会计电算化应用中存在的问题及对策

          (呼伦贝尔市海拉尔区政府采购执行中心，内蒙古 呼伦贝尔 021000)
摘 要：本文对会计电算化中出现的问题加以分析，并针对这些问题提出解决的对策和方法。
关键词：会计电算化；问题；对策
中图分类号：F232  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2007)07—0033—02
      随着科学技术的发展，电子计算机数据处理技术在会计领域得到广泛的应用，会计已经从原有的记账、报账向着经营管理领域的深度和广度发展，即实现电算化。会计的电算化对企业的内部控制产生了深远的影响，提高了企业的运营管理效率。一个大型现代化会计电算化系统的实施过程，同时也是企业管理理念、管理模式、业务流程、会计核算、财务管理等方面提炼和改造的过程。
      在市场经济瞬息万变的形势下，会计电算化的应用，能为企业提供及时、准确和完整的财务信息，有效地提高企业管理水平和经济效益，提高企业在市场中的竞争能力。但由于财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度仍不完善，存在着许多问题。因此，本文就会计电算化的现状及对策进行探讨。
1 目前会计电算化应用中存在的问题
1.1 缺乏对传统手工模式的改造，对会计信息系统设置和调整不够
      手工模式下的会计工作存在的突出弱点是管理效率低下、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题，一些企业在实施会计电算化时，没有对手工系统进行分析，不能精简中间环节，就无法按照计算机管理的特点重新规划业务流程。同时，不同的企业有不同的管理要求和运行模式，因此企业也必须对会计信息系统做个性化的调整和设计，找到最佳的人机结合方式，即在成本最小化的前提下，重新确定业务的处理流程。
1.2 重视账务功能，忽视管理功能
      一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化所采用的软件材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而管理型功能所需的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单功能不全。并且查询功能也不健全，限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。
1.3 缺乏统一性和协调性，形成各自为战的局面
      在会计电算化开发应用中，由于缺乏统一的规划和组织协调，各单位往往各自为战，信息交流不畅。一些单位通过电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以被单位领导和主管部门以及外界单位有效利用。许多企业领导者对会计电算化存在片面认识，有的甚至认为会计电算化只是用计算机代替账册。当前，从已实施会计电算化工作的企业领导者指导思想上看主要有两类偏差：一是认为会计电算化只是会计核算工具的改变，看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程的深刻影响，因此对会计电算化工作一味求简。二是仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志，当作树立企业形象的一种手段。
1.4 应用会计电算化后，会计制度没有相应的修改
      现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，应用会计电算化后，从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式，以及会计档案的保存介质和方法都发生了变化，因此必须根据会计电算化的特点，财务会计制度做出相应的修改，否则财务会计制度的滞后，将会严重影响会计电算化的发展。
1.5 财务及管理软件系统内部各子系统及系统与系统之间的兼容性差
      由于各个系统都是自行开发的，各自使用不同的操作平台和支持软件，数据结构不同，编程风格各异，各软件公司为技术保密，相互没有交流和沟通，没有业界的协议，自然也没有统一的数据接口，在系统与系统之间很难实现数据信息的共享，即使是同一系统的各子系统之间也不能做到信息的完全共享，这就使得现有的财务提供的信息单一、滞后而又缺乏前瞻性，不能及时、有效地为企业决策及管理服务。
1.6 会计电算化系统存在安全隐患
      财务上的数据是企业的秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展，但是几乎所有的软件开发都是把重点放在理财和提供多功能管理和决策上，很少放在数据的安全保密上。系统一日瘫痪，或受病毒侵袭，或者突然断电，系统恢复起来比较困难，要恢复原来的数据就更成问题。尤其是随着网络经济时代的到来，在给企业带来无限商机的同时，也给企业带来隐患，会计电算化系统下，会计信息通过物理通信线路传输就可能出现安全问题，例如：网络信息来源的多样性，有可能导致审计线索的紊乱；网络信息很有可能在传输过程中被非法拦截或者被人为篡改；网络中存在的病毒和网络“黑客”的侵袭都可能给网络环境下的会计电算化系统带来危害。所以，对于新兴的网络财务软件，更应当重视其安全保密措施。此外，由于会计数据主要是保存在计算机的磁盘或者外在光盘中，一旦磁介质受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，势必严重地影响到企业的会计工作。 
1.7 会计电算化档案管理制度不完善
      由于许多单位实行会计电算化时间短，对会计电算化档案缺乏管理经验，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计资料未能及时归档，或归档资料被人为破坏或自然损坏，乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放；按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性很大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。
2 针对会计电算化存在的问题提出以下对策
2.1 运用科学的理论和方法做好系统实施工作
      在确定系统目标与规模的基础上，编制实施策略和方案、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等对手工模式下的业务流程进行调整和优化，对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责作出规划从而提高实施的成功率，充分体现现代信息技术的力量。
2.2 培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求
      会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解，这样才能根据本单位的自身特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计——计算机——管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。
23 改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡
      现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。在研制会计电算化系统时，加强对手工系统的研究与分析，将手工电算化结合起来，找到最佳的人机结合方式，即以最小的成本，重新确定业务的处理流程。
2.4 加强会计信息系统的安全性和保密性工作
      网络会计变手工分散操作为计算机集中数据处理，数据处理形式发生本质的变化，会计软件必须从存放在服务器和磁盘等设施上的数据安全和在传输过程中信息安全两个方面入手，着重考虑内部控制的安全性问题建立健全内部控制，建立数据保护机构，加强数据的保密和安全，要由专门的工作人员来管理数据，而对非相关人员在非必要的情况下不给予查看数据的权利。同时，要增强网络安全防范能力，采用防火墙技术、网络防海、信息加密存储通讯、身份识别、授子权等措施。
2.5 建立一致的会计电算化协议
      应由相关的上级组织部门提供一个适合大多数单位情况的会计电算化协议，各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。同时，还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合，特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接，以保证数据的共享。建立统一通用的财务软件协议，使得会计电算化系统有一个标准的对内对外接口。这样，即使不同系统下的数据也可以直接使用，不必再做处理，这样可降低对操作员的要求，也可最大限度地实现系统与系统之间的数据共享。
2.6 完善制度，规范管理
      依据会计电算化的特点，制定岗位责任管理、操作管理、维护管理、机房管理、档案管理、财务管理和计算机病毒的防治等制度，确保系统高效、安全地工作，充分体现出会计电算化的优势。企业领导者要自觉强化认识，大力支持会计电算化的实施和运作。企业领导者要充分认识会计电算化的重要性，以及它将对企业发展产生的积极影响，企业内部要成立由企业领导者参加的会计电算化实施领导小组，领导整个会计电算化的实施，结合企业的实际情况并考虑部门或地区的整体发展状况，制定本企业会计电算化实施的工作规划。
3 建立完备的会计电算化信息系统，实现会计管理现代化
      会计电算化信息系统中有许多会计系统，各个会计系统有着不同的分工。会计电算化需在不同分工下建立完备的信息系统：
3.1 建立电算化会计管理子系统
      会计管理是建立在会计核算基础上，电算化会计管理系统是以电子计算机为工具，利用会计数据，应用会计方法、统计方法、数学方法和其他方法，根据需要来进行会计管理。
3.2 建立电算化会计决策支持系统
      决策支持系统(DSS)是计算机硬件技术迅速发展并应用于管理决策领域的必然结果，它能综合利用各种数据、信息、知识与模型技术，辅助管理解决半结构化和非结构化的决策问题。会计决策支持系统(ADSS)是DSS的理论和方法在会计决策领域的具体应用，是以计算机为基础和工具，应用现代决策会计的理论和方法，为决策者提供各种信息，辅助决策者进行决策的系统。一个较为成熟的ADSS结构是由交互语言系统、问题求解系统和知识系统构成的。
      为适应经济体制改革，我国会计改革取得了辉煌的成就。我国加入世界贸易组织融入世界经济，其间有机遇也有挑战，中国的会计市场也是如此。21世纪的会计应该是一个以信息技术为中心的崭新会计。我们应该抓住对会计电算化的讨论来促进传统会计的革新。
［参考文献］
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［2］ 罗辅维.对开展计算机审计的认识［J］.中国内部审计,2002.
［3］ 赵伟.加入WTO对我国会计信息产业的影响与对策［J］.中国会计电算化,2002，(7).
［4］ 王储.会计电算化与会计工作［M］.北京，财会出版社,2003. 相关热词搜索： 对策 会计电算化