办公室工作要处理好三个辩证关系word例文

　 1 办公室工作要处理好三个辩证关系

　 办公厅（室）工作有其自身的规律性。从事办公厅（室）工作时常会面临一些看似矛盾实则辩证统一的关系。以下三个方面的辩证关系，是工作中经常碰到的事情，总结、处理得好，会极大地提高“三服务”工作水平，反之则相反。

　一、胸有成竹与胸无成竹

　胸有成竹源于苏东坡“画竹必先得成竹于胸中”的论断。这是说动笔之前一定要酝酿成熟，先有一个生动具体的竹子形象在胸，凝神提笔，画出来的竹子才真切生动。“胸无成竹 ”出自画家郑板桥之口：“文与可画竹，胸有成竹，郑板桥画竹，胸无成竹。浓淡疏密，短长肥瘦，随手写去，自尔成局，其神理具足也。”这是说画竹之前已有一个明确的意图，至于如何实现这个意图，手中之竹多大程度上反映胸中之竹，还要依据落笔时情绪、意趣与灵感的运用。

　办公厅（室）工作要做到胸有成竹与胸无成竹的辩证统一。无论是办事办会还是重宾接待，都要在事前制订出详细周全的方案，并力图使工作朝着预期安排的方向发展；详细周全的方案可以把“意料之外”不可控因素转化成“意 料之中”的可控因素，变被动为主动，化不利为有利。这是讲“胸有成竹”。但事情总是千变万化的，对于突发事件，又要有处变不惊的定力和随机应变的能力，做到灵活迅速处理，这就是“胸无成竹”。具体到文稿起草来说，在构思提纲时要胸有成竹，资料尽量全

　 2 面，思考尽量周密，腹稿尽量成熟。但在写作过程中，则要胸无成竹，在不偏离主题的情况下一气呵成，不一味追求一字一句与预想没有偏差， 这样有利于突破既定的框架和束缚，迸发出思想的火花，产生好词好句。美学大家朱光潜将“胸有成竹 ”和 “胸无成竹”相结合的写作方法，称为“全用腹稿和全不用腹稿的两极端的一种折中方法”，并在自己的创作实践中充分运用，写出了许多优美篇章。

　二、扬长避短与“扬短避长”

　日本有一家生产圆珠笔的企业，其产品投放市场后，经常是圆珠笔芯中的油墨没使用完笔芯上的圆珠就坏了。为此，厂家不惜重金请来许多专家对笔芯上的圆珠进行攻关，虽做了很多努力但效果都不理想。于是，厂家的圆珠笔生产陷入困境。后来，该厂的一名普通操作工用一个极为简单的方法轻而易举地解决了这个难题———他只是将笔杆截去一段，这样笔芯上的圆珠报废时，油墨也正好使用完了。这个工人的可贵之处在于逆向思维，当专家把精力集中在扬长避短上时，他反其道而行之———扬短避长。

　扬长避短是我们在工作、生活中经常使用的处理事情、解决问题的一种方法，且能取得不错的效果。办公厅（室）工作的特点，要求我们不仅扬长避短，还要“扬短避长”。

　“扬短避长”实际上是一种逆向思维、发散思维、创新思维，常能在“山穷水复疑无路”的时候给人“柳暗花明又一村”的惊喜。在为领导出谋划策提供参谋服务时，要多些“扬短避长”， 这样一方面可以打开思路，出新招、出妙招、出能够解

　 3 决疑难问题的实招；一方面可以倒逼我们充分考虑建议的不足、薄弱和不完美之处，使建议更严谨周密、指导性操作性更强，有效避免领导决策失误。在提高自身服务水平上， 也要切实做到“扬 短避长”。办公厅（室）工作无小事。任何大事，发挥长处把事情做好了就是小事；任何 小事，若因自己的短处没有及时弥补把事情办砸了就成了大事。办公厅（室）工作要求秘书人员成为“杂家”和“多面 手”，既能起草文稿又能联系协调，既能办文办会又能搞好重宾接待。所以，要踏踏实实地弥补短处、改进不足，使短板变长，以胜任更多的工作，满足办公厅（室）工作多方面的要求。

　三、“1+1 ＞2”与“2－1＞2”

　“1+1＞2”的道理大家都懂，它强调的是整体意识、合作意识、团队精神和奉献精神。只要团队中的成员具有全局观念，能够做到步调一致、令行禁止，在技术、能力上实现互补；只要大家有一个共同的目标， 心往一处想，劲往一处使；只要团队的领导能够集思广益，虚心听取不同意见，并充分发挥团队中每个人的智 慧和所长，就能产生 1+1＞2 的结果。殊不知，“2－1”有时也会大于 2，这种结果同样是做好办公厅 （室）工作所需要 的。

　1840 年，世界上最早的邮票“黑便士”英国诞生。邮票原定于 1840 年 5 月 6 日发行，结果由于组织工作的疏忽，有的城市提前发售了。不过提前发售的邮票并不多，流传后世的更加稀少，据说全世界现在只剩下 2 枚，因而被收藏界视为珍宝。在后来美国举行的一次拍卖会上，这 2 枚邮票被一名投机商以

　 4 每枚 200 万美元的天价拍得，他随后做了一件令人目瞪口呆的事——掏出打火机，毫不犹豫地烧掉了其中 1 枚。顷刻间，全场一片哗然。这位投机商高声喊道：“在座的各位都是见证人，黑便士全世界只剩一枚了，可谓绝世无双，欲购从速。”没过多久，这枚黑便士便以 500 万美元的价格被一名富商买走。这位投机商轻轻松松就赚了 100 万美元。

　如果说“1+1＞2”是一种智慧，那么“2－1＞2”则是一种更高的智慧。“2－1＞2”实际上也说明了合理分工、理顺体制的重要性。我们在工作中可能都碰到过两个和尚没水吃的情况，也可能因管理层级太多而空耗精力，办事拖沓。办公厅（室）工作要宜合则合、宜分则分，因事定人定责，赋予个人一定的自主权，充分调动每个人的积极性。分工有时 候比合作更重要，恰当地分工可以减少多人合作的掣肘之累、拖沓之烦，从而极大地提高工作效率。另外，现在办公厅（室）普遍存在一个问题：那就是一方面人少事多、人手紧缺，一方面多头管理、层层把关。一个部门不仅有分管领导，还有协管领导。这样的体制下，即使领导意见完全一致，也会影响办事效率；更多情况是领导意见不完全一致，不仅影响了办事效率，还增加了行政成 本。所以，办公厅（室）一定要理顺管理体制，减少管理层级，优化办事程序。

　为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度

　 5 化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

　一、办文程序和规范 （一）收文办理程序和规范 1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

　2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

　3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

　4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

　 6 5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

　6、来文办理的其他要求 （1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

　（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

　（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

　（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

　（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

　（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

　（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律

　 7 由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

　（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

　（二）发文办理程序和规范 严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

　 8 1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

　2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

　3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

　4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

　5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

　6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

　 9 7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

　8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。

　9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸质公文 2 份；（4）word 格式电子文本。

　（三）注意事项 1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

　2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，

　 10 需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

　3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

　凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

　4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用A4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

　5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

　（四）从严控制发文数量，提高办文效率。

　对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

　一般公文的拟稿，24 小时内完成；重要公文的拟稿，3 天

　 11 之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。