关于加强学校人事档案管理的几点思考

摘 要：目前，我国各地中学深入开展人事管理工作体制的改革，实施先进教育教学理念，随着一系列教育制度的改革发展，原有的人事档案管理体制已经不适合现代的教育体制。各学校加大对人事档案管理工作的重视，切实做好档案管理工作的工作部署，认真分析档案管理工作存在的问题和不足之处，对于全面完善学校教学模式具有重要意义。

关键词：中学；教职工；人事档案管理

人事档案管理制度是我国的一项重要的人事管理制度，人事档案管理主要包括了对教职工和学生的个人信息管理。目前，中学人事档案管理工作主要针对学生个人信息以及全体教职工的身份信息、学历信息、获奖经历、工作经历以及思想品行、工作作风的管理展开。对中学进行全面的人事档案管理工作，对于以后老师的升职、任职、评职称的工作都有重要意义，可以全面细致的记录老师的工作业绩，值得各所学校推广。

1 学校人事档案管理工作的开展情况分析

1.1 学校人事档案管理工作的定义

学校人事档案管理工作主要有以下几个部分：首先是收集工作，将教职工和学生的身份信息、工作信息等收集起来，要保证收集的每一项信息的准确度，这是保证学校人事档案管理工作质量的基础。其次是鉴定、分类管理学校成员的档案，把教职工和学生档案进行系统分配，在这个过程中要对每一份档案非常熟悉。接下来是对档案进行复印、剪裁、整理、包装，把档案集中按班级或年级教学单位进行分类入库、保管，准备随时利用。

1.2 学校人事档案管理工作的重要作用

对于教职工来说，学校人事档案可以准确记录教职工的个人信息、工作经历、工作能力、工作业绩、以及工资待遇、品德作风、奖罚评审等方面的信息，是学校对教职工进行综合测评的重要标准。学校人事档案是学生个人生活和未来工作的重要凭证，对以后学生的升学、就业有重要作用。学校人事档案对于学校的教育、科研 、教学制度等方面起着重要作用。通过建立学校人事档案，可以全面调动各职位人员的工作积极性，促进教职工的教学技能的提升，从而在根本上提高学校的教学水平。学校教职工的人事档案包括在校教职工的档案，学校附属单位教职工的具体信息，对除名、离职教职工的档案管理，也要包括退休离任和已故教职工的档案信息，教职工的人事档案对于上级教育部门选拔、培养任用教职工具有很大的参考价值，也是学校人事档案的重要组成部分。

1.3 学校人事档案管理工作存在的问题

由于学校人数多、学生信息量大、教职工信息条目繁杂使得学校人事管理工作量大大增加。每年教职工离退、教职工发表的各类评审材料、新生入校等需要进行新的档案编排，学期期末需要对教职工教学成果和学生成绩进行存档管理，加大了学校人事档案管理工作的难度。学校人事档案缺乏真实性、完整性，有关工作人员业务素质低，不能真实填写档案信息，重复、作假现象严重，在查询档案过程中往往出现前后矛盾的情况。这是学校人事档案管理工作中表现出的不正风气，应坚决制止。

2 学校人事档案管理工作的相关案例分析

2.1 提高档案管理人员的专业素质

在我国，大多数地区档案管理机制相对落后，档案管理工作人员缺乏，专业性水平和人员素质低，加大了档案管理工作的难度，制约了学校的人事档案管理工作的进行，导致学校人事档案管理机制相对落后。为了解决这种问题，学校应该加大对档案管理工作人员的要求，安排专业的工作人员，增强专业技能和水平，加大对档案管理工作人员的技能培训，促进学校现代模式的人事档案管理工作的开展。

此外，在查询档案的过程中经常出现前后档案信息相矛盾的现象，有些教职工故意隐瞒学历、工作经历和教学水平，对档案信息弄虚作假，错填漏填个人信息。对于这个问题，一方面教职工个人应该端正态度，加大重视，认真、准确填写个人信息，并做好对学生档案的检查力度，引导学生正确填写个人信息。另一方面，档案管理工作人员应该加大工作力度，不定期检查核实档案信息，确保信息的真实性和完整性。档案管理人员要以身作则加强档案信息的保密性工作，严禁非档案管理工作人员随意修改档案信息。

学校人事档案管理工作人员要有吃苦耐劳的精神，人事档案管理的工作是繁杂的，要求工作人员政治素质要高，以身作则，严格规范个人行为。学校人事档案管理人员要有较强的服务观念和业务能力，也要不断学习，拓展视野，高效有序地做好档案管理工作。

2.2 增强档案意识

由于传统教育模式对中学教育管理制度的影响，很多中学对档案管理的意识不够，认为中学不同于高校和事业单位，人事档案管理工作不用做到面面俱到。这是一种错误的思想认识，大大影响了学校人事档案管理工作的开展。首先，教育机构和学校领导要做好监督工作，加强对人事档案管理工作的重视，加大管理力度，切实从根本上提高学校教职工和学生的档案意识。另外，学校可以加设奖罚制度，学校领导要动员校内人员统一归档，动员全体校人员的积极性。

学校领导要做好教育工作，使学校人员认识到档案管理的重要意义，不断促进档案信息资源的完善，并加大对学校人事档案资源的利用率。由于学校人事档案管理工作中教职工档案占有较大比重，参考价值比较大，所以特别要提高教职工的档案质量。

2.3 改善档案的保存条件

目前，有不少中学借助计算机系统对学校人事档案进行管理，但是仍然有很多中学借助纸质材料保存档案。纸质材料不能满足现代档案管理模式的需求，存在弊端，容易破损，容易发生霉变，占用空间较大等。如果学校条件允许的话，可以建立统一的数据库系统，选择现代化技术对档案信息进行分类、有效的管理，建立学生个人和教职工个人的电子档案，占用空间小，操作性强，有利于查询档案信息。

纸质档案要注意防火、防盗、防鼠、防晒、防潮、防虫、防尘、防霉，注意通风，注意控制存储环境的条件，保证环境状况适合档案的存储。此外，要注意做好资料保存与流动的工作，做好资料使用和保存的关系，在展览、查阅、审核的流动过程中做好复制工作，用复制品代替原档案资料，避免档案资料的丢失和损坏。

2.4 健全登记检索档案信息的系统

由于很多学校对档案管理工作不够重视，中学学校人事档案管理模式尚未完善，导致很多中学的档案管理系统相对繁杂，教职工和学生的档案信息不易查询，查询条目不明确，费时费力。只有健全登记检索档案信息系统才能使人事档案管理更好地服务于学校的教育制度。

学校加强人事档案管理，按照时间顺序或者以班级为单位进行登记，对教职工信息进行系统编号。登记簿可以作为重要的检索工具，帮助查询个人档案信息，也可以作为档案材料的备忘录。具体可以设置《在职教职工登记簿》、《退休教职工登记簿》、《毕业生登记簿》、《后勤职工登记簿》、《奖罚记录统计》、《统计资料记录》等。对于电子档案管理系统要加强保密工作，避免学校人事档案资料的外漏，也要注意定期对硬件设施的检查。

2.5 做好档案管理工作的第一步---收集资料

目前中学档案管理过程中出现了教职工个人信息不准确的现象，最原始的个人资料多处出现不同程度的差错，造成后续利用档案过程中出现新问题，无法准确、快速的查询职工信息。对此，一方面，人事档案管理的相关人员要加大审核力度，帮助在校职工建立正确、完整的个人档案；另一方面，要求教职工个人提供全面的个人资料和审核评定材料，体现自己的工作能力和个人的工作作风。

收集准确的信息资料是做好学校人事档案管理工作的第一步，也是最基础的一步。对于中学人事档案管理的资料主要有人员资料、图片资料、教职工论文资料、个人荣誉档案、入党教职工记录、教职工升值降职离任资料等。对教职工的人事档案进行系统管理，做到全面、准确记录教职工的档案信息，上级教育部门要加大重视，严格贯彻学校的教职工人事档案管理制度。

2.6 采用合适的技术手段服务于学校人事档案管理系统

由于中学人事档案管理工作尚未建立完善的机制，很多先进数据库软件系统没有正确运用于人事档案管理的工作中。对此，学校档案管理人员要学习计算机技术，熟练运用数据库软件管理档案系统。

作为中学阶段的人事档案管理工作，可以采用Microsoft access和visual basic6.0作为开发工具进行设计，加快学校人事档案管理的信息化进程。可以通过这套系统对档案信息进行删除、添加、修改、查看教职工的档案信息与学生信息，也可以通过生成报表的方式大大提高档案管理的效率。

2.7 制定严格、细致的人事档案管理制度

学校人事档案管理工作需要有严格的管理制度做支撑，我国很多中学由于工作人员疏忽造成的档案室失火、档案室内发生盗窃、学生或教职工档案无故丢失、损坏的意外事故时有发生。严重制约了学校人事档案管理工作的进行。对此，学校应制定严格的人事档案管理制度贯彻实施。以下措施可供参考：

设置专用的档案室，配置完善的档案保护设施，档案室由专门人员管理，非管理人员不得随意入内，管理人员工作交接必须做好每一个环节的衔接，避免疏忽。个人档案必须存档学校档案室，修改、添加个人档案信息后必须尽快把档案上交档案室保管，任何人不得私自保管个人档案。不同身份的人员的档案信息应交于不同部门保管，学校人事档案管理工作人员的档案必须由办公室负责人或学校领导保管，办公室负责人和学校领导人的档案信息必须由教育局保管。并且，档案室钥匙不得转交他人手中，由专门管理人员管理。

转递档案信息的过程中要注意严格密封，做好登记手续，通过专门派送机密证件的工具并选择可靠人员派送，档案转出后，要在规定的时间内送回。对于没有及时送回的档案文件，应尽快查询，及时核实档案去向，发现问题，应立刻向相关人员和上级领导汇报。有关人员和工作部门在档案信息补充收集阶段要积极配合人事档案管理的工作人员，教职工应及时将相关材料（任免、考核、奖罚、工资、成绩、团关系的转入转出、职称、年终总结等）上交给档案管理人员，档案管理人员要及时补充个人信息，及时做好档案信息的整理、归档。学校人事档案管理的工作人员不得外漏别人的档案信息，不得私自把档案带出档案室，严禁任何人将档案带入公共场所。

档案室人员严格遵守相关规定，严禁在档案室内吸烟，严禁在档案室附近存放易燃、易爆物品，不得私自篡改档案信息，不得涂改圈画折叠文件，以免破坏档案文件。要严格审批阅档手续，如果有特殊情况需要查阅档案，严格遵守相关规定查阅，未经相关人员同意不得摘抄、转借、复制档案信息，此外要核对抄录的文档信息，主管部门要严格把关，做好档案保管工作。

3 结束语

随着现代信息技术和教育制度的进步，传统的学校人事档案管理模式已经不适应现代的教育模式，传统的管理模式过程冗杂，实用性低，不容易保存和查阅审核。为了促进现代中学教育制度的进步，更好的完成对教职工工作的评价，学校等相关教育机构要加强对中学的人事档案管理工作的重视，完善学校人事档案管理体系。

建立健全中学的学校档案，加强对中学的档案管理工作，有利于学校实施科学化管理，有利于正确评估教职工的各项工作。只要做好学校的人事档案管理工作，就可以发挥档案信息的能动性，更好地服务现代教育体制。

学校要充分调动相关工作人员的积极性，树立良好的工作作风，端正工作态度。学校应当采取适当的奖罚措施，重视学校的人事档案管理工作。最重要的是人事档案管理的工作人员要保证档案资料的完整性和真实性，提高工作质量，做到规范化、科学化。

其次要保证教职工（包括离任、退休、已故教职工）和学生信息的真实性，坚决制止不正风气的盛行，保证档案信息的质量。学校领导要不定期的对档案信息进行检查、审核，提高档案信息的真实性，利用合适的奖罚措施协助档案管理工作的进行。

此外，学校要加强现代化信息技术的管理应用，全面提高学校人事档案管理工作的水平与质量，加大电子档案的建设力度，建设完整的智能数据库系统，加大资金投入，采用计算机管理模式取代传统的管理档案的模式，充分利用现代信息技术，增强档案信息系统的实用性，全面服务学校的人事档案管理工作。

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