高校图书馆部主任管理工作的重要环节——有效沟通

发布时间：2022-03-09 15:21:18 浏览数：次

(辽东学院图书馆，辽宁丹东 118000)
摘要：从高校图书馆部门管理沟通重要性分析出发，对沟通的障碍进行了解析，提出了针对高校图书馆部门管理有效沟通的方法、途径。
关键词：沟通；图书馆；部门管理；部主任
中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)07—0313—02

沟通对组织的成功和实施有效的管理及工作的开展是至关重要的，比较完美的组织领导者习惯用约70%的时间与他人沟通，剩下30%左右的时间用于分析问题和处理相关事务。美国著名管理学教授斯蒂芬·罗宾斯(Stephen P. Robbins)说过，“没有人与人之间的沟通，就不可能有行之有效的管理”。沟通是管理者的生命，没有沟通就没有管理目标的实现。沟通是管理的本质，它的实质就是人本管理。

部主任作为高校图书馆的基层管理者，既是联系上下的桥梁，联系内外的纽带，又担负着引导下属齐心协力,利用有限资源去完成团体目标的责任。部主任要想成为一个合格的管理者, 使自己的团队更有战斗力,就要在“以人为本”的基础上,有一种高超的沟通和协调能力。
1 沟通在高校图书馆部门管理中的意义
1.1 沟通是部主任进行决策科学化的充分保证

英国作家萧伯纳曾形象地说道：如果你有一个苹果，我有一个苹果，彼此交换，那么每人只有一个苹果；如果你有一种思想，我有一种思想，彼此交换，每个人就有了两种、甚至多于两种思想。高校图书馆部主任无论从制定本部门发展规划还是规章制度，都需要掌握足够的相关信息，在此基础上对信息进行传送与解析，最后做出选择。部主任实际工作中应充分利用“集体智慧”，对比分析后从中产生最佳的决策。
1.2 沟通是增强部门内聚力的有效手段

对部门馆员来说，部主任及时与他们沟通可以使其深切地感受到自己在部门中的主人翁地位，从而产生对部门的认同感和集体荣誉感，这对增强部门凝聚力来说是异常重要的。因此，部主任要因势利导，鼓舞士气，积极创造融洽的组织氛围，促进成员之间的精诚团结，共同为部门目标的完成贡献自己应有的努力。
1.3 沟通是图书馆部门之间协调有效地开展工作的前提

高校图书馆各个部门的功能和利益关系是相互依存的,依存性愈大对协调的需要就愈高,要保证图书馆各个部门之间相互关系的顺畅、工作关系的协调，主要需要图书馆的中坚力量—— 部主任来进行沟通。通过沟通可以加强多部门间、各岗位间的了解、联系、协调和团结，减少他们之间的矛盾、冲突；可以简化办事程序，节省时间，提高工作效率。
1.4 沟通是了解读者需求、改进服务的有效渠道

高校图书馆工作以满足读者的信息需求为目标。部主任通过有效渠道与读者沟通，了解读者信息需求，倾听读者意见，进而改进部门的服务。
1.5 沟通是将上情下达，下情上传的纽带

部主任与馆领导沟通，及时地了解馆领导的意图、适时地汇报本部门的情况，以起到上情下达、辅助决策的作用；与部门成员的沟通包括把馆里的计划、任务、安排传达给相应人员，了解他们对部门工作的意见、想法，随时调整决策，有的意见还要汇总、分析后反映给有关领导，取得他们的理解与支持。
2 沟通中的障碍因素分析
2.1 组织机构设置

目前高校图书馆部门机构设置基本上是以文献收藏为中心来划分，如采访、编目、典藏、流通、咨询、技术、办公室，后勤等部门。部门与部门之间虽然目标一致，但各部门之间的工作环节重复繁琐，工作中时常缺乏应有的沟通，不能有效相互配合工作的现象多有发生。
2.2 沟通中人的因素
2.2.1 管理者方面。部门管理者只注重信息指令的下达，忽视了信息接收者的感受，同时对信息接收者是否理解这一信息也不置一顾，这种以自我为中心，过于迷信自身思维方法的管理，其认知模式往往具有刚性化特征，久而如此之沟通只能陷入一种恶性循环。
2.2.2 馆员方面。部门馆员对沟通认识不够，认为管理沟通只是领导、部门主任的事情，与自己没有多大的联系。有的馆员常自我感觉上级并不重视其地位与意见，所以不必多向管理者报告，以免引起管理者的讨厌；有的馆员对管理者的报告，流于形式，专讲好话甚至于歪曲事实，蒙蔽真相。
2.3 沟通渠道障碍

沟通渠道不畅是馆员对工作不够关注、不够投入的重要原因，其结果馆员和部门管理者之间存在着明显的“信息断层”，致使工作开展不顺畅，群众意见多多。对服务对象——读者而言，情况也是如此。在辽东学院对学生1 500份的问卷调查中，仅有30%左右的学生知道一种以上的在图书馆遇到相关问题时解决的渠道。
3 有效的沟通——高校图书馆部主任的管理工作的核心
3.1 以人为本，加强情感沟通

感人之心，莫过于情。人与人之间最宝贵的是真诚、信任和尊重，其桥梁就是沟通。在部门管理中，部主任要发挥人格的魅力，加深馆员对自己的信任感，增强感情上的融洽度,进而产生强大的非权力影响力，往往会使工作事半功倍。这种情感沟通不仅对本部门馆员需要，对馆领导、对读者亦需要，争取他们从情感上对自己的理解，争取他们的支持与配合。部主任在向上（馆领导）的沟通中，是广大馆员利益的代言人，馆员的意见、建议经过部室主任们加工整理及时向上（馆领导）反映；对下（馆员），部主任是馆领导决策意图的传播者和实施执行责任人，要把领导的部署细化，内化为具体行为。“唯宽可以容人，唯厚可以载物”，对于部门工作中不同声音，部主任应有宽广的胸怀，要冷静思考，慎重对待。
3.2 建立良好的沟通机制，保证沟通的广度和深度

良好的沟通需要完善的沟通保证，即要有制度保证。①部门管理中要建立和完善不同层面的沟通机制，明确沟通的方法、频次和要求，并且这种沟通应该是双向的；②与馆员进行沟通，除了平时及时有效的沟通，还应建立岗前、培训、表彰、转岗、年终考评等馆员特定成长时期的必要沟通制度，以制度确保沟通成为管理者的一项重要职责，并成为一种管理常态；③部主任在与读者沟通中要创新与读者的沟通渠道，多方面倾听读者的服务需求，把读者的声音融入图书馆建设中。读者留言板、网上论坛、在线QQ和专家咨询系统、邮箱等等网络工具，拓宽与读者沟通的渠道，广泛地听取读者意见。
3.3 倡导沟通文化

部主任要善于为馆员创造一种宽松、安全、愉悦的氛围，部门馆员以发扬民主；积极营造一种真诚、接受和理解为特征的心理气氛，使员工在集体中自由表达、参与，充分意识到自己的存在与价值。良好的沟通文化可以使馆员真实地感受到沟通的快乐和绩效，激发馆员与部门管理者主动沟通的愿望，使他们缩小自我形象与自我认知之间的距离，既可以使部门管理工作轻松，也可以使馆员提高工作绩效，同时增强团队的凝聚力和竞争力。
3.4 要因地制宜，对症下药

部主任在沟通时会碰到形形色色不同的问题，不同的问题处理起来也要采用不同的办法，一把钥匙开一把锁，才会收到更好的效果。如，疏导:主要针对馆员一些情绪化的思想问题，发牢骚、抱怨等；解释:主要针对馆员不理解、不明白、想不通等；关心:主要针对馆员家庭变故、士气低落、精神不振等；激励:主要针对压力大、困难多、任务重等；指导:主要针对新的工作任务、工作目标、组织协调等；说服:主要针对产生工作失误、责任承担、考核处罚等；晓理:主要针对偏激、过激、专断、协作不足等。
［参考文献］
［1］徐延君.管理沟通的作用与艺术因素分析［J］,2007，(2):34～36.
［2］胡美娟.谈谈如何做好图书馆的部门管理［J］.福建图书馆学刊,2003，(1):16 ～17.
［3］杜灵珍,赵晓鹏.图书馆部室管理中的约束与激励机制［J］.雁北师范学报,200 4，(6):104～105.
［4］武梅.图书馆工作的有效沟通［J］.情报杂志,2001，(1):155～157.
［5］王和平.图书馆部主任角色的行为模式［J］.晋图学刊,2006，(3):63～65.

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