关于高校图书馆图书招标采购的思考

(广州美术学院图书馆，广东 广州 510006)
摘 要：从图书采购的特殊性出发，论述了招标采购图书是目前很多高校图书馆采用的购书方式，这种采购方式，从规范采购行为，提高资金使用效率，避免腐败均起到积极作用，但也不是存在许多亟待解决的问题，并提出了自己的见解。
关键词：高校图书馆；图书采购；招标
中图分类号：G253  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)09—0143—03

为了规范图书采购行为，提高文献经费使用效益，目前很多高校都采用招标的方式来采购图书。招标这种采购方式规范图书采购行为而言，是一种进步，将会成为今后图书采购的主流方式。但很多图书馆在招标过程中没有很好地领会采用招标方式购买图书的目的及特点，导致在操作实施过程中存在一些误区。本文从图书采购的目的出发，结合图书招标采购的特点，分析如何提高图书采购质量。
1 从图书采购的目标出发，正确对待招标采购图书的目的
1.1 高校图书采购的目标

高校图书馆是学校的文献信息中心，是为师生教学科研服务的机构，其图书采购的目标主要包括如下几个方面：

采购到优质图书，充分满足师生的教学科研文献需求。

文献经费使用效益高。

采购过程规范，无违法行为。

方便高效，及时购进新版图书，到书周期短。

总之，高校图书采购的目标就是高效益、高效率、规范地采购到符合师生需求的优质图书。

在上述目标中，采购到优质图书才是图书采购的直接和最根本的目标。而提高经费使用效益，规范采购过程，方便高效都是实现这个根本目标的条件限定，在实现根本目标的过程优化。提高经费使用效益非常重要，尤其是在经费紧张的情况下，即便这样，它也并不能成为采购的首要目的。
1.2 正确对待高校图书招标采购的目标

虽然招标可以提高资金使用的规范程度、降低成本，但是不能将经济效益作为图书招标首要目标。但很多高校却将经济效益无形中视为了招标采购的目的，而忽视了采购优质图书这一根本目的。高校要购买的是有水准的、有价值的、师生教学科研所需要的文献资料，如果不符合自身文献需求，内容质量低劣，即使价格再低，但没有使用价值，实际上才是真正的资金浪费。因此，高校图书招标采购要摆正图书招标采购的目标。如果一味追求经济效益，采购成本或许可以降低，但是文献质量却得不到保证，完全违背采购的初衷，最终将得不偿失。
2 高校图书招标采购的特点

一般物资采购招标其行业有成熟的标准，产品质量容易检验，招标依据标准进行，采购比较规范，效益也比较明显。但是图书招标不同，一是现在业界并没有成熟标准和要求，二是图书采购产品本身就具有不确定性，三是客户需求极具个性化，四是图书价格也具有不确定性。如果操作不好的话,不仅无法发挥招标这种采购方式的优势,甚至有可能资金使用效益还不如以往的自主采购方式。因此，高校图书馆必须结合行业及自身的特点进行招标操作，这样才能提高高校文献经费使用效益。
2.1 采购对象的不确定性

一般情况下，在招标之时，图书还处于出版发行过程中，而其最终出版情况招标人和投标人都无法预料，开标实际定的是书商的供货权和代理权，而并非要采购的图书本身。而在中标以后图书馆和代理商才能在今后的可知和可选的出版和发行的图书中进行实际采购。因此，实际的采购要受图书出版发行状况，代理商及高校获得出版书目信息全面程度影响，而在招标过程中，其采购对象无法确定。
2.2 需求的个性化

高等学校图书馆是学校的文献信息中心，是为教学和科学研究服务的学术性机构，《普通高等学校图书馆规程(修订)》明确指出：“高等学校图书馆应根据学校的发展目标和教学、科学研究的需要，根据馆藏基础及地区或系统文献资源布局的统 筹安排，制订文献信息资源建设方案，形成具有本校特色的馆藏体系。”高等学校的专业、学科、教育层次、重点学科、原有馆藏基础的不同，决定了其图书需求的不同，而且高校的文献资源建设要考虑系统性、连续性，其图书需求极具个性化。面对众多的出版物，根据自身的需求和馆藏特色进行甄选成为影响文献采购质量的重要因素。
2.3 获得价格的不确定性

图书品种、印数、发行时间长短、市场销售状况都影响着图书折扣，而图书流通环节对获得价格的影响尤大。图书由出版社生产，然后经过代理商再流向图书馆。流通环节越多，中盘商越多，就意味着图书获取价格越高。要想获取相对低的折扣，必须尽量减少中盘商。因此，招标的代理商必须具有很强的供货能力而尽可能不用再经过出版社以外的其他中盘商，如果代理商供货量不足，还需要从其他中盘商处供货，其图书折扣又要再加几个点，实际上图书馆购书成本反而增加。
2.4 从图书采购要素来看招标采购的优势和劣势

对高校图书采购而言，要想成功进行采购应具备如下要素：获得相对全面、具体的出版书目信息；充足的货源；懂专业、了解馆藏、了解师生文献需求、有责任心的采购团队；相对优惠的价格；规范合法的采购程序。

图书招标采购在批量采购情况下，可以形成代理商之间的竞争，为图书馆争取更多的服务和争取更低的折扣，代理商可以为图书馆收集出版书目信息，寻找货源和供货，可以规范采购过程，提高采购效率，具有无法否认的优势。但在文献需求把握方面具有明显的缺陷，在零购、大套工具书采购方面无法发挥其优势，最大的缺点是，代理商采购的出发点是赢利，其立场和高校有着根本上的不同。因此在招标采购过程中，高校图书馆需要准确把握和明确传达自身的文献需求，掌握图书订购的绝对主动权，扬长避短进行招标采购。
3 从采购目标出发，结合图书采购特点，谈如何提高图书招标采购的质量
3.1 重视代理商的资质，不要将折扣作为主要评判标准
3.1.1 折扣不能作为主要评判标准。经济效益并不是图书招标采购的首要目标，而且低折扣中标并不意味着经费使用效益的提高。代理商参与投标，其出发点是赢利。出版社给代理商的折扣是一定的，印数少、领域窄、程度深的高品质学术性图书，其折扣比一般的图书要高，而这些图书正是高校图书馆所需要的，如果代理商投标时折扣过低，要实现赢利，代理商要么不进这些图书，要么滞后订购，要么让利购进，但同时夹带给图书馆一些特价处理书，以平衡折扣，实现整体赢利。某些书商在投标时为了可以中标，不惜以很难赢利的折扣投标，实际上中标后无法按照投标的折扣提供符合要求的图书，如果招标方将折扣作为主要评判标准，将会导致恶性中标，这样非常
不合理。
3.1.2 重视代理商资质，建议将代理商资质作为主要评判标准之一。图书招标开标时实际上确定的只有两点，一是选定哪(几)家代理商为图书馆的供货商。实际上开标结果定的是代理商，二是中标金额。而最终图书产品要由中标的代理商在实际采购实施后才能最终确定，因此代理商的资质非常重要。

只有资质良好的代理商，才能更好地信守合同承诺，高质量地完成图书馆的采购任务。而资质差的公司，即使能够以较低的折扣中标，但是中标后往往没有能力完成采购任务。因此，招标时必须重视代理商资质，将代理商资质作为主要评判标准之一。
3.1.3 如何评价和考察代理商的资质。

评价和考察代理商的资质，应该从如下几个方面进行：

①企业的基本资质，包括财政状况和信用记录。具体项目有：

注册资金；证件是否齐全，营业执照及《出版发行许可证》。如果是外文投标，必须有进出口许可；缴税记录；银行信用记录；近几年内有无违法情况，在以往政府采购活动中表现；短期负债能力。证件要求出示原件及提供复印件，记录要求出示证明材料。②供书能力。具体项目有：主要经营方向和经营特色；近几年的经营业绩；图书现采场所面积，能够同时提供挑选的样书品种；与国内出版社，尤其是核心出版社的直接业务往来及合作情况；是否能够提供国内四大书目报信息及其他最新图书出版信息以及具体提供方式；是否能提供书目信息的查询等。以上项目也应该有证明材料支撑，在招标时候可以考虑让投标公司制定详细供书方案。③服务能力。具体体现如下：图书查重能力；图书发货运送能力；同步配备标准Marc数据格式能力；相关部门工作人员数量、年龄学历学科结构、经验情况等；能够提供的服务。④与高校合作经验。在过去几年内，与高校图书馆招标合作经验及合作效果，要求提供清单及联系方式并提供相关证明材料。
3.2 明确自身文献需求，制定明晰具体的用户需求

高校是多专业、多学科、多教育层次的教学科研机构，其文献需求非常有针对性，要想提高采购质量，改进采购效果，必须明确自身的采购需求。在招标时不仅要明确提出服务要求，更要充分说明文献需求，并在采购过程中及时与代理商沟通。

用户需求应该包括文献需求和服务需求。需求可以量化的，应该提供相应标准；无法量化的需求，用于要精确具体，不能有模糊性要求和模糊用语出现。

笔者认为用户需求应该包括如下项目：

量化需求：新书书目占所提供书目的比例；图书订到率；图书订准率；图书验收质量合格率；图书到货周期；到货频率；到货图书中核心出版社的供货率；核心出版社专业图书供全率；Marc数据准确率。

描述性需求：要求提供图书的学科及专业；指定供全率要求高的出版社；要求提供图书的出版年份及版本要求；要求必须提供的书目信息及提供方式；要求多样化采购方式，包括现采、书目订购、指定图书订购；要求严格按照图书馆发出订单品种和复本要求供货；要求提供标准Marc数据格式；其他售后服务要求等。
3.3 制定明晰具体的合同条款，充分发挥合同作用 

合同是采购过程的法律依据，对于保证代理商按照相应要求履行采购义务具有法律上的约束力。首先图书采购合同应该明晰、细化，明确规定图书订购、到货、交货验货、售后服务要求、付款方式、违约责任等。违约责任必须清楚、有针对性规定，以增强合同的执行力。其次制定合同时双方的权利和义务应该相当，图书馆在购书行为中掌握主动权，但也应该合理要求，实现双方双赢合作，不至于在合同中出现一些实际采购过程中代理商无法履行的要求。否则必然影响合同执行力，最终还是图书馆利益受损。

在一些高校具体采购过程中，并没有严格依据合同约定进行，一定程度上使合同流于形式。要想充分保障高校利益，规范采购过程，必须充分发挥合同作用，依照合同进行采购合作。
3.4 加强对采购过程的监控，重视图书的验收，建立起监督机制

在具体采购实施过程中，加强对代理商的监督，加强对到货图书质量的控制，以便及时纠正采购过程中的偏差。选择多于一家代理商的图书馆在订购前要特别注意查重，不要因为订购时间交叉而导致重复订购了交叉书目；验收前要对比图书订货单与到货单，检查到货图书是否与订单有一定出入，代理商是否擅自夹带了非图书馆订购的品种和复本数的图书；在验收过程中，尤其需要检查多卷书是否配套到齐，图书附件是否缺失，图书因其体积、尺寸、装帧特点而是否适合入藏，一旦发现问题，及时退货换货；每一批图书到货后，采访人员应对图书的订到率、订准率、到货周期、图书质量合格率做出统计，入藏后编目人员对图书的数
据合格率率做出统计，以控制图书采购质量，并为以后的图书招标积累经验。
4 结语

采购是图书馆文献资源建设的基础，与馆藏质量密切相关，高效益、规范采购高质量图书是图书馆的追求。招标采购方式有其不可置疑的优点，但也有不可否认的缺陷。在招标过程中必须要考虑到图书采购特点，才能扬长避短，充分发挥招标采购的优势，达到采购优质图书的根本目标。要达到高效益规范化采购优质图书的目的，图书招标时必须重视代理商资质，这是实现图书采购目的，提高整体招标采购质量的基础；明晰采购需求，这是由图书采购的特点所决定的，同时也为了克服招标采购的缺陷；在招标采购过程中，注意加强对整个订购、到货、验收、售后服务的控制，依据合同条款对代理商行为进行监督，这样才能不断规范
图书采购行为，提高图书采购质量，提高经费的使用率，从而不断完善图书采购。
［参考文献］
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