谈如何提高档案利用服务

发布时间：2022-03-08 15:21:13 浏览数：次

(内蒙古农业大学，内蒙古呼和浩特 010018)
摘要：文章通过翻译、制作学籍档案中的英文成绩表，编制数据库管理系统的实践过程，阐述了档案工作“贵在于活、重在于用”，只有对档案信息资源进行不断的加工和开发，为利用者提供准确而快速的创新服务，才能做到以服务求发展的观点。
关键词：学籍档案；中英文成绩；资源开发；利用服务
中图分类号：G271(226) 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2010)02—0158—02

随着留学热潮的逐步升温，出国留学的人员越来越多，出国所需材料的要求也越来越严格、规范。近年来内蒙古农业大学出国留学的学生也逐年增多，要求档案馆能准确、快速地提供学士、硕士的中英文学籍成绩表、中英文毕业证书、学位证书等。而现存档的纸质学籍档案既不符合留学要求的文本格式，又没有中英文对照成绩，且手工查阅速度慢，不能及时为利用者提供服务。为满足历届毕业生出国深造的需要，经过几年实践，我们翻译、制作了内蒙古农业大学学籍档案中英文成绩模板，编制数据库管理系统，达到检索快、利用率高的目的，受到广大师生的好评。现就其做法作一简单介绍，与档案同行共同学习。
1 内蒙古农业大学学籍档案概述

高校学籍档案是大学生上学期间形成的对学校、社会和个人具有保存价值的历史记录。学籍档案是由学生的录取信息、注册信息、学籍异动、成绩信息、奖惩信息、毕业信息等原始材料组成，是学生在日常的学习和实践中逐步形成的。具体内容主要有审查学生入学资格、建立学籍档案、升级、留级、降级、转学、转专业、异地学习、休学、复学、退学、奖惩管理、毕业资格审查、授予学历证书等。内蒙古农业大学（全宗4）学籍档案包括JX11—JX1 8,8个二级类目，其中JX14为学籍管理类。从1999年内蒙古农牧学院与内蒙古林学院合并组建内蒙古农业大学，到2006年共形成12个学院、42个专业、123个班级的学籍档案(不含继续教育学院的学籍档案)。
2 翻译、制作中英文学籍档案成绩

内蒙古农业大学动物科学与医学学院于1999年4月成立，由原内蒙古农牧学院动物科学系和动物医学系组建而成。内蒙古农牧学院的前身为内蒙古畜牧兽医学院，是1952年11月由河北农学院畜牧兽医系、山西农学院畜牧兽医组和平原（已撤销的省）农学院畜牧兽医组组建而成。学院现有动物科学、动物医学、水产养殖学、动植物检验检疫学4个本科专业，在校生1 500多人，学科专业变化大。但从每年的档案利用率看，两校合并后该学院出国留学日本、美国的人员比其他学院人多。根据这一特点，我们将动科院1999年到2006年学籍档案做了详细统计，制成数据表：例：

根据每个学院设置的专业，制成不同专业的中英文对照成绩表(见表1)。

将两张数据表链接，再编制数据库管理系统。当利用者需要档案馆提供学籍档案中英文成绩表服务时，只要他能提供出年度——学院——专业——班级中任何两个信息，即能调出他的学籍档案填充其姓名、分数等，很快制作出他的中英文学籍档案成绩表。到去年底，我们又陆续完成了机电工程学院、计算机与信息工程学院、经济管理学院、理学院、林学院、林业工程学院、生态环境学院、生物工程学院、食品科学与工程学院、水利与土木建筑工程学院、人文社会科学学院所有专业的学籍档案中英文成绩模板。现在在提供利用学籍档案服务上，档案工作人员不用翻阅纸质目录，而是利用计算机检索制作，既减轻劳动又提高了利用率。

3 体会
3.1 服务是档案工作的永恒主题

提供利用是档案工作发展的不竭动力，没有档案的提供利用服务，档案就是死档案，其价值和潜力就体现不出来。作为高校教学管理的一项重要工作,学籍管理要与时俱进,要顺应时代与改革和现实的需要，不断转变服务方式，变被动服务为主动服务；实现由滞后服务向超前服务的转变，并且要大力提倡创新服务，积极引用计算机技术和网络技术，开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐，这是档案工作发展的必然趋势。学籍档案中英文成绩的翻译制作、数据库管理系统的编制研究不仅能极大地提高档案馆管理人员的工作效率及大量信息存储的准确率，做到信息的规范管理、科学统计和快速查询利用，同时为学校发展、考核评估发挥作用，为数字化档案的保存和利用打下坚实基础。
3.2 形式多样是档案工作的必然要求

采取多种形式充分挖掘档案资源，拓宽档案工作的辐射面。

随着经济社会和高等教育的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作要在继承的基础上不断改革创新，在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，采取多种形式充分挖掘档案资源，开创高校档案工作服务的新领域，拓宽档案工作服务的辐射面。

2008年，由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令颁布了《高等学校档案管理办法》，《办法》的颁布实施，是新时期国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措，是指导高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，提高档案为高校教育和社会服务的能力和水平，具有十分重要的意义。该《办法》明确指出，将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入高校档案机构的管理职责，突出了档案工作的学术性。高校档案部门应当加大高校档案资源的开发力度，扩展服务范围，提高服务水平。在这方面要有较强的时间意识和效率观念，以求最大限度地满足各方面利用档案的需求。要对档案信息资源进行加工和开发，提供档案信息资源的增值服务，满足社会需求，以服务求档案事业的自身发展。
4 结束语

总之，高校档案的电子信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，它的开发和利用是档案信息化建设成败的关键，也是衡量学校发展的一个重要标志。
［参考文献］
［1］汤道銮以资源求生存，以服务求支持，以创新求发展［J］学校档案，200 8，(1).
［2］金波，覃哲网络技术与档案信息资源管理［J］档案学通讯，2007，(3).

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