自动化管理环境下图书借还中存在,的问题探析

(合肥工业大学，安徽 合肥 230009)
摘 要：对图书馆流通工作中产生的问题及原因进行 了分析，并指出了解决途径，同时指出了提高工作人员的水平是优质服务的前提。
关键词：图书馆；借还工作；现代化管理 
中图分类号：G2 52.3  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)14—0119 —02 

使用计算机进行图书流通管理，加快了为读者服务的速度，大大提高了工作效率，减少了工 作人员的负担。但是由于工作人员对系统设置的诸多功能不甚了解，在平时工作时只是限于 借、还、续模块的使用，读者有问题时得不到满意的答复，甚至发生争执，造成读者对图书 馆服务不满意。笔者从长期图书借还工作实践中体会到，从事借还服务的工作人员仅仅依靠 掌握借、还、续的操作来解决借还工作中出现的众多问题是不够的，还需学会查看［读者信 息查询］、［书刊信息查询］及［流通日志］的信息记录并且会灵活运用，才能提高服务质 量，让读者满意。笔者总结了使用汇文Libsys 3.0—流通借还子系统的操作经验，以及在流 通服务中出现的问题，分析了原因，并指出了解决途径。
1 正确操作流通借还子系统借、还书功能模块

在汇文Libsys 3.0—流通借还子系统中，只要在键盘上直接按F1、F2、F3键就可以进行 借、还、续的图书流通工作，它操作起来非常简单。但是我们不能因为它操作简单而忽视了 对系统设置的了解和学习，以致不能做好图书借还工作。
1.1 借书操作

在系统的借书管理界面中，光标初始时处在读者证件条码输入框内，输入读者证件条码，通 过检查后，光标进入图书条码输入框，此时输入图书条码，如果系统审查通过即成功借书。 在下一位读者借书时要对上一位读者的借书记录进行清屏，才能保证借书记录的准确性。如 果忘记清屏或者是忘记输入证件号码，而前一位读者又未借满册数时，后一位读者的书刊就 会纪录到前一位读者的账户上，造成错误借书。在借书操作中，如果系统审查不通过或有附 件时，则会弹出对话框告知原因。此时如果用条码识读器扫读被借书刊的条形码，对话框就 会退出，但系统并未对该书进行借书处理。如果对此情况未加注意就会误以为借书成功而把 图书递给了读者，造成此本书不在读者借书记录中的漏借，如果读者不把它还回来，就给图 书馆的财产造成了损失。在借书操作时应注意：一定要先清屏再输入读者证件，然后再输入 图书条码，同时要注视显示屏，注意是否清屏、读者证件检查是否通过，书刊可否借出，有 无附件等等。否则，就有可能因为疏忽而给读者和图书馆造成损失。
1.2 还书操作

在系统的还书操作界面中，光标始终处在书刊条码输入栏里，操作者只需用条码识读器扫读 书刊条码，系统即对归还的书刊是否过期、有无随书附带的光盘、习题册、是否被预约等情 况进行检查，检查通过即还书成功。同时删除借书记录并更新相关纪录。如果操作者粗心大 意，没有看显示屏，疏忽了系统的检查，就会给图书馆造成光盘丢失、习题册丢失等损失， 还会影响读者成功还书，造成读者把书刊还回来了，但他的借书记录中仍然有借书纪录。如 果光标不在输入栏内，或者不在还书界面，工作人员只是听到条码识读器的提示音后就以为 还书成功，其实系统并没有对该书进行还书处理，造成读者归还的书未还掉。在还书操作时 应注意：一定要注视显示屏，看还书检查是否通过，有无附件，是否过期等等。读者还回来 的被预约的书刊应放入预约书架，以备预约者借阅。否则在外借时会增加入库找书的麻烦。 
2 在流通借还中最常遇到的问题

①读者反映自己的借书记录中的某一种书未借过，怀疑是错借。②读者对超期罚款有疑问。 ③读者已经还了的图书，但借书记录上还存在着，系统未作还书处理。④读者在外借预约书 刊时，被预约的书刊不在预约书架上。
3 原因分析及解决途径
3.1 读者对错借图书的疑问

原因有二，其一是读者自己借过后忘记了。解决途径：点击［信息查询］ →［读者信息查 询］，输入证件号后即显示借阅信息，察看有疑问的书刊借出时间，如在此段时间内借了两 本以上书刊，而此本书的借书时间又是排在其他书的后面，则此本书是该读者借的无疑。若 此本书排在最后，时间只差几秒(借一本书所需的时间)，则有可能是该读者借过后忘记了，请读者回去再仔细地找一找，看看是否是真的借过后忘记了。其二是工作人员操作 失误， 在下一位读者借书时忘记清屏，将书刊误记录在该读者的账户上。此时只能等待此书的持有 者将图书归还。
3.2 读者对超期罚款的疑问

主要原因是读者在归还图书时没有注意显示屏上的还书信息，不知道自己归还的图书已经超 期，到了再次借书时因为有罚款未交而遭到拒借，便感到疑惑，因而提出疑问。解决途径： 计算机在借书状态下直接输入读者证号，屏幕便显示出该读者的超期罚款信息。如果读者想 看他所有的超期信息，解决途径是：点击［信息查询］→［读者信息查询］，输入证件号后 ，在显示的信息界面中按下“超期罚款”导卡，超期书刊的应还期、还书期、超期天数、罚 款额一目了然。同时告诉读者过期书刊罚款未缴纳的，信息字体为红色，已缴纳罚款的信息 字体为蓝色。
3.3 读者对书未还掉的疑问

首先点击［信息查询］→［读者信息查询］，输入证件号进入该读者的信息库，查看“借阅 信息”中确实有所说未还书刊后，点击按钮区中的“借阅历史”导卡，查看在读者所说的还 书日期内有否还书记录，如有且册数相对，则说明读者归还的书已经操作成功，只是读者对 所还书刊的书名记错了。(为了保护读者的阅读隐私权，读者的“借阅历史”不要随意公开 ，只有因工作需要或者本人要求查看时，才可打开，用完后立即关闭。)如果在读者借阅历 史里没有还书记录，就可能有这么几种原因：①读者所还书刊不是本馆藏书。②读者把别人 借的同种书刊拿来还了。这种情况在高校比较多见，因为是要好的同学或者是住在同一宿舍 ，看的是在图书馆借的同一种书，从外观上难以区分，因此拿错书是难免的。③操作员在还 书操作时粗心大意未能操作好，造成了漏还。解决途径：①到放置非馆藏书刊的书架上寻找 即可。②点击［信息查询］→［书刊信息查询］，输入题名，在书刊“借阅历史”中查询还 书者中有没有该读者的同学，如果有且还书时间一致，则该读者所还的书是他同学借的，而 他自己借的书还未归还。如果在［书刊信息查询］的书刊“借阅历史”中没有相应还书记录 ，就有可能是读者自己记错了，这时应请读者仔细想一想，再回去找一找。③抄下该书刊的 索书号和条码号，入库到书架上寻找，找到后作还书处理。如果暂时未找到请读者不要着急 ，告诉他只要书刊确实已归还且入库了，在下一个读者借阅该书时，操作员会根据系统的要 求进行还书操作，否则系统拒借。也就是说未还的书借不出去。漏还的书处理后，如果已经 过期，超期罚款应给予免除。
3.4 被预约的书刊不在预约书架上

这有几种原因：①读者根本就没有预约上或者被预约的书刊还没有还回来。②工作人员在还 书操作时忘记把被预约的书刊放到预约书架上了。③书刊还在了别的馆藏地。这种现象在高 校图书馆比较多见。因为现在许多高校图书馆都在新校区或分校区建立了分馆，为了学生借 还书方便，图书馆就开展了通借通还业务，因此，预约回馆的书刊不在本分馆也是有可能的 。④读者预约的书刊不是本分馆的。解决途径：①将计算机工作状态放在“借书管理中”， 输入读者证件号码，如果该读者预约的书已到馆，即弹出预约到馆的通知，否则就是被预约 的书还没有还回来或者是没有预约上。②将被预约书的索书号、书名和条码号抄下来，到书 库里去找出来借给读者。③先是查询预约书刊是否已经到馆。如预约书刊确已到馆，再查找 还书时的馆藏地。点击［信息查询］→［书刊信息查询］，进入“书刊信息查询”界面，输 入检索条件，检索到该种书后，界面下方的信息区内显示出该种书的流通信息。按“借阅历 史”导卡，根据条码号找出读者预约的复本，向右拉动滚动条，根据最近的还书时间找到还 书经手人，由还书经手人的标识便可知道书刊还在了哪个分馆。此时请读者等书刊取回本分 馆后再来办理借阅手续。④进入“读者信息查询”界面，按 “预约到馆”导卡，可以得到 该书馆藏地的信息，请读者到该书的馆藏地去借阅即可。如果知道预约书刊归还的大致日期，也可以利用“流通日志”查找该书被还在哪个馆。其方 法是：点击［信息查询］→［流通日志］，进入“流通日志”界面后，设定“还书”业务、 “起始时间”和“截止时间”，选择“馆藏地”、“读者类型”，按“查询”钮，查询完成 后，界面下方便显示出设定条件内的还书信息。下拉滚动条，根据书名、条形码等条件找到 该书刊后，由“还书经手人”可得知该书归还在哪个馆。
4 提高工作人员的水平

要减少工作差错，圆满地为读者排忧解难，建立起读者与图书馆的和谐关系，流通部的工作 人员就必须要提高自身的职业道德水平和业务技术水平。工作人员应时刻牢记把读者利益放 在第一位，要有高度的责任心和强烈的责任感，要有兢兢业业、认真负责的工作态度，爱岗 敬业，忠于职守。工作人员要加强业务学习，对流通业务的基本原理要了解，熟练掌握、规 范计算机借、还书的操作动作，熟悉自己使用的计算机管理系统。与时俱进，积极进取，不 断学习新技术，不断提高自身水平，不断提高服务能力。图书馆的各级领导对流通部的工作 要重视和支持，经常开展一些业务学习、业务辅导活动，对新到岗的工作人员进行专业技能 培训。选配年轻的大学生充实流通部的工作力量，做好新老工作人员的传、帮、带，让流通 部的工作一直处在一个理想的稳定状态中。
［参考文献］
［1］ 江苏汇文软件有限公司.《汇文文献信息服务系统Libsys 3.0—流通借还子系 统》使用手［S］.
［2］ 姜正云.图书馆流通工作中存在问题探析［J］.图书馆杂志，2007，(6).