算化系统的内部控制制度建设的主要措施
2.1 建立全面、规范的会计基础管理制度
      管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。
2.2 加强系统内部规章制度的建设
      实行会计电算化以后，计算机数据处理易于篡改而不易留下痕迹。健全的管理制度、职能分割制度、授权的控制制度等都是保证财务系统安全运行的基础。对于计算机文档及时的备份维护、防止病毒的侵害，都可以保障计算机系统的安全性。操作密码设置必须健全，达到合理分工、相互制约、相互监督，防止出现意外。
2.2.1 职责明确。会计人员应该检查组织结构、职权和责任的分配与分工情况、其目的在于确定职责分工是否能够提供有力的内部控制。例如，程序与系统开发、计算机操作、输入数据的控制、在可行的情况下应予以分离。
2.2.2 安全控制。会计人员应该确定是否制订了有关计算机硬件、计算机程序、数据文件、数据传送、输入和输出资料以及人员的安全规定。该项检查应该不仅涉及中央处理站的计算机设备，还应包括其他地点的小型机、计算机终端、通讯设施及其他外围设备。
2.2.3 提高内部会计人员的素质。建立以提高内部会计人员素质为目的控制措施，组织网络安全方面及高级程序语言的培训，大力开展计算机辅助审计技术的培训。如：数据模拟检测法、整体检测法、程序编码控制法、平行模拟法、程序追踪法。培养一批既懂财会、审计业务、又精通计算机应用技术的有经验的复合型专业内部会计人员。
2.3 在法规、准则制度上完善对电算化会计信息系统的内部控制机制的规范
      目前，财政部已陆续颁布了一系列内部会计控制规范文件，如“内部会计控制规范——基本规范（试行）”“内部会计控制规范——货币资金（试行）”“内部会计控制规范——采购与付款（试行）”“内部会计控制规范——销售与收款（试行）”。但我国有关部门颁布的电算化方面的政策法规还不多，参照国际惯例，电算化会计信息系统内部控制的内容应以准则的方式对外发布。实施电算化会计信息系统的单位可以结合自身的特点，制定切实可行的内部会计控制制度及方法。财政部和主管部门应制定内部控制工作指南，对单位电算化会计信息系统内部会计控制工作提出指导和建议。
2.4 加强制定会计档案管理制度
2.4.1 实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会计档案管理办法》的规定执行。
2.4.2 全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期截至该系统停止使用或有重大修改后的3年。
2.4.3 妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等。
2.4.4 科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。
2.4.5 保证会计档案安全与完整的措施。如规定用计算机打印出的账簿应按全文档案的有关规定装订成册等。企业的内部控制制度内涵是多方面的，但内部控制制度不是万能的，制度本身存在局限性，只有企业的全体员工共同营造良好的内部环境，通过不断地完善内部控制制度，才能实现内部控制的目的。
2.5 采用多种科学的审计方法，积极开展会计电算化系统的内部审计工作
2.5.1 积极开展会计电算化系统的事前审计，对系统内部质量控制制度的严密性、完善性、系统的合规合法性、系统的可审性等进行评价，保证系统合法地、正确地运行。
2.5.2 积极开展会计电算化系统的事中审计，定期对被审计单位会计电算化系统的内部质量控制制度进行审计，调查了解系统的实际运行情况，找出系统内部控制的薄弱环节，提出改进内部控制的意见，督促被审单位进一步完善内部控制系统。
2.5.3 重视会计电算化系统的事后审计。通过事后审计，对会计电算化系统的电子账以及打印输出资料的真实性、合法性进行评价，对事前事中审计中提出的改进意见执行情况进行监督，尤其要监督检查被审计单位会计电算化系统内部质量控制薄弱环节的改进情况。
［参考文献］
［1］ 朱荣恩.内部控制评价［M］.北京:中国时代出版社,2002.
［2］ 袁树民.电算化会计［M］.中国三联出版社,1995.
［3］ 财政部.内部会计控制规范——基本规范(试行)［S］.2001. 相关热词搜索： 几点 内部控制 阐述 会计电算化